クラウド勤怠管理システムの特徴をつかんで、作業をより効率的に

昔は会社、企業などでは勤怠管理が正確に行われていないことも多く、それが過剰労働や残業手当の未払いなどにつながることもありました。しかし、会社、企業などでの勤怠管理は正確さが求められる上に効率面やコスト面での問題もあって難しい部分もあります。そこで最近注目を集めているのが、「勤務管理システム」です

ここでは複雑化する勤怠管理の効率を上げる勤務管理システムについて紹介していきたいと思います。

クラウド勤怠管理システムとは

近年は働き方改革や労働条件の順守などの影響もあって正確な勤怠管理が要求されています。また、従来の「出勤簿に印鑑を押す」「タイムカードを利用する」といった方法では、直行や直帰、在宅勤務などの勤務様式に対応できないということがあります。

そこで注目されているのが簡単に導入することができて、面倒なソフトのダウンロード、インストールが必要ないクラウド型の勤怠管理システムです。「クラウド」とは利用者がインターネットを使用して必要な時に利用することができるオンデマンドサービスのことを指します。インターネットを使える場所、環境であればどこからでも利用することができるために営業マンの直行や直帰、在宅勤務などに非常に有効です。また、高額なソフトウェアを購入、インストールする必要がないためにコスト面でも優秀なサービスとなっています。

そして「勤怠管理システム」とは、労働者の勤務時間、残業時間、就業日数などの勤務状況を管理するシステムのことです。雇用者である企業は勤怠管理を正確に行うことで、過剰労働が起こっていないか、正しく給与が支払われているか、労働基準法に違反していないかなどを把握することができます。

クラウド勤怠管理システムでできること、タイムカードとの違い

では具体的にクラウド勤怠管理システムでできることを見ていきます。

基本的なサービス

それぞれの運営によって利用できる機能は少しずつ違っていますが、基本的にできることはある程度共通しています。

主な基本機能としては、

・打刻機能
・出勤、退勤管理
・シフト管理
・申請管理
・集計機能
といったものです。

これらの機能によって、従業員の勤務時間や残業時間、休暇、欠勤、遅刻などを管理することができるようになります。また、有給休暇などの申請や承認がこのシステムでできるようになり、それぞれの従業員の勤務時間のデータを管理できるようにもなります。

運営ごとのサービスやオプションによっては、海外でも利用可能、残業超過時にアラートが鳴る、GPS機能が利用できるといったものもあります。

クラウド勤怠管理システムを導入するメリット

さまざまなメリットがある中でも大きいのが「出退勤時間の正確な管理」をできるという点です。スマートフォンやICカードなどを使って出勤や退勤の打刻をすることが可能となっているため、直行や直帰にも対応できるのです。

クラウド勤怠管理システムでは、指紋や指静脈による生体情報を認証に用いた打刻システム、本人が持ち歩いているICカードを打刻時に利用するといった方法で不正打刻を行えないようにすることが可能です。GPS機能を連動させていれば、虚偽打刻を防ぐこともできます。そしてこういった打刻の記録は集計されて、データ化されるために手作業でのデータ入力する際にミスをするということもありません。

打刻された時間をデータ管理できるために、給料計算業務をしている人の負担を軽減することが可能になるというメリットもあります。給与計算ソフトと連携されていれば、集計されたデータを給与計算ソフトに出力することができるので作業を効率化できるだけでなく、計算ミスを防ぐことも可能です。

労働に関する法令などは改正されることがあります。また、会社内でも規定が変更されることがありますが、クラウド勤怠管理システムではそれらに簡単に対応することができます。ほとんどのクラウド勤怠管理システムでは法改正に対しては無償でアップグレードされる、自動で更新されるようになっており、手作業でシステムを変更する必要がありません。

例えば2019年4月に「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。有給休暇の未消化社員が多い企業には罰則が科せられるようになったのです。勤怠管理システムではこういった有給休暇の消化状況などもすべて管理できるため、こうした法改正にも迅速に対応できます。

タイムカードとの違い

従来の勤怠管理はタイムカードで行われている企業が多かったのですが、勤怠管理システムとはどういった点に違いがあるのでしょうか。ここでは簡単にその違いを見ていきます。

といった違いがあります。さまざまな点で勤怠管理システムの方が使い勝手がよく、効率的であることがわかります。

クラウド勤怠管理システムの選び方

クラウド勤怠管理システムを運営している会社はいくつかあります。本格的に導入する前に気になるサービスがある場合には無料体験、トライアルなどを利用すると良いでしょう。

自分の会社とシステムとの相性

勤怠管理システムはそれぞれのサービスによってできることが違います。
また、会社によって出勤、退勤の条件が違っています。出張が多い、フレックスを導入している、時間が不規則で中休みなどがある、日付が変わるまでに出勤と退勤を繰り返すことがあるなどです。こうした自社の都合にあったシステムを選ばなければ思うように効率を上げることができません。自社の勤務体制に必要な機能が備えられているものを選ぶことが重要です。

自社の勤務体制が特殊性が強く、現在あるクラウド勤怠管理システムがうまく使えない場合は、その会社に合わせた自社開発型の勤怠管理システムを利用するという方法もあります。その会社に合ったシステムとなるので、使いやすいのは間違いないのですが、開発費用などが高額になりやすく、長期間使わなければクラウド勤怠管理システムよりも費用効率が悪くなるという特徴もあります。

打刻を何で行うのか

サービスによって打刻の仕方が違うという差もあります。
ICカードなどで操作するもの、メニュー画面から順に操作していくもの、生体認証があるものなどさまざまです。中には直行や直帰の時に居場所を確認しやすGPS機能があるものもあります。自社の労働者がどういったシステムなら使いやすいかを考えて選ぶことも重要です。

トライアルの有無や契約期間の確認

一度システムを本格的に導入すると、すぐに他のシステムには交換しにくくなります。そのため、本格的に導入する前にトライアル、無料体験などを利用してみて実際に使ってみて相性を試すということが重要です。

また、サービスごとに契約期間が違っています。一度契約するとその途中で他のシステムに変えるのは無駄に費用がかかってしまいますので、契約する前に期間も確認しておきましょう。

まとめ
勤怠管理システムはうまく使えば、非常に効率的に勤怠管理を行い、作業担当者の負担を減らすことができるシステムです。それぞれのサービスに特徴がありますので、自社に必要な機能を持ったサービスを選ぶようにしましょう。

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