在宅勤務やテレワークが一般的になった事でビジネスチャットでのやり取りが多くなっています。ビジネスチャットで円滑なコミュニケーションをとるためには、ビジネスチャット上でのルールとマナーを守ることが重要です。
相手に不快な思いや誤解を与えないためにもルールとマナーをきちんと理解して、正しいビジネスチャットの使い方を学びましょう。
本記事では業務や人間関係を円滑にするために気をつけたい、ビジネスチャットのルールとマナーをご紹介しています。
在宅勤務やテレワークによりビジネスチャットを導入しようと考えている方は本記事をぜひ参考にしてみてください。
目次
ビジネスチャット活用術
ビジネスチャットを導入する③つのメリット
まずはじめに、ビジネスチャットを導入することで得られる③つのメリットをご紹介します。
メリット①簡潔コミュニケーションツール
ビジネスチャットはビジネスに特化したコミュニケーションツールで、メールに比べて、リアルタイムかつ簡潔にメッセージを送信できます。
たとえば、外出先や急用事など素早く返信がほしいときや、メールを使うほどでもないかな、と躊躇してしまうような場面で、簡単な内容を送る際にも気軽に利用することができます。そのため、会話に近い感覚でコミュニケーションがとれるようになります。
さらに、グループチャット機能を使用することで、送信先や件名をいちから選択する必要がなくなり、事前に登録しておいた相手に一斉送信することも可能。
また、仕事の指示や重要なやりとりに関しても、過去の会話内容を簡単に検索できるため、探す手間が省けて効率よく仕事が進みます。
メリット②チーム別管理で業務効率化
前述でご紹介したグループチャット機能を使うと、部署ごと・業務ごと・プロジェクトごと・目的ごとにグループを作成できます。それらをうまく活用すれことによって、グループ内でのコミュニケーションが円滑になり、ビジネスの向上にも繋がります。
標準機能としてファイル共有機能も搭載されているため、作成した資料や画像、動画、音声データなどの情報をグループ内で迅速かつ効率的に共有できます。タスクごとにグループを作成すれば、情報が集約されて効率的に活用できるでしょう。
また、グループが増えた場合には、一人一人がスムーズに活用できるよう、運用ルールなどを決めておくことも重要です。
メリット③自由なワークスタイルの実現
近年、多様な働き方が可能になり、サテライトオフィス（本社・本拠地から離れたところに設置されたオフィス）の導入や、在宅ワーク推進の傾向にあることで、ビジネスチャットの需要がより高まっています。
ビジネスチャットは、自由なワークスタイルの実現にも繋がります。ビジネスチャットは、場所を選ばず利用できるため、海外出張や在宅ワークなどの会社から離れている場合でもスムーズなやりとりを可能とします。
さらに、音声通話やビデオ通話機能も搭載されているので、インターネット回線のあるところなら、場所を選ばずどこでもWEBミーティングに参加できます。
できる大人のビジネスチャットのルール
個人情報の漏洩禁止
手軽さや簡易さが魅力のビジネスチャットですが、気軽な書き込みができるようになったことで、個人情報の漏洩にも注意が必要です。
ビジネスチャットは普通のチャットとは違い仕事上で利用するものです。つまり、個人情報や、企業の秘密情報、プライバシーに関わる内容の記載が多いため、細心の注意を払わなければなりません。
仕事時間内でのやりとり
社内でビジネスチャットの利用時間を、あらかじめ決めておくことで、業務時間外にも対応に追われることなく、プライベートと仕事の区別をきっちりとつけることができます。
迅速な対応が期待されるために、受け取ったほうは早く対応しなければならないというプレッシャーを感じる場合があります。送る側は可能な限り、業務時間内に余裕をもって連絡、投稿をするようにしましょう。
また、基本的に緊急時以外は真夜中だったり、早朝などの非常識な時間帯の連絡は避けるようにしましょう。
スレッド投稿を統一
スレッド機能を活用することで、内容の確認をスムーズに行うことができます。元の投稿に対し関係のある返信内容は、スレッド機能を利用して返信しましょう。
スレッドを上手に活用すれば、自分が過去に投稿した内容まで確認できるため、履歴をさかのぼるなどの余計な手間を省けます。
できる大人のビジネスチャットのマナー
迅速丁寧なやりとり
ビジネスチャットもメール同様に、迅速な対応が好まれます。可能な限りすぐに対応をしましょう。出先中などのすぐに返信ができない場合は、折り返し返信をする旨を伝えるように対応しましょう。
ビジネスチャットもメッセージが残りますので、丁寧な内容を心がけることも大切です。メールのように、堅苦しすぎる挨拶などは必要ありませんが、誤解を与えないよう、丁寧な対応を心がけましょう。
ため口厳禁
ビジネスチャットはメールよりも、気軽なやり取りが可能になるため、チャット相手と親しくなったように感じられ、距離感がわかりづらい場合もあります。あまりにも馴れ馴れしくなってしまうと、トラブルにつながる場合もありますので、注意が必要です。
トラブルを避けるためには、プライベートとビジネスを混同しないよう気を付けることが大切です。ため口は使わず、必ず敬語を使用する、誤字脱字には気を付けるなど、最低限のマナーを守りましょう。
結論ファースト
できる大人は、結論を初めに伝えます。その理由は、結論を先に持ってくることで、自分の意見を相手に、効果的に伝えることができるからです。「結論→理由→事例→結論」というふうに、伝え方を工夫することで相手に理解してもらいやすくなります。
慣れる場では難しいかもしれませんが、相手の大切な時間を使っている、ということを忘れず、結論ファーストで、端的に要点を伝えるようにしてみましょう。
ビジネスチャット上でのルールとマナーを深く理解してできる社会人に！
本記事を読んでビジネスチャットのルールやマナーについて深く理解していただけたでしょうか。
ビジネスチャットの導入で得られる効果と使用するルール＆マナーについて、重要な部分をもう一度おさらいしましょう。
- メールに比べてリアルタイムかつ簡潔にメッセージが送信できる
- 会話に近い感覚でコミュニケーションツールとして利用できる
- 「部署」「業務」「プロジェクト」「目的」ごとにグループが作成でき
- 自由なワークスタイルの実現に繋がる
- 個人情報の取扱いに注意する
- 仕事時間以外の連絡は避ける
- ため口は避ける
- 結論ファーストで質問＆回答をする
以上のように、ビジネスチャット上でのルールやマナーを守るこも大切ですが、その前に、どんな目的でビジネスチャットを使用するのかを社内会議で検討することも重要です。
本記事を参考にビジネスチャットを上手に活用してみてください。
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