業務効率化したい介護士必見!ITツールのメリットやおすすめを紹介

2021/09/03

日本は少子高齢社会を迎えて久しく、介護業界の人手不足は年々深刻となっています。介護業務に携わる「介護士」は、限られたスタッフといかにして業務をこなしていくかが重要です。多くの介護現場では、「業務効率化」が重要課題となっているでしょう。

しかし実際の介護現場には、アナログ業務がまだまだ少なくありません。アナログ業務には不便な点が多く、業務効率化や情報共有という点でネックとなります。こうした課題を解決するために、導入する介護現場も増えているのが、オンラインで使える「ITツール」です。

そこで本記事では、介護士がITツールを活用するメリットや、おすすめのITツールをご紹介します。アナログ業務の無駄にお悩みの介護士の方は、ぜひご覧ください。

業務効率化に向けて、介護士がITツールを活用する3つのメリット

まずは、介護士がITツールを活用する3つのメリットについて解説します。

メリット1:社員1人ひとりの生産性・ITリテラシーの向上

たとえば、介護記録を紙に手書きしている介護現場もまだまだ多いのではないでしょうか。手書きでは注意しないと煩雑で読みづらくなったり、誤記により書き直しが必要となったりしやすいでしょう。かと言って、正確に書こうとするとやはり時間がかかってしまいます。

ITツールを活用すると、このようなアナログ業務の無駄が減り、社員1人ひとりの生産性向上が期待できます。ITツールで介護記録を電子化すれば、書き間違えてもすぐに訂正できますし、定型文はコピーアンドペーストで流用可能です。また、社員がパソコンに触れる機会が増加することで、ITリテラシーの向上にもつながるでしょう。

メリット2:情報共有のスピード・正確性が高まる

介護現場では、口頭やホワイトボードといったアナログな方法で情報共有することが多いですよね。口頭のやり取りは、データとして残らない分不正確です。忙しいときに依頼事をしても、忘れられてしまい「言いっぱなし」で終わることもあり得ます。

また、ホワイトボードでスケジュール管理を行う場合、その場所まで行かないとスケジュールの確認や更新が行えません。他社員のスケジュール確認にも無駄な移動が発生し、情報共有に時間がかかってしまうのです。

ITツールを活用すると、介護現場で必要となる様々な情報を電子化して、Web上で情報共有できるようになります。全ての社員がWebブラウザから最新の情報にアクセスできるので、スピーディーな情報共有が可能です。また「ビジネスチャット」という機能を使うと会話も簡単に行えるため、口頭の情報共有よりも正確性が高まります。

メリット3:コミュニケーションの活性化

忙しい介護現場で多くの作業に追われていると、社員間のコミュニケーションが希薄になることもあるでしょう。多くのITツールはスマートフォンでも利用できるので、すき間時間にでもオンラインでコミュニケーションが取れます。

同じ現場で働く社員との雑談はもちろん、社内イベントについての告知などもオンラインで簡単に行えます。また、離れた部署や拠点とのやり取りも容易になり、介護に携わる企業全体のコミュニケーションが活性化するでしょう。結果として離職率の低下や、社員の満足度向上が期待できます。

介護士の業務効率化にベストなITツールは「グループウェア」

業務効率化したい介護士の方に最もおすすめのITツールは、「グループウェア」です。社内の情報共有やコミュニケーションに特化しており、介護業界でも導入が進んでいます。

グループウェアには、介護士の業務効率化につながる豊富な機能が備わっています。ここでは、介護士におすすめのグループウェアの機能を4つ、ご紹介しましょう。グループウェアが持つ機能を一通り把握したい方は、こちらの記事をご一読ください。

グループウェアとは?できることを分かりやすくご紹介!

スケジュール管理・共有を効率化する「カレンダー機能」

「カレンダー機能」を使うと、オンラインで社員のスケジュール管理・共有が可能です。その名の通りカレンダー形式で自分も含めた現場スタッフの最新スケジュールを把握でき、チームワーク強化が期待できます。操作性の高いインターフェースで、スケジュールの更新作業も短時間で行えます。

アイポの「カレンダー機能」

迅速・確実に情報共有できる「ビジネスチャット」

「ビジネスチャット」を使うと、オンラインで任意スタッフと手軽に会話できます。メッセージ本文を入力して送信ボタンを押すだけで相手に情報共有できるため、メールよりもはるかに効率的です。また、口頭や電話とは異なり文章データとして残るぶん正確で、認識違いを防げます。

アイポの「ビジネスチャット」

タイムカードよりも手軽な「勤怠管理機能」

「勤怠管理機能」を使うと、日々の勤怠実績をオンラインで管理・共有できます。スマートフォンのボタン操作で出退勤の打刻が行える上に、残業時間などの集計作業は自動で行われます。毎月大量のタイムカードを消費する必要がありませんし、Excelで勤怠表を印刷する必要もありません。

アイポの「勤怠管理機能」

コミュニケーションを活性化する「社内掲示板」

「社内掲示板」を使うと、社員だけが閲覧・投稿できる掲示板でコミュニケーションを深められます。すべての社員が任意のトピックを作成できるため、雑談はもちろん同好会の交流などにも利用可能です。空いた時間にスマートフォンから気軽に閲覧できるので、社員の息抜きにも適しています。

アイポの「社内掲示板」

グループウェアで、介護士の業務を効率化しましょう!

今回は介護士がITツールを活用するメリットや、おすすめのITツールとしてグループウェアをご紹介しました。

介護業界は高齢化で需要が高まっているにもかかわらず、人材不足はより深刻になりつつあります。こうした状況の中で介護士が業界を支えていくためには、業務効率化が欠かせません。アナログな業務のやり方では多くの無駄が発生し、業務効率化を目指す上でネックとなるでしょう。

業務効率化を実現するならITツールの活用が必要不可欠ですが、中でもグループウェアが最もおすすめです。業務に無駄が多くお悩みの介護士の方は、ぜひグループウェアをお使いください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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