クラウド型スケジュール管理の導入で費用対効果アップ!

スケジュールを管理する際に手帳やエクセルから、スケジュール管理のツールやアプリを使う企業が主流になってきています。スケジュール管理ツールでデータを一元管理することで、作業効率をあげることができます。

スケジュールを管理するためのツールには、インターネット上のソフトウェアサービスを利用するクラウド型と社内にサーバーを設置するオンプレミス型があります。

近年ではコストの面や気軽にはじめられるという利点からクラウド型に移行する企業が増えてきています。

本記事ではオンプレミス型とクラウド型のスケジュール管理の違いと、利用する際のメリット・デメリットをご紹介します。導入を考えている方はぜひ参考にしてみてください。
 

オンプレミス型スケジュール管理とクラウド型スケジュール管理の違い

オンプレミス型スケジュール管理

オンプレミス型とはサーバーを社内においてソフトウェアをインストールして使用する方法。サーバーが社内にあるためセキュリティが高く情報漏洩のリスクが少なくなります。

自社独自のカスタマイズができるため自由度が高いことが特徴です。セキュリティを重視する企業や、従来のシステムを大事にする比較的大企業に向いているといえます。

クラウド型スケジュール管理

クラウド型とはインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用する方法。インターネット環境さえあれば利用できる便利さと、導入コストをかけずにすぐに始められる手軽さが特徴です。そのためコストも最小限に抑え、気軽に導入してみたい中小企業に向いています。

クラウド型のスケジュール管理を導入する⑤つの効果

①データ移行が簡単

既存データのインポート(取り込み)やエクスポート(出力)が簡単に行えます。基本的にインポートは無料ですがフォーマットにより料金がかかるものもあります。

②データの連携により時間短縮

クラウド型のスケジュール管理では従業員のスケジュールや退勤管理、タスクなどを一元管理できるので大幅な時間短縮につながります。またデータが連携していることでタスクの納期遅延やミスを防ぐことができます。

③高いセキュリティの中での情報共有

≪主なセキュリティ機能例≫
・パスワード定期変更機能
・IPのアクセス制限
・セッションタイムアウト管理
などこのほかにもさまざまなセキュリティ機能がありセキュリティ面も安心です。大事な社内データを守り、効率的な情報共有や円滑なコミュニケーションを実現できます。

④従業員の作業をタスク管理

タスク管理機能を使用することで頼まれた仕事を一元管理でき、納期遅延や漏れを防げます。また従業員の作業の進捗を確認できるので、問題点の早期発見や早い対処が可能になります。

⑤場所を問わないスケジュール調整

どんな場所からでもスケジュールを調整することが可能です。たとえば外出先で急な予定変更があった場合にも容易に変更をすることができるので、社内のメンバー同士でスケジュールを常に把握することが可能です。

オンプレミス型とクラウド型のメリット・デメリット

オンプレミス型のメリット

1.セキュリティが安全
サーバーが社内にあり基本的にシステムを全部社内で管理することになるため、情報漏洩のリスクが少ないのがオンプレミス型の魅力です。多くの個人情報を扱っている会社では、ウイルスソフトやアクセス制限などのセキュリティ対策システムを導入することでより高いレベルのセキュリティを確保しています。

2.カスタマイズの自由度が高い
自社で必要なソフトウェアだけを好きにカスタマイズできます。これにより自社の理想とするシステムに近づけることができ、より利便性の高いツールが完成します。

3.システムの統合性が高い
自社でつくるシステムのため既存システムとの連携がしやすくなります。

4.ネットワークが安定している
社内のネットワークをつかうため何らかの障害でオフラインの環境になってしまっても、問題なく使用できます。

5.仮想サーバで小スペース化
近年、仮想サーバが導入されはじめたことで機械のスペースが必要なくなり、場所をとることなく利用することが可能です。

6.ランニングコストが一定
システムを構築した後は月でほぼ一定額の支払いとなるので、費用の管理がしやすいなります。

オンプレミス型のデメリット

1.導入コストが高い
サーバやソフトウェアの購入で最低でも約数百万円の初期費用がかかってしまいます。運用においてもサーバー機器の維持費やシステムの管理、アップデートをする際にスタッフが必要となるのがオンプレミス型の欠点です。

2.導入までに時間がかかる。
サーバー.・ソフトウェアの購入や自社のシステムを構築するまでに、話し合いやソフトウェアの設定、カスタマイズまでに最低でも数週間から数か月はかかります。

3.ランニングコストがかかる
保守費用やライセンス費用などの一定の金額を払う必要があります。自社で管理するため管理費用もかかるため、使用するソフトウェアが多いほど費用も大きくなります。

4.専門のエンジニアが必要
システムの開発やメンテナンスなどを自社で行えるエンジニアが必要です。日々の維持管理や問題にも柔軟に対応できるスタッフを常に置かなければなりません。

クラウド型のメリット

1.導入コストが安い
基本的に導入コストは無料または安価なものが多く気軽にはじめることがクラウド型のメリットです。

2.導入までの時間が短い
サーバー機器などを自社で用意する必要がなく、すでに存在するソフトウェアを使用するため、ソフトウェアのサービスに登録すればすぐに利用できます。

3.ランニングコストが安い
ユーザーの月額使用料を使用した分だけです。無駄な出費がないのもクラウド型の魅力といえます。

4.アクセス環境がいい
インターネット環境さえあればどこからでも利用できます。スマホなどの端末からでも利用可能です。

5.メンテナンスの必要がない
サーバーなどの機器メンテナンスはソフトウェアを提供する会社がおこなうため、専門のスタッフが必要ありません。

クラウド型のデメリット

1.セキュリティが不安
外部のサーバーを利用するため、社内サーバーのオンプレミス型に比べてセキュリティが弱く、セキュリティソフトの導入が必要不可欠です。

2.カスタマイズに制限がある
決められた中で選択するためカスタマイズの自由度が低く、自社の希望のソフトウェアに近いものを探す必要があります。

3.システムの統合性が低い
ほかのシステムとの連携がオンプレミス型に比べて難しい。

4.オンライン環境がないと使用できない
システムの障害などでインターネット環境が無くなると利用できなくなります。

スケジュール管理はクラウド型がおすすめ

クラウド型とオンプレミス型でそれぞれの特徴とメリット・デメリットについて理解を深められたでしょうか。

クラウド型のスケジュール管理であれば、場所を問わないスケジュール管理が可能になり作業効率のアップが見込まれます。また、近年では不安に思われていたセキュリティの対策も充実してきているため、クラウド型の導入が増加しています。

さらに、クラウド型であれば初期費用も安く無料のものもあるので気軽にはじめることができ、とてもおすすめです。まずは一部の部署やグループ内で試してみるのもいいかもしれません。

ソフトウェアごとに機能もさまざまなので、導入の際には自社の利用目的にあうシステムを検討してみてください。

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