本記事では
- 勤怠管理を効率的に行いたい
- 勤怠管理システムについて知りたい
と考えている方に向け、以下の内容をご紹介します。
- 勤怠管理システムの機能
- オンプレミス型とクラウド型の違い
- クラウド型の勤怠管理システムのメリット
- クラウド型の勤怠管理システムを導入する際のポイント
業務効率化のために役立つ内容となっていますので、ぜひご覧ください。
目次
勤怠管理システムとは？どのような機能があるか
そもそも勤怠管理システムとは、社員の
- 出退勤記録
- 残業時間
- 休暇の状況
- シフト
などを管理するシステムで、パソコンやスマートフォン、指紋認証、ICカードなどの様々なツールを通じて勤怠管理が行えます。今まで勤怠管理はタイムカードやExcel、手書きの名簿などを用いて行う機会も多かったのではないでしょうか。
しかし働き方改革の影響もあり、勤怠の報告内容をより正確にしたり、効率的に管理したりする必要性が出てきました。そこで現在、効率的で正確な労務管理ができる勤怠管理システムに注目が集まっています。
そんな注目を集めている勤怠管理システムは大きく
- オンプレミス型
- クラウド型
の２種類がありますので、次の章で各システムの特徴をご紹介します。
オンプレミス型とクラウド型の違いは？
オンプレミス型とクラウド型の違いを本省では解説しますので、順番に見ていきましょう。
オンプレミス型
オンプレミスとは「システムの準備から運用までをすべて自社で行うこと」です。オンプレミス型には以下のようなメリットが挙げられます。
- 自由にカスタマイズでき、自社に合ったシステムを構築できる
- 社員数が1,000人以上の規模だとクラウド型よりも安いコストで運用できる場合もある
一方でデメリットとしては以下のようなものが挙げられます。
- 導入コストが高額
- 運営管理を自社で行うため、知識や技術のある社員が必要
- サーバーの購入、インストールなど様々なステップを踏む必要があるため、導入まで時間がかかる
自由にカスタマイズでき、自社に最適なシステムにできる点が最大の魅力ですが、導入や運用のハードルがやや高い一面もあります。
クラウド型
クラウド型はインターネット上のサーバーを使ってサービスを利用する形態です。例えば私たちが普段慣れ親しんでいるクラウド型のサービスといえば、GmailやEvernoteなどが挙げられます。いずれのサービスもログインをしたら場所を問わずに利用できますよね。
勤怠管理システムにもクラウド型のサービスがあり、オンプレミス型とは異なり複雑なサーバーの構築や保守が必要ないため、初めて勤怠管理を導入したい企業にはぴったりとも言えます。
そこで次の章では初めての導入に最適な、クラウド型の勤怠管理システムのメリットを紹介します。
クラウド型の勤怠管理システムのメリット
クラウド型の勤怠システムを導入するメリットは大きく以下の3つが挙げられます。
- 運用コストが安い
- 場所を問わない勤怠管理ができる
- 最新の法律に基づいた勤怠管理ができる
順番に紹介します。
メリット① 運用コストが安い
メリットの1つ目が運用コストの安さです。クラウド型の勤怠管理システムは初期費用が0円～数万円程度で、月額料金も1ユーザーにつき数百円で提供されている場合が多いです。
またクラウド型の場合はサービスを提供してくれる会社がサーバーを用意し、運用をしてくれるため、人件費なども削減できます。
メリット② 場所を問わない勤怠管理ができる
2つ目が「場所を問わない勤怠管理ができる」です。
クラウド型の勤怠管理システムでは、インターネットを通じて全社員が同じサービスを利用できます。
- 多店舗へ出勤するとき
- 長期の出張へ出向くとき
- 外勤で直行直帰をするとき
- テレワークをしているとき
など、オフィスにわざわざ出勤しなくてもインターネットを介して出退勤の記録ができますので、効率的に勤怠管理ができるのです。従来は外出している社員がいたら、代わりにタイムカードを切ってもらったり、後日自分で申請をしてもらったりして勤怠管理を行っていた企業も多いですよね。
しかし近年は働き方改革の影響もあり、より正確な労働時間を把握し、正当な賃金の支払いが求められます。そこで場所を問わずに各社員に勤怠記録を申請してもらえるクラウド型の勤怠管理システムは、正確な労務管理に大きく貢献するのではないでしょうか。
もちろん「社員が不正な申請を行うのでは」と考える管理職の方も少なくありません。しかし近年の勤怠管理システムにはGPS機能が搭載されている場合が多く、申請を行った場所も確認ができます。GPS機能によって社員の不正な勤怠記録を防止できますので、導入の際はぜひご確認ください。
メリット③ 最新の法律に基づいた勤怠管理ができる
最後が「最新の法律に基づいた勤怠管理ができる」です。
クラウド型の勤怠管理システムは法改正がされるたびに、サービス元の会社が改正後の法律に合わせてサービスをアップデートしてくれますので、自社で法改正の対応は不要です。
労働に関する法律は頻繁に制定されたり、改正されたりするため、自社で再設定などが不要なのは労働時間の短縮にもつながります。また近年は残業時間の制限も厳しいため、指定の残業時間を超えたら通知が届く勤怠管理システムもあり、業務の見直しにも役立つでしょう。
クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、よりコンプライアンスに忠実な労務管理ができますよ。
クラウド型の勤怠管理システムを導入する際のポイント
最後にクラウド型の勤怠管理システムを導入する際のポイントを3つご紹介します。
- トライアル利用ができるか確認する
- 他のシステムと連携できるか確認する
- セキュリティ体制が万全かを確認する
順番に見ていきましょう。
トライアル利用ができるか確認する
クラウド型の勤怠管理システムを導入する際、まずはトライアル利用ができるかどうかを確認しましょう。
なぜならトライアル利用を通じてサービスの使い勝手が確認でき、自社に最適なサービスかどうかを判断できるからです。勤怠管理システムを社内で使うにあたって大切なのが「直感的に利用できるか」です。
使いにくい複雑なシステムを導入してしまったら、かえって生産性が下がったり、定着せずに従来の勤怠管理の方法に戻ったりする事例もよくあります。せっかく業務効率化のために導入するのですから、トライアル利用を通じて使いやすい勤怠管理システムを検討しましょう。
他のシステムと連携できるか確認する
2つ目が「他のシステムと連携できるか確認する」です。
勤怠管理システムから得られた情報は給与計算や、人事評価の際にも利用できます。給与計算や人事評価システムなど、各システムと連携できる勤怠管理システムを導入すると、より効率的な業務につながりますよ。
セキュリティ体制が万全かを確認する
最後がセキュリティ体制の確認です。
クラウド型の勤怠管理システムでは、サービス元の企業がセキュリティ対策を行うため、導入の際に不安を感じる方も多いです。もちろんどのサービスを提供する企業も、セキュリティ対策を万全に整えていますが、念のためセキュリティレベルを確認しておいて損はないでしょう。
個人情報保護体制の基準のクリアを示している「プライバシーマーク」などを判断基準の1つとしても良いかもしれません。
クラウド型勤怠管理で効率化を図ろう！
本記事では「クラウド型の勤怠管理システム」について概要や、メリット、導入の注意点を紹介しました。
クラウド型の勤怠管理システムは場所を問わず、効率的に勤怠管理が行える画期的なサービスということを知っていただけたのではないでしょうか。きっとあなたの企業でも大活躍するサービスですので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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