【管理職向け】コミュニケーションを促す「サンクスカード」をITツールで

2021/10/26

「部下とのコミュニケーションが取りづらい」「テレワークで社員間の交流が減った」そう悩んでいる管理職の方も多いのではないでしょうか。日々の業務以外にも、コミュニケーションのとり方を考えなければならないとなると、たいへんですよね。

今回ご紹介するのは、ITツールを使ってコミュニケーションを促す方法です。「サンクスカード」と言われる低コストで導入できる仕組み。ぜひ参考にしてみてください。

サンクスカードとは?

サンクスカードとは

サンクスカードは、「ありがとう」と思えることや感謝(サンクス)を伝えるカードと、それを共有する仕組みを指します。例えば、「○○さんの資料とてもわかりやすかったです」「○○さんは挨拶がとても爽やかで、いい気分で仕事を始められます」などが、記入例として挙げられます。

サンクスカードを社員間で共有するとコミュニケーションの促進やモチベーションアップといった効果が期待できます。それに応じて離職率の低下や生産性のアップも見込めるでしょう。

サンクスカードは、様々な企業、例えばスターバックスやリッツカールトン、ユニクロなどでも導入されています。
(企業によって呼び方は異なります)

カードに書いて共有するだけ、とシンプルな仕組みながら効果を実感できている企業も多いそうです。そのため、社内の風通しを良くしたい方は検討してみてはいかがでしょうか。

サンクスカードのメリット

離職率の低下

サンクスカードのメリットは、離職率が低下することです。導入した企業の中には、離職率が30%以上低下した例も。

サンクスカードで日々のコミュニケーションが円滑であれば、社員は上司に悩みや意見を言いやすくなるでしょう。大きなストレスになる前に解決すれば、部下は辞職以外の選択肢を考えられるはずです。そのためサンクスカードは離職率の低下に効果が期待できます。

生産性アップ

サンクスカードで生産性が高まったという事例も。教育心理学に「ピグマリオン効果」という用語があります。「人は期待されると、より成績が向上する」。これがピグマリオン効果の概要です。

サンクスカードでも似たような現象が起きるとされています。「○○さんのプレゼントはすごくわかりやすいですね」「○○さんのリーダーシップのおかげで、スムーズに業務を進められました」こう伝えられた相手は、よりその特性を発揮してくれるでしょう。

サンクスカードの始め方

アナログで始める

サンクスカードは、ペンと付せんなど、アナログ文具だけでも始められます。

やり方はシンプルです。

  1. 社員間で感謝したいことを付せんに書く
  2. 書いた付せんをホワイトボードに掲示する
  3. 期間ごとに付せんを集計・分析する

この流れでサンクスカードは導入完了です。

書くモチベーションを高めるためにも、オリジナルのカードを作るのもおすすめです。コーポレートカラーやロゴ、企業理念(クレド)を一緒に印刷するのも良いかもしれませんね。

ネットプリント等で名刺サイズで印刷すると、100枚1000円以下で作ることもできます。「手書きの文字の方があたたかみが感じられる」「まずは数人だけで試してみたい」という場合は、アナログでサンクスカードを始めてみてはいかがでしょうか。

デジタルで始める

ITツールを使ったやり方

サンクスカードは、ITツールでも始められます。サンクスカード専門のツールもありますし、まだハードルが高い場合は汎用性の高いツール(グループウェアなど)の1機能を工夫して使用してみてもいいかもしれません。アナログと違いメリットとしては気楽に送れますし、集計も楽になります。

その他チャットツールを活用するのもおすすめです。

チャットツールでは、LINEのようにグループを組んでメッセージをやりとりできます。サンクスカードのグループを組み、そこでカードを送りあってみてはいかがでしょうか。スマートフォンやパソコンから気軽に送り合えるのがメリットです。また、サンクスカード以外にも日常の業務連絡もチャットツールを使うことで、効率を高めることができるでしょう。

導入コストは、利用人数によりますが、無料で利用できるアプリもあります。
無料お試しでコストパフォーマンスを検討しながら、導入してみるのも良いですね。

ITツールを使うメリット

ITツールを使ったサンクスカードは、気軽に送ることができ、管理が簡単といったメリットがあります。LINEでメッセージを送るようにサンクスカードを送られます。送るまでのステップが少ないため、従業員も取り組みやすいでしょう。返信も、メッセージを考える必要がなく、絵文字やスタンプで簡単にリアクションができます。

サンクスカード導入によって負担が増えてしまっては、プラスの効果が期待できません。そのため、簡単にできるITツールを使ったサンクスカードがおすすめです。また、ITツールであれば、分析や集積もスムーズに進められます。独自の分析機能がついていたり、従業員ごとに送られたカードを確認できたりと、今後の組織マネジメントを立案するのに役立つでしょう。

サンクスカード運用のポイント

担当者(責任者)が積極的に活用する

サンクスカードを始めますと従業員に周知したとしても、どう使えばいいのか分からなかったり、どのような内容で送ればいいのか不安に感じる方も多いはずです。

そうしたストレスを取り除くためにも、スタート時に担当者や責任者は積極的に送ることを推奨します。しょっちゅうサンクスカードを目にするようになれば、どのくらいの頻度で、どのような内容を送ればいいかを社員も理解してくれるでしょう。

また「特定の人にサンクスカードが一切送られていない」という状況は好ましくありません。分析機能を使い、誰がどのくらい送られている(又は送っている)かを確認することも大切です。

発言ルールを定める

ありがとうや、賞賛したいことを送り合うサンクスカード。いくらポジティブな内容だっとしても、ストレスに感じる方もいます。「○○さんの服装セクシーでした!」「声が素敵で、今度一緒にカラオケに行きたいと思いました!」など、見た目やプライベートな話題は特に気をつけましょう。良かれと思った発言でも、相手が不快に感じることもあります。

予防するためにも、予めルールを共有しておくことをおすすめします。

「気づき」を送ると生産性アップに効果アリ

サンクスカードとともに、業務での気づきを送り合うようにして、業務効率や業績が高まったという事例もあります。

サンクスカードが社内に浸透してきたら、続いては「お客様にこういう対応をしたら喜んでいただけました」「PCのショートカットキーを覚えたら、時短に繋がりました」など、仕事であったプラス面を送ってみるのはいかがでしょうか。それらを共有することで、生産性の向上を期待できます。

サンクスレターでコミュニケーションを促進

今回は、社員間のコミュニケーションを促す「サンクスカード」についてご紹介しました。

コミュニケーションが円滑になれば、離職率の低下や生産性のアップといった効果が期待できます。利用者数やアプリによっては、導入コスト無料で利用できるため、ぜひ参考にしてみてください。

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