カレンダーツールはホワイトボードやエクセルと比較してメリットがあるか

カレンダーツールやホワイトボード、エクセルが使われてきた背景

これまでさまざまな形でスケジュール管理が行われてきました。一般的にはカレンダーを使ってそこに予定を書き込むという形が多かったでしょう。個人レベルではこれで構いませんが人数が増えてくると収拾がつきません。そこでホワイトボードがエクセル、カレンダーツールなどが使われてきたのです。

ホワイトボードによる管理

ホワイトボードによるスケジュール管理は古くから行われてきました。特に不動産業界にとっては、1日のスケジュールを見ると顧客の折衝などの出入りが激しいため、簡単に管理できるようにホワイトボードが使われてきたのです。

管理できるものは出先だけではなく、簡易的にマグネットを貼り付けて出社や休暇なども管理しやすくしていました。これはほかの両手でもよく使われていた方法です。しかし、多くの情報を書き込むのには向いていません。ほかの方法と比較しても単純な出入りなどの情報であれば便利ではありますが、複雑な情報の組み合わせはできないのです。

さらに手書きであることによって読みにくい可能性が出てきます。デジタル系のツールと比較しても誤字や脱字、読み違えなどが発生する可能性が高く、正確な情報共有がしにくくなります。

現在のテレワークといった事情を考えてみましょう。ホワイトボードでスケジュール管理しようと思うと、会社に出社しなければいけません。自宅にホワイトボードを置いてスケジュール管理するぐらいならノートでも構わないからです。ホワイトボードでの管理は情報が集中して初めて役立ちます。

そのため人が集まる場所に置かなければ意味がありません。ところがテレワークは出社しない形が基本となるため、ホワイトボードへ書き込むことをも見る時間さえも取れない可能性が高いでしょう。つまり、現在の働き方としてホワイトボードではスケジュール管理ができないのです。

エクセルの特徴

続いて使われるようになったのがエクセルでのスケジュール管理です。エクセルでのスケジュール管理は古くから行われてきました。PCにマイクロソフトのオフィススイートが入っていることが多く、表計算としても使われてきながらスケジュール管理も役立てられたのです。

表を作りやすいことからスケジュール管理しやすい方法となりましたが、問題はオフラインを前提に開発されたソフトということになるでしょう。オンラインでの管理を前提としていません。やり方次第でオンライン管理もできますが、それだけの技術と環境、投資が必要となります。そこまでしてもエクセルで管理している企業があるのは間違いありません。しかし、もともと複数管理を目的としたソフトではないため、情報共有するのは上手ではないのです。

スケジュールを管理する意味として、お互いの情報共有が挙げられます。今は誰が何をしているか、情報共有できれば自分の行動にも役立てられるでしょう。もちろん効率化といった面にも強く影響を及ぼします。エクセルはオフラインで使うことを前提とされているため、複数の人で管理しにくいソフトなのです。これはほかのツールと比較しても顕著に現れてきます。

カレンダーツールの現状

カレンダーツールではITツールとして個人で使われることを前提にスタートしてきました。カレンダーに自分で予定を書き込むような感覚で使えるタイプは現在でも多くの人が利用しているでしょう。

現在ではほかのツールと同様にオンラインで使えるものが増えてきました。スケジュール管理ツールもカレンダーツールのひとつです。スケジュール管理ができるのは当然ですが、何よりも複数での入力ができます。管理が一方向ではなく、双方向の意味を持ってくるのです。

ほかのITツールと比較しても、この機能の差は大きなものとして影響します。経営としてもまったく別次元になるといってもいいでしょう。テレワークが進む現在だからこそ、さらに大きな力を発揮してくるのです。

カレンダーツールを中心に比較

現在の社会事情や企業が置かれている状況を見ると、カレンダーツールは欠かせないものとなりました。ほかのツールと比較してみて、カレンダーツールのメリットをみると導入の必要性が見えてきます。

オンラインでできるからこそのメリット

カレンダーツールとホワイトボードやエクセルを比較した場合、重要なポイントはオンラインでの利用です。オンラインで利用によって、お互いの行動がわかるようになるだけではありません。情報がリアルタイムに更新できるのがポイントです。

リアルタイム更新で常に最新の情報がわかります。最新の情報がわかれば、次に何をしなければいけないか見えてくるのです。これが意味するところは、効率化にあります。仕事は常に変化するでしょう。変化するからこそ、ホワイトボードのように書き換えが必要です。エクセルは個人レベルの情報管理には向いていますが、集団で使うためには機能的に向いていません。オンライン化できたとしても、そもそも共同で使用するように作られていないからです。

同じようにGoogleスプレッドシートのようなものもありますが、オンラインで使用できても特化しているわけではありません。データの保存や維持という面でも問題を抱えます。無料で使えるメリットは大きくても、それ以上にはならないのです。

カレンダーツールを選ぶポイント

さまざまなツールと比較してみると、カレンダーツールの有用性が見えてきます。しかし、どんな条件下でもカレンダーツールがすべてというわけではありません。欠点も含めて選び方を考えなければいけないからです。

カレンダーツールを利用する場合には、必ず操作性の問題が出てきます。誰でも同じような操作ができるかどうか判断する必要があるでしょう。使い勝手に優れたカレンダーツールでなければ形骸化する可能性も出てきます。誰も使わないようなツールとなれば導入するだけコストの無駄が生じることになるのです。

オンラインで利用する事情サポート体制が整っているかも判断のポイントになるでしょう。これはリリース側にもかかっていますが、どのように利用できるか問い合わせしてみる必要が出てきます。その時のサポート状況で今後の対応も予測できるはずです。

オンラインでなければ使えないデメリットがあるのは確かです。これはホワイトボードやエクセルと比較すると弱い点になるかもしれません。しかし、オフラインでも使える機能があれば、情報の共有ができないだけでほかのツールと比較しても差は出てこないでしょう。オンラインになってから情報共有を進めればいいだけだからです。この辺りの状況をも事前に問い合わせする必要があります。

カレンダーツールを使うべきか

どんなことでもカレンダーツールがすべてではありません。情報共有ができるという大きなメリットがあるからこそカレンダーツールを使う理由が出てきます。
例えばスタンドアロンで動くことが中心の業務であれば、そもそも情報共有のメリットはほとんど出てきません。デジタル化できるというだけであればエクセルでも用は済むからです。

それでもさまざまな機能を手早く使える面で考えれば、エクセルと比較しても有効性が高いのは間違いありません。エクセルはあくまでも表計算ソフトであり、スケジュール管理に特化しているわけではないからです。オンラインであればどこでも情報を入力できるメリットもあります。この辺りも理解した上でツールは選んでいきましょう。

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