社内コミュニケーションの目的とは?おすすめITツールもご紹介

2021/12/06

テレワークの普及を始めとした働き方の変化にともない、社内コミュニケーションの重要性が再認識されつつあります。しかし、社内コミュニケーションが重要だとは分かっていても、その目的についてしっかり把握している方は少ないのではないでしょうか。

社内コミュニケーションには、様々な目的があります。それらを把握していないと、社内コミュニケーション活性化の取り組みは形骸化するでしょう。こうした不安を抱える方のために本記事では、社内コミュニケーションの目的や、活性化に役立つおすすめITツールをご紹介します。

社内コミュニケーションの4つの目的

社内コミュニケーションの目的は主に4つです。ひとつずつ、順番に解説します。

目的1:業務のスムーズな遂行

業務をスムーズに遂行するためには、社員間の十分な情報共有が欠かせません。情報共有が不十分だと、認識違いから手戻りが発生してしまうこともあります。また、必要な情報が得られず待ち時間も発生しやすくなります。

社内コミュニケーションの大きな目的の1つが、こうした業務の不手際を無くしてスムーズに遂行することです。社内コミュニケーションが活発になると、社員間で十分な情報共有が行われるようになります。結果として手戻りや待ち時間が減り、社内の業務効率化につながるのです。

目的2:社員間の信頼関係構築

チームや組織を発展させる上で、社員間の信頼関係も必要不可欠です。信頼関係がないと情報共有がおろそかになりやすい上に、悩み事を相談できる相手がいない、などの問題も生じます。たとえ業務上の支障はなくても、信頼できない社員とともに業務したいと思う方はいないでしょう。

社内コミュニケーションには、社員間の信頼関係を構築する目的もあります。社員同士の交流を通してお互いに信頼感を持てれば、情報共有も行いやすくなります。また、悩み事の相談などもしやすくなり、離職率の低下にもつながるでしょう。

目的3:社員のスキルアップ

社員のスキルアップも、社内コミュニケーションを行う目的の1つです。社内コミュニケーションを行うことで、各社員が持つノウハウも共有されやすくなります。個人の持つノウハウを他の社員も活かせるようになり、全社的なスキルアップが期待できます。

社内コミュニケーションは、同僚との横のつながりだけでなく、上司・部下という縦のつながりも大切です。上司と部下の間で信頼関係が築けていれば、部下は上司の姿を見て積極的に学ぶでしょう。チームや組織が若手社員を育成する上で、社内コミュニケーションは欠かせないのです。

目的4:企業理念やビジョンの浸透

企業が発展する上で、全ての社員が企業理念やビジョンを理解することが大切です。同じ価値観を共有することで、チームや組織に一体感が生まれます。さらに、全ての社員が同じ企業理念・ビジョンを念頭に置いて意思決定できるため、芯の強い組織づくりにつながるでしょう。

企業理念やビジョンを全社的に浸透させることも、社内コミュニケーションの目的です。チームや部署といった範囲にとどまらず、経営陣・現場間のコミュニケーションも重要になってきます。全社会議などの場を設けて、経営者から全ての社員に企業理念やビジョンを伝えていく必要があります。

社内コミュニケーションに役立つITツール3選

社内コミュニケーションは、多くの目的を持つ大切な要素といえます。企業が社内コミュニケーションを活性化するベストな方法は、ITツールの活用です。ITツールは、パソコンやスマートフォンで使える業務効率化するためのツールで、幅広い業種で利用されています。

ここでは、数あるITツールの中でも社内コミュニケーションに役立つものを3つご紹介します。なおITツールの導入前には、次の記事を読んで決めるべきことを把握しましょう。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、スケジュールの管理・共有ができるITツールです。スケジュールがカレンダー形式で見やすく表示されるため、他社員の状況を簡単に把握できます。相手の状況を把握することで、タイミングの良い社内コミュニケーションが取れるでしょう。

また、任意社員との共有スケジュールを登録する機能もあります。共有したい社員を設定してスケジュールを登録すれば、相手のデスクトップ上に通知されるため、見逃される心配がありません。この機能を活用すれば、チームメイトと個別のコミュニケーションが取りやすくなります。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、メッセージにより離れた相手とオンラインの会話が行えるITツールです。本文入力・送信ボタン押下の2ステップだけでメッセージを送信できるため、迅速なコミュニケーションが取れます。社内ネットワークを経由せず使えるため、外出時やテレワークでもスマートフォンから利用できます。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:社内SNS

「社内SNS」はその名の通り、社内専用のSNSとして情報発信が行えるITツールです。全ての社員がWebブラウザからアクセスして投稿・閲覧できるため、全社的なコミュニケーションが手軽に行えます。経営者が企業理念やビジョンを共有したり、社内イベントの告知をしたりと様々な用途に使えます。

アイポの「社内SNS」

ITツールで社内コミュニケーションを活性化しましょう!

今回は社内コミュニケーションの目的や、活性化に役立つおすすめITツールをご紹介しました。

社内コミュニケーションには業務効率化や信頼関係構築といった様々な目的があり、企業にとって大切な要素です。しかし現代では、テレワークの普及もあって対面でのコミュニケーションが取りづらくなっています。これからの社内コミュニケーションでは、ITツールの活用が鍵となるでしょう。

ITツールの導入をお考えの方には、「グループウェア」がおすすめです。情報共有・コミュニケーションを効率化するITツールで、今回ご紹介したITツールの機能が全て備わっています。自社サーバーの設置といった手間をかけずに、低コストな月額料金で利用開始できます。

社内コミュニケーションを活性化して企業を発展させたい方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご導入ください。

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