ビジネスメールは書き出しが肝心!注意すべき5つのマナーを紹介

2022/08/09

社内外のやり取りで、ほとんどの方がビジネスメールを使っているでしょう。ビジネスメールで注意すべきなのが、書き出しのマナーです。ビジネスメールの書き出しは「第一印象」を決める要素であり、マナー違反をすると印象を悪くしてしまいます。

そこで本記事では、ビジネスメールの書き出しで注意すべき5つのマナーを例文も交えてご紹介します。ビジネスメールのマナーに不安を抱えている方は、ぜひご覧ください。

ビジネスメールの書き出しで注意すべき5つのマナー

ビジネスメールの書き出しで注意すべきマナーは、主に5つです。1つずつ、例文も交えて順番に見ていきましょう。

マナー1:宛先をしっかり明記する

最初に、宛先をしっかり明記しましょう。「拝啓」などの前置きは不要です。

ビジネスでは1つのメールアドレスを共用するケースも多く、必ずしも意図した相手が読んでくれるとは限りません。また複数の宛先へメールを送る場合、宛先が不明確だと誰に向けた内容なのか分からなくなりがちです。社内外を問わず、確実に相手を特定できる宛先を記載することが重要となります。

社外向けの場合は、「会社名・部署名・役職名・氏名」の順に記載するのが基本です。社内向けの場合は、「部署名・役職名・氏名」の順に記載しましょう。同じ部署でお互いに知り合っている関係なら、部署名は省略して構いません。

  • 【社外向け】〇〇株式会社 営業部 主任 田中一郎様
  • 【社内向け】企画部 部長 鈴木二郎様

マナー2:いきなり本題から入らない

宛先を記載した後に、いきなり本題から入るのはNGです。

分かりやすい文章を書くうえで、結論から書くのが良いとされます。しかしビジネスメールでは、いきなり本題から書くと乱暴な印象を与えてしまいます。社内外を問わず、宛先の後は「挨拶+名乗り」で書き始めましょう。

社外向けの挨拶としては、「いつもお世話になっております」などがポピュラーです。宛先と同様に、名乗る際にも自分を確実に特定してもらえるよう、会社名や部署名を入れる必要があります。社内向けであれば、「お疲れ様です」が無難でしょう。

  • 【社外向け】いつもお世話になっております。△△株式会社 営業部の佐藤三郎です。
  • 【社内向け】お疲れ様です。企画部の山田四郎です。

マナー3:用件を簡潔に記載する

名乗った後には、相手への用件を簡潔に記載しましょう。

経緯を長々と書くと、相手がどうしたら良いか分からずストレスを与えることに。反対に用件を簡潔に記載することで、その後の詳細な内容をスムーズに読み進めやすくなります。

ビジネスメールの用件には、「確認」「相談」「連絡(情報共有)」と様々な種類があります。どのような用件のメールか、ひと目で分かるように記載しましょう。

  • 【確認の場合】先日の〇〇に関して2点確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
  • 【相談の場合】△△の件でご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
  • 【連絡の場合】□□の詳しい情報に関して、本メールにてお伝えさせていただきます。

マナー4:挨拶は相手との関係性・距離感に合わせる

相手との関係性や距離感に合わせた挨拶を選びましょう。

よくある間違いが、先輩・上司に向けて「ご苦労様です」という挨拶。「ご苦労様です」は目下の人に使う言葉のため、失礼にあたります。「お疲れ様です」としましょう。

また社外向けの挨拶も、「いつもお世話になっております」だけではありません。相手との関係性や距離感によって、バリエーションを持たせましょう。たとえば、まだ付き合いが短い顧客に対しては、「大変」などと付けてより丁寧にするのがおすすめです。

  • 【付き合いが短い顧客】いつも大変お世話になっております。
  • 【自社商品のユーザー】いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。

マナー5:「書き言葉」を用いる

ビジネスメールで「話し言葉」はNGです。「書き言葉」を用いるようにしましょう。

よくある間違いが、ビジネスメールで取引先に対して「御社」と使うケース。「御社」は話し言葉であるため、正しくありません。ビジネスメールで相手の会社を指す場合は、「貴社」を使いましょう。

ビジネスメールの書き出しで誤用しやすい話し言葉を下表にまとめたので、ぜひ参考にしてください。

話し言葉(NG)書き言葉(OK)
御社貴社
すみません申し訳ございません
さっき先ほど
ですのでそのため/つきましては

社内でのやり取りには「ビジネスチャット」がおすすめ

ビジネスメールの書き出しには、様々なマナーがあることをお伝えしました。社外の相手とやり取りする際には、ビジネスメールが避けられません。しかし、マナー違反に注意しながらビジネスメールを作成するのは、時間がかかる上に精神力も使います。

社内でのやり取りを効率化するなら、「ビジネスチャット」を活用しましょう。ビジネスチャットは、離れた相手とチャット形式でやり取りができるITツールです。ここでは、社内のやり取りをビジネスチャットで行う2つのメリットを解説します。

メリット1:やり取りに時間がかからない

ビジネスチャットで相手とやり取りする場合、本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信できます。メールのような煩わしさがないため、何往復も続くやり取りでも時間がかかりません。メールのやり取りで発生する無駄をなくすことで、他の業務に使える時間が増えるでしょう。

メリット2:メールほどはマナーが厳しくない

ビジネスチャットの場合、メールほどはマナーが厳しくありません。もちろん言葉遣いなど最低限のマナーはありますが、挨拶を簡単に済ませても問題になることは少ないでしょう。簡易的な確認などのやり取りであれば、マナー違反を気にし過ぎずに済みます。また相手は事前に決めるため、宛先の記載も不要です。

ビジネスメールの書き出しマナーを押さえましょう!

今回は、ビジネスメールの書き出しで注意すべき5つのマナーを例文も交えてご紹介しました。

ビジネスメールでマナー違反をすると、相手からの印象を悪くしてしまいます。特に社外とのやり取りでは、ビジネスメールのやり取りが避けられません。今回ご紹介したビジネスメールの書き出しマナーを押さえておきましょう。

社内とのやり取りであれば、ビジネスチャットを使うのがおすすめです。繰り返しのやり取りでも時間がかからず、業務効率化につながります。ビジネスメールのやり取りに不便さを感じている方は、ぜひビジネスチャットの導入をご検討ください。

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