選び方の鍵は「社内の課題」!グループウェアのおすすめ機能5選

2022/03/16

最近のビジネスでは、業種を問わず「グループウェア」の活用が拡大しています。これからグループウェアの導入を考えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、グループウェアには多くの機能が存在し、製品によっても機能ラインナップが異なります。 グループウェア選びに失敗すると、期待ほど費用対効果が上がらないことも。

失敗しない選び方のポイントは、「どんな社内の課題を解決したいのか」です。企業が抱える社内の課題を解決できる機能を把握することで、グループウェア選びがしやすくなるでしょう。 そこで本記事では、社内の課題別にグループウェアのおすすめ機能5つをご紹介します。

社内の課題をグループウェアで解決したい方は、ぜひご覧ください。なおグループウェアの基礎知識については、次の記事で詳しく解説しています。 グループウェアとは?人気ツールや基礎知識・できることを紹介!

社内の課題別・グループウェアのおすすめ機能5選

ここでは、多くの日本企業が抱えている社内の課題を5つピックアップしました。それぞれについて、グループウェアのおすすめ機能をご紹介します。

課題1:社員間の連携強化

企業が高い成果を上げるためには、社員間のスムーズな連携が欠かせません。しかし実際には、社員間の連携が上手くいかないことも多いでしょう。社員間の連携を強化する上で、リアルタイムなスケジュール共有が鍵となります。 お互いのスケジュールを常に把握することで、全ての社員が最適なアクションを取れるのです。

しかし、利用場所の制約が大きいホワイトボードでは、リアルタイムなスケジュール共有は行えません。またエクセルの共有ファイルも、オフィスにいなければスケジュール共有は不可能です。

おすすめは「カレンダー機能」

リアルタイムなスケジュール共有を実現して社員間の連携強化を図るなら、「カレンダー機能」がおすすめです。その名の通りカレンダー形式で、自分や他社員のスケジュールを把握できます。Webブラウザさえあればアクセスできるため、どこにいても素早くスケジュール共有が可能です。

また、カレンダー機能はスケジュールの取り扱いに特化したインターフェースとなっています。ドラッグアンドドロップで予定の追加・変更ができるなど、日々のスケジュール管理が快適になるのも嬉しいポイントです。 アイポの「カレンダー機能」

課題2:業務効率化

業務効率化は、あらゆる日本企業にとっての重要課題といっても過言ではありません。業務の無駄をなくすことで生産性を向上できるだけでなく、残業の抑制により社員の負担軽減にもつながります。とはいえ、業務内容は業種や部署などによって変わり、業務効率化の手段もケースバイケースです。

唯一、業種や部署に影響されない業務といえば、「勤怠管理」でしょう。勤怠管理は、全ての社員が出勤日には必ず行わなければなりません。よって、業務効率化に取り組むなら、勤怠管理から始めるのが最も確実といえます。

おすすめは「勤怠管理機能」

勤怠管理を効率化するなら、「勤怠管理機能」がおすすめです。Webブラウザさえあればアクセスでき、スマートフォンのタップ操作で簡単に日々の打刻が行えます。残業時間などの集計も自動化されるため、毎月の締め作業も時間短縮できます。

紙のタイムカードを使う必要がなくなり、コスト削減にもつながるでしょう。 アイポの「勤怠管理機能」

課題3:ペーパーレス化

ビジネスのIT化が進んでいるものの、業務に紙を用いている企業もまだまだ少なくありません。紙を用いる業務には、用紙やインクのコストに加えて、印刷や管理の人件費もかかります。ペーパーレス化してこうした紙の利用をなくせば、大幅なコスト削減が期待できます。 社内で用いる紙の中でも特にペーパーレス化したいものは、「申請書」です。

紙の申請書には、印刷・手書き・捺印と多くの手間が生じるため、人件費がかかります。また、申請者から承認者へ直接提出しなければならず、オフィスにいなければ手続きできません。

おすすめは「ワークフロー」

社内の申請書をペーパーレス化するなら、「ワークフロー」がおすすめです。申請書の作成や提出、承認や差し戻しといった手続きがすべてオンラインで完結します。紙の申請書が不要となるだけでなく、申請手続き自体も効率化され、大幅なコスト削減につながるでしょう。 アイポの「ワークフロー」

課題4:属人化の解消

労働人口の減少が止まらない日本のビジネスでは、「属人化」も深刻となっています。属人化とは、ある業務が特定の社員以外に務まらなくなることです。属人化が起きると、社員が不在・退職となった場合でも代理が利かず、業務の継続が難しくなってしまいます。

属人化を解消する上で鍵となるのは、社内ナレッジの共有です。社員が担当業務以外のナレッジにもアクセスできれば、業務に欠員が生じても代理を迅速にアサインできます。しかし、社内ネットワーク上に格納された電子マニュアルはかさばりやすい上に、社外では利用できません。

おすすめは「社内Wiki」

社内ナレッジの共有を効率化するなら「社内Wiki」がおすすめです。Webブラウザ上でナレッジを作成でき、全ての社員がオンラインであらゆるナレッジにアクセスできます。表や画像の挿入、ファイル添付、ナレッジ同士の関連付けなども可能なため、分かりやすくナレッジを整理することが可能です。 アイポの「社内Wiki」

課題5:テレワークの促進

日本政府が推進している「働き方改革」における重要課題の1つが、テレワークの促進です。テレワークを導入すれば通勤の無駄をなくせる上に、社員のワークライフバランス向上も期待できます。

その一方で、テレワークでは社員同士が対面で会話できず、情報共有のしづらさが難点です。 テレワークを快適にするためには、オンラインでもスムーズに情報共有できる仕組みが欠かせません。しかし、電話やメールのやり取りでは情報共有に無駄が多く、かえって業務効率を低下させてしまいます。情報共有の問題をクリアーできずに、オフィスワークに甘んじる企業も多いでしょう。

おすすめは「ビジネスチャット」

テレワークでのスムーズな情報共有を実現するなら、「ビジネスチャット」がおすすめです。本文を入力して送信ボタンを押すだけで、任意の社員にメッセージを送れます。メールのように手間がかからず、データとして残せるため電話よりも確実です。

メッセージベースのリモート会議にも使えます。 アイポの「ビジネスチャット」

グループウェアを導入して、社内の課題を解決しましょう!

今回は、社内の課題別にグループウェアのおすすめ機能5つをご紹介しました。 グループウェア導入を成功させるためには、社内の課題を解決できる機能を把握することが大切です。そして、それら機能を持つグループウェアを導入すれば、企業の発展につながるでしょう。

グループウェア選びの際には、今回の内容をぜひ参考にしてみてください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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