クラウドツールを導入するメリットとは?デメリットや選び方も解説

2022/01/28

仕事におけるクラウド化をご存じでしょうか。クラウドツールを日々の業務に取り入れることで様々なメリットが期待できます。本記事では、クラウドやクラウド化についてご紹介していきます。

クラウド化とは?

まずクラウドとは、サービスをインターネット上のパソコンやスマホでおこなうための枠組みのことを言います。「クラウドサービス」などの言葉を聞いたことがあるかもしれませんが、これはクラウドを通して仕事をしたりするためのプラットフォームを指します。
ビジネスにおけるクラウド化とは、一連の業務ややり取りをインターネット上のITツールでおこなえるようにすることを言います。

オンプレミスとクラウドの違い

オンプレミスもクラウドも、仕事を効率化するためのITツールであることに変わりはありませんが、オンプレミス型ではツールを自社で運用することになります。つまりツールを作るために必要なサーバーなどを自社調達する必要があり、導入コストは高くつきます。故障などトラブルが発生した時も、基本的には自社でメンテナンスをおこなうか、外注するしかありません。

一方クラウド型では、クラウド会社のツールを使うため、自分たちでツールを作る必要もなく、運用していくコストもかかりません。最近ではこのクラウド型のクオリティが上昇しており、わざわざ自社運用しなければならないオンプレミス型からクラウド型への転換が目立ってきてもいるようです。

クラウド化のメリット

クラウド化のメリットをご紹介していきます。

導入コスト

クラウド化のメリットとしては、導入コストが安い点があります。クラウド会社のツールは機能やプランごとに料金が決められており、aipoの場合はベーシックプランで1人月350円です。こちらの料金を継続して払っていく必要がありますが、逆にそれ以外の初期投資費用などはほとんど発生しない点はメリットと言えるでしょう。

導入期間が短い

導入までの期間がほとんどかからないこともクラウド化のメリットです。クラウド会社からプランや機能を購入すれば、その時点でツールの利用が可能です。自社サーバー構築から始めなければならないオンプレミス型と比べると、その差は歴然です。今すぐ自社をクラウド化したい、時間が無いという方にはクラウド化を強くおススメします。

新しいワークスタイルに適応

クラウド化をしてインターネット上で業務が出来るようになれば、リモートワークなど最新の働き方にも対応することが出来ます。クラウド化できるものでは例えばウェブ会議、データ共有、タスク管理などがあります。

仕事における一連の業務がクラウド化できれば、社員が自宅など遠隔から仕事をおこなうことも可能になって、企業としての可能性も格段に上昇することでしょう。

運用コスト

クラウド化することで、運用コストも削減することが出来ます。自社運用のオンプレミス型では、まずはシステム担当などの人件費がかかります。また、故障などの際も自社で直すか、修理会社にお金を払わなければなりません。

クラウドサービスを使えば、運用、管理、メンテナンス、故障対応まで、利用するクラウド会社が全て行ってくれるので、それらの負担からは解放されることになります。しかし、どの程度まで運用範囲をカバーしてくれるのかは、事前にクラウド会社に確認しておきましょう。

業務効率化

クラウドサービスはパソコンやスマートフォンからアクセス可能で、外出先でも業務をおこなうことが可能です。また、従来のように時間がかかるメールや、忙しい時に出れない電話に代わって、ビジネスチャットなどのツールを利用することで業務効率化につながります。

クラウド化のデメリット

クラウド化にデメリットはあるのでしょうか?

オンライン環境に左右される

クラウドツールは便利な機能ですが、インターネット上のツールであるため、基本的にはオンライン環境が必須です。そのため、社内で高速インターネット環境を整えるなどの工夫は必要です。また、外出先でも社員が使えるように、スマホのモバイルデータ契約も確認すると良いでしょう。

カスタマイズ性にこだわれない

クラウド型ツールでは、クラウド会社が作成したツールを使うため、デザインや仕様などを自社でこだわることは難しいです。

セキュリティ面はオンプレミス型に劣る

自社運用であるオンプレミス型と比べると、セキュリティ面ではクラウド型が劣ります。もちろんセキュリティが脆弱なわけではありませんが、運用や管理をクラウド会社に委託しているからです。セキュリティがどの程度のものなのか、事前にクラウド会社に問い合わせてみても良いでしょう。

クラウドの種類

クラウドにはいくつかの種類があります。

パブリッククラウド

パブリッククラウドでは、クラウド会社が公開しているツールを利用します。誰でも気軽に使えるのが特徴です。今まで述べてきた「クラウド」は、このパブリッククラウドのイメージと言ってもよいでしょう。

アカウント作成後すぐに使えたり、導入コストが安いなど利便性の反面、カスタマイズ性やセキュリティ面はクラウド会社に委託します。

プライベートクラウド

プライベートクラウドは、簡単に言うとオンプレミス型とクラウド型のハイブリッドです。クラウドサービスは一部利用するものの、サーバーなどを自社運用にすることでセキュリティ面を強化したり出来ます。

クラウド型のデメリットであるセキュリティ面やカスタマイズ性は改善されます。しかし、その分コストや手間がかかります。

クラウド導入のコツ

導入目的は明確に

クラウドサービスはビジネスカレンダー、スケジュール管理、日程調整、勤怠打刻、ファイル管理など多岐にわたる機能を備えています。そのため、クラウド化導入の目的が曖昧だと、思ったように上手くいかない場合があります。

「顧客との日程調整を効率化したい」「社員の予定をもっと円滑に把握したい」といったように具体的な導入目的を設定することで、クラウドツールのどの機能やプランを使えばよいのかが明確になるはずです。

ランニングコストの目安を決める

初期費用がかからないクラウド型ツールですが、利用のための月額料金がかかります。そのため、継続利用を念頭に置いてランニングコストの目安を決めることも重要です。月額料金はベーシックプランで1人350円程度です。

クラウドの選び方

クラウドツールを選ぶ際に重要なポイントです。

機能はしっかりしているか

使いやすさであったり、外部システムとのエクスポートが可能かなど、自社に必要な機能を備えているか確認しましょう。

サポート体制

導入が簡単とはいえ、初めてのクラウド化ではわからないこともあるかと思います。そんな時に、すぐに対応してくれるクラウド会社であれば、不安も払拭されるはずです。レスポンス対応の速さや、補償制度などのサポート体制も気にしておくと良いでしょう。

クラウドツールのメリットを享受しよう

クラウド化は決して難しいことではありません。そのうえ、日々の業務を大幅に効率化してくれます。新たな働き方にも適応できるので、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。

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