業務効率化には数々の手法がありますが、そのうちの1つが社内コミュニケーションの合理化です。コミュニケーションを保ちつつ情報共有を行うツールとして今まではメールが主なツールでしたが、ITが進化した現在ではビジネスチャットの普及が進んでいます。
この記事ではそんなビジネスチャットを使った効率化で生産性を上げる方法や基本の機能、メリット・デメリットを含めて紹介しています。ぜひ参考にしてみて下さい。
目次
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、ビジネスにおけるコミュニケーションツールのことです。いままで社内で情報共有を行う場合、対面で書類のやりとりを行ったり、該当者へ回覧をしたり、口頭での伝聞、社内掲示板への情報掲示、メールでのコミュニケーションなどが行われてきました。
これらは情報を伝達するには時間がかかりすぎ、非効率な方法でした。しかしビジネスチャットは情報伝達・管理機能にすぐれており、かつ業務に役立つ機能が搭載されていることから、社内におけるコミュニケーションの新しいツールとして普及が進んでいます。
ビジネスチャットを使った効率化で生産性をあげる方法とは
情報共有のツールとしてまず浮かぶのはメールではないでしょうか？ビジネスにおけるメールのやり取りは『ビジネスメール』と言われ、メールの送り方やマナー、文章のひな型、送信時間など一定のルールがあり、時間も手間もかかるものでした。
しかしビジネスチャットを使えば相手とのやりとりがとても効率化されたものになります。ここでは具体的にどのような点が効率化でき、仕事の生産性があげられるのか紹介していきます。
無駄な記録を省けて、労働コストが削減できる
ビジネスチャットはメールで行えることがほとんど可能です。しかもビジネスメールのようなマナーにとらわれた形式は不要で、用件そのものを端的に伝えることができ、発信者も受け取り側もそれぞれが時間をたくさん取られることがなく、作業時間を節約できます。
また、あらかじめグループやテーマを作った中でやりとりをすれば、議事録のようにわざわざやりとりした内容を記録して後で発信する必要がなく、そのままやりとりを残すことができ、あとから振り返るのも簡単です。
無駄なコミュニケーションが省けて、業務に集中できる
社内でも社外でも社員同士は対面せずコミュニケーションをとることが気軽にできます。わざわざ時間をとって電話やメールをしなくても、チャットを使って確認したい内容を投げておけば、相手は時間があるとき投げ返してくるため、どちらの時間も邪魔しません。
また、スマートフォンでアプリに入れておけば、手軽に雑談もできるため相手とのコミュニケーションがとりやすいのですが、チャットのし過ぎは業務に集中できなくなるため、ある程度のルールは設けておいた方が良いでしょう。
無駄な情報共有を省けて、時間を節約できる
一斉に情報を社員へ共有したい場合、ビジネスチャット内に届けたい社員のグループを作り発信することで情報共有の時間と手間を短縮できます。
例えば、よく使う申請書の場所を誘導したり、パスワードロックがかかった場合の対処方法を掲載するなど、よくある質問に答えるグループに情報を掲載すれば即時に解決できます。また、同様に困った人がいれば、過去の記録をみて解決することも可能です。
ビジネスチャットの基本機能
ビジネスチャットの基本機能には仕事を効率化する機能が搭載されています。ここでは特に使える優秀な機能を3つご紹介します。
1.チャット機能
まず基本機能となるのがチャット機能です。メッセージを直感的な操作で簡単にやり取りすることができます。グループを作れば1対複数のチャットもスムーズに行えます。
また、ファイルの共有を行うことができるので、社内の部署やタスクごと、また社内だけでなく社外など、目的に応じたグループの中で必要データを添付すれば手軽に複数の相手へ情報伝達ができます。
2.タスク管理機能
スケジュール管理に必須である、タスクの把握が素早く行えます。個人のタスク内容や締め切りをスケジューリングするだけでなく、グループメンバー全員に共有したり、管理ができる機能です。これにより個人と全体の業務状況が把握しやすくなり、相互フォローに入りやすくなります。
3.ビデオ・音声通話機能
ビデオ・音声通話機能を使えばリアルタイムで相手がその場にいるかのようにやりとりができます。インターネット環境があればどのような場所でも利用できるのが最大のメリットで、マルチデバイスに対したツールであればPCだけでなく、スマートフォンでも参加が可能です。
会議中は参加メンバーが互いの顔をみながら資料の画面共有や音声のやりとりができ、議事録もその場で作成し共有できてしまいます。
ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットの基本機能はそのままメリットに直結します。
ここでは具体的なメリットを簡単にまとめます。
リアルタイム
ビジネスチャットはメッセージが即相手に届くテキストタイプで、相手が確認した瞬間に即返信が可能です。結果リアルタイムで迅速なやり取りが行えます。
スケジュール管理
個人はもちろん、部署や会社全体まで、必要とあらばスケジュールを把握することができ、かつ情報共有が可能です。結果、互いの進捗が確認でき相互フォローが可能となります。
どこでも会議
PC・スマートフォン・タブレットなど、インターネット回線があれば端末や場所を問わずビジネスチャットのビデオ・音声通話機能が利用できます。いつでもどこでもWebでのやりとりが可能なので、会議はもちろん、商談や講義、面接やテレワーク(リモートワーク)まで、多才な用途で利用が可能です。
ビジネスチャットのデメリット
ここまでビジネスチャットのメリットをあげてきましたが、もちろんデメリットも存在します。最後にビジネスチャットのデメリットと解決方法を紹介します。
意思疎通が図りにくい
対面の場合、相手の表情や声色も重要な情報の一つとなりますが、チャットの場合テキストから情報を読み解く必要があるため解釈が異なる場合もおこります。
この場合、チャットだけでなくビデオ通話機能も併用して使うことで意思疎通を図る様にすると良いでしょう。
ツールを使うための教育が必要
ビジネスチャットを導入する場合、ツールを使うための教育が必要です。なぜなら特定の社員しか利用しないツールとなった場合、ビジネスチャットの効果を発揮できなくなるため、導入教育は必須になります。
しかし教育には時間もコストもかかります。できれば直感的な操作ができる簡単なツールを導入し教育のハードルを下げ、その後、機能を拡大していくようにすると良いでしょう。
3.コミュニケーションの増減
チャット機能を使えば24時間いつでもコミュニケーションが取れる反面、必要な時にコミュニケーションをとれなかったり、逆に、過度にコミュニケーションを取りすぎてしまう状況が起こります。
そのため明確なルールとプライベートの区別が必要です。これにはツールを導入教育する際、利用目的とあわせルールの提示も一緒に行うと良いでしょう。組織としてビジネスチャットをどう利用するのか社員に明確に提示しておくようにしましょう。
情報を見落とす可能性がある
情報共有がいつでもどこでもできるという事は、今まで以上の情報の多さで日々やりとりが行われることになります。結果、必要な情報を見落とす可能性も考えられます。このため重要なタスクや情報に管理担当者を設けることで見落としを防ぎましょう。タスク管理機能を使えば、アラートを出すことも可能です。
5.既存システムとの使い分けが難しい
社内ではメール以外にも社内掲示板や書類の回覧ルールなど、既存のシステム化されたルールがあるはずです。そのためビジネスチャットを導入する場合、ツールが浸透するまでには既存のシステムを使い分ける手間が生じます。
最終的に併用はなくす方向に向かうと業務が効率化されて生産性が高まりますが、それまではツールの使い分け方を明確にしたうえでラップ期間(重なる間)を設けるようににしましょう。
ビジネスチャットを使えば仕事が効率化して生産性があがる
ビジネスチャットの導入には数多くのメリットが存在します。そのため上手にビジネスチャットツールを導入できれば、仕事の効率化が図れ、生産性も高まります。ただし導入に失敗してしまうと、業務を増やすことになり逆効果になってしまいます。
もしビジネスチャットの導入を考えているなら直感的な操作ができ、なおかつ導入教育もしっかりと出来るサービスを検討するようにしていきましょう。
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