企業で仕事を進める上で、とても重要となってくるのが、カレンダーの予定共有です。ですがカレンダーの予定共有がスムーズにいかず、業務の効率が上がらないことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし企業内でのカレンダー予定を、うまく共有することができれば、ストレスなく毎日の職務をこなすことが可能になります。
この一見当たり前かと思われるカレンダーの予定共有ですが、共有の効率が悪いと業務進行にも支障が出てしまい、業務上のトラブルなど職務を妨げてしまう危険性が発生してしまうので、改善することが必要となってきます。
そこでこの記事では、企業ごとにカレンダーの予定共有方法は様々ですが、インタビューを行なった企業から見えてきた予定共有の問題点と、その改善策についてご紹介していきます。
従業員の人数が増えてきてカレンダーで予定共有がし辛い
今回インタビューをさせて頂いた企業は、老人ホームを運営している社会福祉法人です。
この企業には複数の老人ホーム施設があり、施設ごとにコミュニケーションを取りながら、来客や来訪・会議の予定などを、カレンダーで共有をする必要があります。
また、利用者の方の誕生日などの情報も、繰り越しでカレンダーに登録しているため、情報が複雑化してしまっています。
さらに従業員が増えてきたことにより、正確にカレンダーで予定を共有するためには、多くの時間をかけて情報を整理する必要があり、予定共有の非効率化に悩んでいました。
そこで、このカレンダー予定共有の非効率問題の改善策について、以下にご紹介していきます。
現在どの様な方法でカレンダーを使って予定を共有しているのか
先ほども触れたようにこの企業では、カレンダーで予定を共有しており、従業員の人数が増えたために、カレンダーで予定が共有し辛い状態です。
さらに複数の施設があり、施設ごとに責任者がカレンダーに予定を登録していく流れになっています。
ですが上記とは別に介護においての散歩や、料理などの時間予定は、その時の利用者の体調に左右されるため、はっきりと予定を決めることができません。
当然カレンダーで予定を確認する際には、登録している予定しか分からないので、施設内でのダブルブッキングなどにより急遽トラブルに見舞われた際には、片方に予定をずらしてもらう必要があります。
何気なく毎日行なっている介護ですが、時間や手間がかかっていると考えると、こういったトラブルの積み重ねにより、無駄に時間を浪費してしまうことになるのが現状です。
クラウドツールでカレンダーの予定共有を分かりやすくミスのないものに
ここまで解説してきたように、今回インタビューをした企業は、カレンダーの予定共有がし辛いという悩みを抱えています。
それに加え、カレンダーに登録していない予定も多々あるため、ダブルブッキングなどのトラブルという、弊害まで起こってしまっています。
こういった問題点の解決策として、クラウドツールのカレンダー共有機能を使用することにより、ダブルブッキングすることなく、予定共有をすることが可能となります。
カレンダーツールやグループウェアなど、クラウドツールの使用が可能であれば、どこにいてもすぐ予定を登録することができ、簡単に予定の共有をすることが可能です。
グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
