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ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとはビジネスでの利用に適応するよう作られたコミュニケーションツールです。近年テレワークなどさまざまな働き方に変化していくなかで、それに対応できる有効なツールとしてビジネスチャットを導入する企業も増えてきています。
本記事ではビジネスチャットを導入するメリットとデメリットをご紹介します。
ビジネスチャットを効果的に活用できれば、気軽で円滑なコミュニケーションが可能になり作業効率アップが可能です。
導入を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。
ビジネスチャット導入による6つのメリット
自由な場所でのワーキングスタイル
ビジネスチャットはインターネット環境さえあれば、社内外どこからでもどの端末からでもアクセスができます。そのため場所や時間を問わないコミュニケーションが可能です。
近年増えてきているテレワークや出張で社外にいる場合にも、リアルタイムな情報の共有が簡単にできるので様々な勤務体系に対応できます。
メールのように宛先を選んだり、一斉送信にしなくてもグループチャット機能でグループを設定しておけば、複数人での情報共有や資料の共有もスムーズに行うことができます。
円滑なコミュニケーションでストレスフリー
ビジネスチャットで気軽なやり取りとりが可能になったことで円滑なコミュニケーションにも役立ちます。
メールだと内容を考えるのに時間がかかってしまい、慣れていないとかえって作業の効率を下げてしまう場合があります。情報量の多いメールのやり取りは送る側も受け取る側も疲れてしまい、メールを作成することも一苦労でしょう。
ビジネスチャットではメールのように堅苦しい挨拶や決まった定型文がありません。簡潔で迅速なやり取りが求められるので、普段の会話をするような気軽なコミュニケーションが可能になります。
作業管理ツール機能で個別管理
ビジネスチャット機能の一つであるタスク管理機能を使えば、効率の良い作業が可能になります。作業ごとにその日にやるべき仕事や進捗を確認できるので納期の漏れやミスを防ぐことができます。
ビデオ機能で自宅がオフィスに
ビジネスチャットには音声やビデオでやり取りができるものもあり、離れた場所から会議や研修などを行う際に役に立ちます。チャットだけでは意思疎通を図ることが難しいためビデオ機能を活用することで、円滑なコミュニケーションやスムーズな業務進行が可能です。
また会議をする際に必要となる資料などを共有できる、ファイル共有機能もあります。情報を簡単に共有できるので、会議や打ち合わせも効率よく進めることができるでしょう。
グループチャット機能でチーム別管理
グループチャット機能を使えばチャット内でタスクの共有や管理が容易にできます。プロジェクトや部署、チームごとにまとまった管理ができることに加えて、場所や人数を問わない自由なコミュニケーションが可能にします。
従来のメール機能では、迷惑メールやメールマガジンなどの関係のない情報が届くこともあり、必要な情報を探すのに時間がかかってしまったり、重要な情報を見逃してしまうリスクもあります。
ビジネスチャットであればメッセージの履歴が残るため、チャット内でのメッセージ検索で簡単に遡ることができます。必要な情報を必要な時に得られることで効率的に仕事が進みます。
高いセキュリティのなかでの情報共有
ジネスチャットでは企業の情報や個人情報のやり取りをすることもよくあるため、情報が流失しないように高いセキュリティが求められています。
基本的なセキュリティ機能として以下の4つの機能があります。
・IPアドレス制限機能
許可された社内ネットワークのみでアクセスが可能なので外部からの不正アクセスを防げます。ですがほかのネットワークを利用した社外からのアクセスはできません。
・端末容認機能
管理者が許可した端末のみでアクセスが可能な機能です。紛失や盗難にあった際も承認を取り消すことができ、情報漏洩を防げます。
・ログ保存機能
操作ログを管理することができ、不正アクセスの特定や故意の情報漏洩を防げます。
・暗号化機能
通信内容を暗号化し万が一ハッキングなどで情報が盗まれても、高度な暗号化で読解不可能なため情報が漏洩することを防げます。
さらに、ビジネスチャットが浸透し情報共有の基盤となれば、従業員が個人的なチャットを使用し会社に関わる情報が漏れてしまうという心配もありません。
ビジネスチャット導入による6つのデメリット
導入コストがかかる
ビジネスチャットを社内に導入しても、浸透するまでには時間がかかります。はじめは研修や周知をする必要があり、全員が使いこなせるようになるまでは時間と手間がかかります。社内の理解度にばらつきがうまれ、情報格差が起こらないように浸透させる必要があります。
対面でのやりとりがなくなる
ビジネスチャットでの手軽なコミュニケーションが増えていくと、対面でやり取りが少なくなっていきます。便利になった半面、社内でのコミュニケーション不足による誤解を招くケースも増えてきます。
文字だけでは感情や雰囲気が伝わりづらく、ニュアンスを100％理解することは難しいので対面のコミュニケーションよりも伝え方を工夫する必要があります。
たとえば、一方的に報告や文字だけの文面にせず絵文字で感情をつけ加えるなど、相手の受け取り方を配慮するようにしましょう。さらに、重要な内容や複雑な話はメッセージだけで終わらせず、ビデオ機能を使用するなど状況にあったコミュニケーションを心がけましょう。
社員へのシステム教育が必要
社員の中では新しいシステムにすぐに対応できる人もいれば、従来のやり方に慣れており変化に対応するのに時間がかかる人もいるでしょう。導入しても社内に定着しなければ教育や研修で割いた手間や費用が無駄になってしまいます。
導入する際は、ビジネスチャットを利用する目的と効果を周知し、積極的に使っていこうとする意識を高めることも重要です。また無料で始められるツールもあるので、まずはグループや部署などに限定し試してみるといいでしょう。
モチベーションをあげるのが難しい
文章をつくるのが苦手な人は伝えたい内容を的確に伝えることができず、進捗や報告の共有がスムーズに出来ないというデメリットがあります。
仕事に慣れていない新入社員や指示を受けないと仕事ができないタイプの人は、上司が近くにいないと業務を効率よく進めることができません。また、テレワークでは上司や仲間が業務を近くでサポートすることが難しく、作業を見てもらうこともできないので従業員のモチベーションも下がってしまう可能性もあります。
大人数での意見交換が難しい
ビジネスチャットを利用し会議や打ち合わせなど大人数での意見交換をすることもあります。しかし人数が増えていくと相手の表情やその場の雰囲気をつかむことが難しく、発言がしづらくなってしまうというケースもあります。
ビジネスチャットでは実際の会議などよりも緊張感がなくなり、なかには他の人に任せ発言をしなくなるという人も出てくる可能性もあります。
ビジネスチャットの導入で仕事の仕方が変わる
本記事を読んでチャットワークについて理解を深められたでしょうか。
ビジネスチャットの導入により、円滑なコミュニケーションが可能になり業務を効率的に進められるというメリットがある半面、さまざまな問題に対するリスク対策も必要となります。
ビジネスチャットの効果を最大限活用するためにも、ビジネスチャットの良い面だけではなく、導入リスクにも注目してみてください。
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