スケジュール管理ができない営業必見!おさえるべき管理上達ポイント10選

納期がギリギリになるたびに、自分はスケジュール管理が苦手だと感じる営業の方も多いのではないでしょうか?しかし仕事のスケジュール管理はポイントさえおさえれば難しいものではありません。

この記事ではスケジュール管理が苦手な営業職の方に向けて、スケジュール管理が上達するポイントについて10個、厳選してお伝えします。他にもたくさんのポイントはありますが、まずはスケジュール管理について何から始めて良いか迷う方はぜひ参考にしてみて下さい。

スケジュール管理上達ポイント10選

何かとやることが多いと感じている営業の方は、仕事を多く抱えすぎている可能性が考えられます。

そんな人にまず振り返って欲しいのはスケジュール管理の目的です。スケジュール管理をする目的とタスクの優先度がわからなければゴールが見えなくなって当然です。

目的がなければ、なぜそのスケジュール通りの納期を達成しなければならないのかわからないですし、優先度を把握できていなければ、とにかく目の前に入ってきた仕事に手をつけてしまい本当に重要な仕事ができなくなってしまいます。
ここではスケジュール管理が上達するポイントを厳選して10個紹介しています。

1.タスクを洗い出す

まず一番最初に行うべきはタスクの洗い出しです。スケジュール管理が苦手な人の特徴としては、自分が行うべきタスクをざっくりと見積もりすぎてしまう点があげられます。

そのため仕事を分解してタスクとして細分化することで、何を行えば目的を達成できるのか、しっかりと把握することができるようになるのです。知らぬ間にマルチタスクになっていた(=仕事を抱えすぎていた)ということが防げます。

2.タスクの作業時間を洗い出す

タスクが洗い出せたら、そのタスクごとにかかる作業時間を洗い出しましょう。
プレゼン資料作成には2時間、経費精算書類作成には30分など、細かく具体的な時間がわかると良いです。スケジュール管理に失敗しがちな人は、この作業時間を少なく見積もりすぎている可能性があります。

もし時間がしっかりわからないのであれば、実際に作業をして時間を洗い出してみることをおすすめします。思った以上に作業に時間がかかっていたことがわかったり、逆に作業環境を整えて似たような作業をまとめれば、少ない時間で多くの作業ができるなど、気づきのきっかけにもなります。

3.優先順位を考える

タスクと作業時間が洗い出せたら、目的を達成するためにタスクの優先順位をつけることが大切です。タスクの優先順位がきちんとランク付けされれば、おのずと期限内に仕事を達成することができるようになります。まずは優先順位の基準を何にするのか明確にしましょう。

例えば、期限を優先させる仕事なのか、期限を伸ばしてでも品質にこだわる仕事なのか、とにかくスピード感が勝負の仕事なのか、仕事内容ごとに異なるはずです。次にその仕事がどのくらいの時間で作業できるのか考えます。かかる時間がわかればあとは期限と照らし合わせて仕事をすすめるだけです。

ただし、優先順位が低いものは単純作業が多く時間がかからないため、どうしても先延ばしにしてしまいがちです。単純作業にも期日があることを忘れないようにしましょう。(経費精算書や納品書作成など)また、作業の優先度が低くても、相手がいる場合は相手の都合を含めて優先度を考えるようにしましょう。

4.時間にゆとりを持つ

タスクや作業時間の洗い出しと優先順位がわかったらあとはスケジュールを組むだけです。しかし、スケジュールをきっちり立てすぎて時間に余裕がなくなっていませんか?スケジュール管理に失敗する時というのは「計画倒れ」になった時です。つまり立てた計画が実行できないというのは「想定外の仕事がとびこんできた」という、緊急事態に他なりません。

例えばトラブルがおこってクレーム処理に時間をついやした、急ぎの提案書を作成することになった、急に打合せが入ったなど、原因は様々です。そのため、スケジュールは想定している作業時間きっちりに組んでいくのではなく、スケジュールに『スキマ』を作りつつ組んでいくと良いでしょう。

5.仕事は8割の出来で完了する

仕事のクオリティにこだわるあまり、完璧な状態で納期を迎えたい、という気持ちは決して悪い事ではありません。しかしこだわりが強すぎる完璧主義は納期や成果に遅れをもたらします。特に相手がいる仕事の場合は温度差がうまれやすいのです。

例えば、相手はスピードを重視しているのに、あなたは100%を追求して納期が遅くなった場合。相手は80%の仕上がりでもとにかく納期が早い方が嬉しいならば、あなたの評価は下がります。

また、クオリティを重視している相手でも、80%の段階で一度相手に進捗を確認をしてもらえば、「ここまでのクオリティをこの納期で仕上げてくれている。100%も期待できそうだ」とあなたに期待して納期を待ってくれるはずです。このように仕事はいつも『8割仕上げ』を目指していくと上手くいきやすいのです。

6.スキマ時間を有効活用する

通勤時間、会議と会議の間、外出先での移動時間など、30分から1時間などちょっとしたスキマ時間ができることがあります。このスキマ時間ができたとき、何をするかあらかじめ決めておくと、あっと言う間に作業が片付く場合があります。

このスキマ時間で行いやすい作業は『慣れている仕事』『頭を使わずにできる仕事』つまり、毎日のルーティーンワークです。例えば、発注書や納品書の確認、業務日報、メールチェックなどです。実は細かな作業も複数組み合わせると1日の中で結構な時間がかかっています。

そこでスキマ時間につぶせるものはつぶしておくと他の作業に集中することができるので、効率良くスケジュールを回せるようになります。

7.周りのスケジュールを把握する

周りのスケジュール、つまりあなたの所属部署や会社全体のスケジュールを把握しておきましょう。周りのスケジュールを把握しておけば、例えばあなたが業務を抱えすぎてしまった場合、誰にフォローしてもらえるか考えることができますし、業務を抱える前に他に適任はいないかなど俯瞰的にスケジュールをみることができるようになります。

8実際の納期以外にゴールを設定する

実際の納期以外に自分の中のゴール地点を決めておきましょう。特に有効なのは『8割のクオリティで完成』というゴールです。期日がギリギリになる原因は完璧主義の他に、直前まで仕事に手を付けないで放置してしまった場合が考えられます。

このケースでは2段階納期、つまり『いつまでに8割に仕上げるか』をゴールにしておくことが有効です。もし万が一緊急対応などで最終納期に間に合わなくなってしまったとしても8割完成しているため納期に遅れが出ることはありません。
常に最終納期と一歩手前にもう1つゴールを設定しておくと良いのです。

9.1日を振り返る

1日の作業を振り返りましょう。何ができて、何が出来なかったのか、その理由が何であったのか把握することで、自分はどのようなパターンだと作業が進むのか、進まないのかということが、具体的に把握できるはずです。

そこで得られた検証結果を次の日に必ず活かしましょう。PDCAサイクルはもはや古いと言われるほど当たり前ですが、スケジュール管理上達にはまだまだ有効な手法です。

10.自分をコントロールするスケジュールをたてる

1日の振り返りが出来るようになると、だんだんと思う通りのスケジュールで過ごすことが出来るようになります。ここまでくれば仕事の効率化が図れできることが増えていくのですが、結果、スケジュールを詰め込み過ぎてしまう場合があります。

スケジュール管理が大まかにできるようになったら、次は自分が動きやすいスケジュールに意識を切り替えましょう。例えば、この作業は朝が進むとか、月曜の午前中に終えてしまえば後半楽になるなど、自分の型があるはずです。
自分が動きやすいスケジュールがたてれるということは、スケジュール管理が上達した状態になるということなのです。

スケジュール管理の重要性

スケジュール管理上達のポイントをお伝えしてきましたが、そもそもなぜスケジュール管理は重要なのでしょうか?一言で言えば、スケジュール管理ができていないと売上が下がるからです。組織の中にいると目の前の作業をこなすばかりに、その先の目的を忘れがちになりますが、営業の仕事は組織として売上をあげるために行われているのです。

スケジュール管理ができないと納期に遅れが出て、顧客の信頼を失い、ひいては売上を下げてしまう結果を招きかねません。そのためスケジュール管理は非常に重要なのです。

スケジュール管理は営業の必須能力

スケジュール管理は営業の大切な必須能力です。ここではなぜ営業にとってスケジュール管理が重要なのか、売上に直結する3つの大切な視点で解説します。

営業は自己コントロール能力が必要

営業は自分の力で考え行動し、顧客の課題を解決することで売上をあげます。
そのため自分の課題を知り行動をコントロールできない、つまり、スケジュール管理が出来ない営業に顧客の課題を解決することは難しいでしょう。日ごろから自分や顧客の課題に向き合い、解決できる人材であることが大事なのです。

営業は信頼を築くコミュニケーション能力が必要

営業と言えばコミュニケーション能力が高い人が売上をあげられると考えられているのではないでしょうか?しかし、コミュニケーション能力が高いだけでは売上をあげることはできません。

顧客と信頼関係を築き、顧客満足を得ることが重要なのです。顧客満足は信頼にこたえた上で、それを上回る何かを得られた時に発生します。したがって、いかに営業は顧客と信頼関係を築けるかというのは非常に重要で、納期を守るのは当たり前、つまりスケジュール管理ができて当たり前なのです。

営業は目標を達成する能力が必要

目標を達成するには期限内に相手が求める物やサービスについて訴求し理解と納得を得なければなりません。したがって効果的なプレゼンを期限内に相手にとってより良いタイミングで行う必要があり、それを達成するためにはスケジュールを上手に管理し実行しなければなりません。

スケジュール管理が失敗する理由

最後にスケジュール管理に失敗する大きな3つの理由について解説します。

計画があいまい

計画があいまいだと自分でコントロールできないスケジュール管理となり失敗する可能性が高まります。顧客の次々かわる要望に沿う形だけで仕事をすすめると、言われた通りの成果物は出来あがるかもしれませんが、顧客満足を得る事は難しいでしょう。自分でコントロールできないスケジュール管理は失敗と言えるでしょう。

タスクの洗い出しができていない

タスクと作業時間の洗い出しは重要です。この点がしっかり把握できていないと最終的なスケジュールにずれが生じ、納期に間に合わなくなります。特に複数プロジェクトを同時進行で行うタスクの場合、そもそもタスクや作業時間の把握は困難です。プロジェクトを走らせながら、しっかりタスクと作業時間の洗い出しを平行して行う必要があるのです。

不測の事態に対する対策が考えられていない

仕事を進める中で不測の事態が起こることは多々あります。担当者の病気、退職、成果物の遅れ、トラブル、ミスなど様々です。そんな時、どのように対策するかエラー工程表や代替案など策定できていなければ業務が滞ってしまうでしょう。あらかじめ不測の事態への対策をたてておくことで、最小限の遅れで仕事をすすめることができます。

スケジュール管理ツールを導入して業務効率化を目指そう

この記事では営業におけるスケジュール管理のポイントや重要性について解説してきました。特に社内外で活動が多い営業にはスケジュール管理を効率良く行うためにグループウェアやビジネスチャットの導入が便利でしょう。

これらを導入すればスケジュール管理はもちろん、その他の手間のかかる勤怠管理や業務日報、報告書や経費精算書類の作成など文書が簡単に作成でき、日々の作業効率化を図ることができます。営業のスケジュール管理にはこういったツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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