昨今では、テレワークの導入や社内の作業効率化を目的にクラウド型タイムカードの需要は急激に上昇し、多くの企業がクラウド型タイムカードを導入しています。
本記事では、なぜ多くの企業がクラウド型タイムカードを導入するのか以下の流れをご紹介しています。
- そもそもクラウド型のタイムカードとは？
- クラウド型のタイムカードを導入する5つのメリット
- クラウド型タイムカードの導入前のチェックポイント
本記事を参考に、クラウド型タイムカードを深く理解して導入するか否かを検討してみてください。
目次
そもそもクラウド型のタイムカードとは？
クラウド型タイムカードとは、PCやスマホで勤怠管理ができるシステムです。会社に出勤して打刻する従来の紙タイムカードとは異なり、どこからでも打刻ができるのがクラウド型タイムカードの魅力です。
クラウド型タイムカードの主な機能は以下のとおりです。
≪クラウド型タイムカード機能≫
- 打刻
- 勤怠管理
- 休暇管理
- 残業時間管理
- シフト管理
- 在宅時ワーク日付管理
- 労務アラート設定
- グループスタッフ管理
- アクセス端末制限
- 複数者管理
本来、従業員が多くなればなるほど従業員の勤怠管理に時間と手間がかかります。クラウド型タイムカードを導入することで、機械が24時間自動で計算してくれるので、時間を効率的に使用できます。
クラウド型のタイムカードを導入する5つのメリット
クラウド型タイムカードの導入で得られる効果はさまざまです。この章ではクラウド型タイムカードの導入効果が特に期待できる6つのメリットをご紹介します。
どこからでも打刻できる
働き方改革により近年では、フレックス制やテレワークなど、さまざまな勤務体系が導入されています。さらに、コロナウイルスの影響により、会社にいる時間も少なくなっています。
そんな時にクラウド型タイムカードを導入していれば、PC・スマホひとつでどこからでも打刻が可能です。
また、位置情報サービスと連携することで、より正確な出勤管理も実現します。打刻の管理はリアルタイムで管理者に通知されるので、不正等の心配もありません。
タイムカード集計の短縮
従業員が多ければ多いほどタイムカードの集計には時間と手間がかかります。通常の出勤時間に加えて、有休休暇や残業、休日出勤の管理は複雑化し、より労力がかかります。
一方、クラウド型タイムカードは初期設定をしっかり設定しておけば、24時間自動で計算してくれます。さらに、従業員一人一人に通知される設定にすると、管理者からの通知が必要なくなり、大幅な集計作業の短縮が期待できます。
システム導入費用がリーズナブル
本来、新しいシステムを導入する際は、イニシャルコストがどうしてもかかってしまいます。従来の勤怠管理システムとなると、サーバーの設置や管理者が必要となり、費用が大きくなります。
対してクラウド型タイムカードは、オフィスにサーバー等を設置する必要がないため、リーズナブルな価格で導入することができます。
不正打刻防止
PC・スマホひとつでどこからでも打刻ができることによって、不正打刻が多くなるのではないかと心配されている事業者様も多いのではないでしょうか。
結論、不正打刻の防止に繋がります。勤怠システムのなかには、GPS機能付きのシステムがあるので位置情報から不正打刻を特定することができます。
さらに、指紋などの生体認証を用いた勤怠管理を活用することで、他の人が打刻するリスクも防ぐことができます。
社内共有がしやすい
クラウド型タイムカードのプラットフォームは従業員全員が使うことを想定しているため、基本的に簡単な仕様のものが多いです。
機械操作の苦手な方が多い職場へ導入実績も申し分ありません。ライセンス方式が一般的なので、自社に適合するか否かを試験的行ってみることをおすすめします。
クラウド型タイムカードの導入前のチェックポイント
ここまでクラウド型タイムカードのメリットをご紹介してきましたが、導入前に気を付けてほしいポイントもあります。
自社の勤務形態に沿ったシステムであるか
クラウド型タイムカードを導入する前に自社の勤務形態に沿ったシステムであるかの確認が必要です。
例えば、出勤と退勤が1度だけでなく、1日に数回行われる会社も少なくありません。既存の勤怠管理システムは1日1回の出勤・退勤を想定して作られているため、対応できないといったケースも発生します。自社の就業ルールをきちんと洗い出し、条件を満たしたシステム選びが重要です。
ツール販売業者の評価
クラウド型タイムカードを導入した後に、トラブル等を理由に購入企業へ問い合わせるケースもあるかと思います。
一般的に購入後のサポートも含めてライセンス費用を毎月支払っていますが、重要になるのはどこまでサポートしてもらえるかです。
システムの使い方までをサポートするのか、労務関係の質問にも対応してくれるサポートを望むのかでかかる費用も当然変わってきます。
これから導入する勤怠管理システム会社のサポート体制やサポート評価にも目を配りましょう。
ツール仕様がシンプルかつ簡単であるか
前述でもご紹介したようにクラウド型タイムカードの仕様はシンプルかつ簡易的なプラットフォームを意識しているシステム会社が多いです。しかし、まれに多機能を売りにしているあまりに複雑化して、従業員へ浸透しないといった事態も考えられます。
なるべく無駄をなくし、スムーズに社内への浸透が望めるシステム導入を検討することに加えて、導入前に使い方や使用感などを試してみてから購入することを強くおすすめします。
無料体験期間の有無
クラウド型タイムカードの説明をたくさん聞かされても実際に使ってみなくては自社に適合するかの判断は難しいです。
クラウド型システムは導入スピードがはやいというメリットがある反面、実際に使用してみると勤務形態に沿ったシステムが導入されていなかったなどのトラブルが導入後に発覚します。契約期間が半年から1年契約のシステム会社も存在するので、ひとつの判断で会社が大きな損失を負うことにもなりかねません。
そこで、勤怠管理システムを一通り試すことができる「無料契約期間」を設けているシステム会社選びをおすすめします。
無料期間を設けていないシステム会社でも交渉によっては応じてくれる会社もあるので、導入前に交渉してみてください。
ツール連携機能の有無
勤怠管理システムと給与計算ソフトなどを連携できれば、集計処理の手間や経理処理の手間が削減でき、大幅な効率化が期待できます。
勤怠管理システム会社で連携できるシステムやアプリはさまざまなので、導入前に確認することをおすすめします。
安全性が確保されているか
勤怠管理システムには従業員一人一人の情報が詰まっており、情報の漏洩はなんとしても防止しなければなりません。
これから導入する勤怠システムのセキュリティは万全であるか、どういった場所での利用を避けたほうがいいのかなど、できるだけ考えられるリスクを上げて導入前に確認することも重要です。
仮に情報が漏洩した場合にはどういった対策をするのかなどの点にも注目してみてください。
業務効率化に欠かせないクラウド型タイムカードの導入
クラウド型タイムカードについて理解を深められたでしょうか。
紙のタイムカードを使用している企業は、作業の効率化を目指す初歩としてぜひ導入を検討してみください。
ただし、クラウド型タイムカードのいい面だけではなく、注意点もしっかり踏まえたうえで自社に適合したシステム導入をおすすめします。
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