業務効率を高める!スケジュール管理の考え方とポイント

スケジュール管理と業務効率の関係

仕事は毎日どんどん増やさなければいけません。売上げの確保のためにも、常に変化していきます。その中でただ仕事をこなすなら話は簡単です。しかし、現実的にはどこから対応するか、プライオリティを決めていく必要があるでしょう。プライオリティを見極め、業務効率を高めないと、さまざまな面でロスを生じるからです。

改善のポイントはいくつもありますが、基本となるのはスケジュール管理にあります。業務効率化を進めるのなら、なぜスケジュール管理がひつようとされるか検討を始めてみる必要が出てくるのです。

スケジュール管理ができないとなにが問題か

仕事はいつも同じスケジュールで進みません。内容によって緊急性の高いものもあるはずです。逆に時間をかけてできる仕事もあるでしょう。工数も違いがあり、余裕がない場合も出てきます。予算的な問題が絡むことも珍しくありません。

このように仕事には常に条件が付いてきます。条件がある中で、どのようにやりくりしていくかを考えていかなければいけません。ある意味でパズルのピースを埋めていく作業です。これを細かに繰り返していくと業務効率をアップできます。

ところが、実際にやってみるとそんな簡単なものではありません。なぜなら、仕事は常に動いていきます。新しい仕事が入って、スケジュールを組み替えなければいけないことも出てくるでしょう。緊急性が高い仕事が入っても、無理だから断るという選択肢があるわけではありません。お得意様からいわれたら、仕方なしに受けるケースも出てきます。

もちろん、現場は大混乱です。予定が組まれていたのに、すべてゼロスタートになることさえあります。このような事態の中でも、スケジュール管理ができれば、業務効率化を踏まえて構成を変えられるからこそ、重要度が高いとされてきたのです。

スケジュール管理が苦手な人もいる

不思議なことに、何らツールも使わずにスケジュール管理ができる人もいます。管理者としての資質ですが、なにも使わなくても頭の中で組み立てられるのです。

逆にスケジュール管理が苦手な人もいます。得意な人に対する苦手であって、こちらの方が一般的といってもいいでしょう。複数の予定を組み替えながら、適正な形にしていくのは、容易なことではないからです。特に人間は時間の経過とともに、なにかしら忘れてしまう部分が出てきます。これがスケジュール管理の難しさでもあり、大きなロスにつながるポイントです。

だからこそ、多くの人がどのようなツールを使い、失敗しないようサポートするかを考えてきました。もちろん業務効率化を目指すためですが、納期が間に合わないなど損失につながる失敗を防ぐためです。

スケジュール管理が苦手な人はこんな人

スケジュール管理が苦手な人の特徴はいくつかあります。その特徴を知ると、解決する手段やツールの選定も見えてくるでしょう。

大きな特徴なのは、タスクの整理とゴールの設定です。この2つができていないと、スケジュール管理がうまくいきません。

タスク管理はすぐにわかるポイントです。どのように組み立てるのか、判断がうまくいかない人は、どうしても業務効率も上がりません。タスク管理には重要性の判断の問題も隠れています。なにを優先するべきか、プライマリーバランスが取れない人は、どうしても管理としてつらい思いをするでしょう。

ゴールの設定も重要です。なにをどこまですればいいのか判断できないとスケジュール管理につながりません。締め切りも意味していますが、これで終わりがはっきりとします。このような判断が苦手な人は、どうしてもスケジュール管理がうまくいかないのです。

スケジュール管理を業務効率につなげるために

スケジュール管理をするのは仕事の結果ではありません。業務効率化して結果につなげることが目的です。そのためになにをするべきかが重要になります。

スケジュール管理がもたらすメリット

スケジュール管理ができると、業務効率化につながるのは、必要な時間の判断ができるからです。無駄な時間をとらなくて済むようになるのは分かりやすいメリットでしょう。しかし、予想以上に仕事に時間を取られるかもしれません。そこまで見込んで業務効率をアップするのが、スケジュール管理の重要ポイントです。すべてタイトに詰め込むだけではありません。

普段発生しやすい残業の軽減にもつながります。余裕をもってスケジュール管理をすれば、無理やり残業して終わらせる必要がなくなるのです。もちろん、ゼロにできるわけではありませんが、業務効率が高まり、必要のない残業は削減できるでしょう。これだけでも大きな利益を生み出し、社員のモチベーションも高めます。

スケジュール管理の方法

これまで行われてきた方法には、それぞれメリットがあります。例えば、手帳は誰もが知っているツールでしょう。手帳にどんどんと書き込み、予定を作っていきます。アナログな方法ですが1冊あるとどこでもすぐに確認できるメリットがあるのは今でも変わりません。

しかし、書き加えるということにあまり対応できない方法です。カスタマイズして作る方法もあり方法もありますが、かくことが仕事にならないようにしなければいけません。

似た方法にスプレッドシートやエクセルを使う方法があります。古くから使われてきた方法ですが、今でも多くの人が利用しているはずです。手軽にできる方法で、Googleのスプレッドシートを使えば、情報の共有もしやすくなります。エクセルなら多くの会社や個人でも導入している可能性が高いため、使い勝手も良くなり管理もしやすくなるのは間違いありません。

その反面、スプレッドシートは絶対にだれにも見られない保証があるわけではありません。Googleがリリースしている公共用のツールだからです。

エクセルを見ると、今度は情報共有が苦手です。もともと表計算ツールであって、情報共有のために作られたものではなく、個人のスケジュール管理はできても全体ではなかなかうまくいきません。一長一短が目立つことから、現代的なスケージュール管理として業務効率化が難しくなり、使わないところも増えてきました。特にリアルタイムの状況共有という弱点が目立つことから、新しい方法が必要となってきたからです。

情報共有できるスケジュール管理の手法

リアルタイムで情報を共有できることは、シームレスな活動を実現するために必須条件です。どこにいても、まるで目の前にいるように更新できるようになります。それができるのが、スケジュール管理専用のソフトです。

現在のスケジュール管理ソフトはクラウドシステムがほとんどで、インターネット環境があれば、どこでも利用できるように変わってきました。つまり、場所を問わずいつでもスケジュール管理ができます。それも情報共有が可能となり、業務効率は格段に向上してきたのです。

大きな改革ポイントになってきましたが、それも難しいことではありません。さまざまなサポートも充実してきており、スケジュール管理も簡単になりました。

スケジュール管理も新しい時代

時代の変化により、スケジュール管理は大きく変化し、新しい局面に入ってきています。これもIT技術の変革によるものです。
IT技術といえば、難しいと思うこともあるでしょう。新しいことは知らないからこそ難しく感じます。しかし、現在はユーザビリティも改善され、誰でも使えるシステム構築が必須条件となってきました。すこし学ぶ機会があれば自然と使えるツールも増えてきているため、業務効率改善に向けて、まずは一歩踏み出すことが大切です。

スケジュール共有のメリットを生かす!グループウェアも一緒に

社内でスケジュール共有するメリット

スケジュール共有は、全体に対して大きなメリットが生まれてきます。全員の仕事としてのベクトルをそろえるためにも大きな意味が出てくるからです。さらに効率的に仕事をするためにも、どのような方法をとるか検討していく必要が出てきます。

スケジュール管理によって予定の調整ができる

最近ではグループウェアの利用も進み、スケジュール管理も当たり前となりました。その中で、メンバーの予定の調整が楽になったのは大きな変革でしょう。
ミーティングなどを開くとしても、まずは全員のスケジュール調整が必要です。その上で会場となる場所の予約もしなければいけません。この情報をスケジュール管理ツールなどで進めると簡単に把握できます。
いつだれがいるのか、今どこにいるか、いつ戻ってくるのかも把握できます。セッティングも進めやすくなるため、スケジュール管理を徹底している企業が増えました。
これまでも黒板やホワイトボードを使って把握もしてきたはずですが、リアルタイムの状況を把握するためには、グループウェアなどの組み合わせによりメリットが拡大したのです。

顧客対応の変化

これまで、アナログな方法でスケジュール管理をしてきたところは、顧客から問い合わせがあったとき、担当者がどこにいるのか黒板やホワイトボードを見たでしょう。本日出勤しているか、どこにいったのかを判断してお答えするためです。

ところがこの方法は、現在の状況まで把握できません。リアルタイムで更新するのには適していないからです。席を外していますと答えても、実際に何時に戻れるのか、今どこにいるのかは把握が難しいでしょう。折り返しご連絡をもらっても、また不在という場面も出てくるものです。こうした顧客対応に変化を与えたのがスケジュール管理です。

スケジュール管理がしっかりとしてくると簡単に対応できます。PCから現状をみるだけで、どこにいるのか何時ごろ帰社できるのか現状で連絡可能か判断できるからです。これによって、顧客対応は正確さを増し、ビジネスチャンスを失わずに済むケースが増えてきます。

現状の把握で全体でサポートできる

スケジュールは自分では分かっているかもしれません。しかし、チームとして見ると完全に把握するのは容易ではないでしょう。ここにポイントが隠れています。

例えば、全員でチームの動きを把握していたとします。ボトルネックになっている部分があれば、素早く把握してカバーもできるはずです。ボトルネックの解消が進むと、全体の流れはスムーズになります。個々の負担だけではなく、全体の負担軽減にも役立つからです。

期日の把握も容易になります。締め切りがわかっていれば、それに合わせた行動も可能となるため、足並みがそろいやすくなるのです。うっかりしたことで発生するミスの軽減もできていきます。お互いの状況が把握しやすくなるため、ミスを軽減して自分の負担も軽くできるのです。

全体でサポートすると、個々の問題もクリアできます。効率化へ向けて大幅に影響を与えられるため、スケジュール管理ツールの導入が進んでいるのです。

グループウェアも含めスケジュール共有するメリットのあるツールの選定ポイント

スケジュール管理はツールの導入がカギを握るのは間違いありません。しかし、どんなものでもいいわけではありません。適切なツールの導入が重要となるため、ポイントを押さた判断が必要です。

情報として判断しやすいか

情報を共有するツールとして、見やすくなければいけません。スケジュール管理ツールを導入する理由の一つとして、情報の可視化が挙げられます。だれが見てもすぐにわかる情報として提示できないツールであれば、機能として問題が発生します。

いつどこでだれが見ても情報の内容が判断できるUIを備えていることも条件です。例えば外出先で見たときに分かりにくいといったツールでは役に立ちません。現在では外出先でタブレットなどで確認するのは当たり前となりました。スマホを使って判断する場合もあるでしょう。どのようなツールでも同様な判断ができる情報の見やすさを提供してくれることは、スケジュール管理ツールを導入するポイントです。このメリットが低いツールだと将来的に機能不全に陥ります。

操作がわかりやすくストレスを感じないこと

どんなに優れた情報を提供してくれるツールだとしても、操作が難しく時間がかかればメリットが薄まります。大事なことはスケジュール管理による結果をうまく活用することで、スケジュール管理ではないからです。操作が難しく時間がかかるようでは、スケジュール管理ツールを使うことが仕事となりかねません。

操作が難しくストレスが溜まると、そのうち使わなくなる可能性も考えなければいけません。だれかが使わなくなれば情報共有の有効性が失われていきます。メリットがどんどんとなくなっていくと、加速度的に廃れていくものです。

どんなに高機能でも使いにくいツールは、このようなうく憂き目に遭うと考えて間違いありません。これではイニシャルコストも無駄になります。

どこでも使えるフレキシブルな入力

どこでも更新できるフレキシブルな対応も必要です。例えば外出先でタブレットを使い確認できるだけでは情報共有の精度が高まりません。どこでも同じような条件のもと入力できるシステムが必要だからです。

外出先でスケジュールに変更が生まれたとき、情報共有できることは大きなメリットを生み出します。ところが入力できない状態となれば、この情報はだれも共有できません。電話で連絡しだれかに入力してもらう状況が起きれば、その人の業務負担が増えます。対応も遅くなり、結果としてツールの有効性が下がる状況です。

そのためには当然クラウド化されたツールである必要があります。他のツールとの連携を取るため、グループウェアの導入も必要になるでしょう。スケジュール管理によるデータをさらに有効活用できるからです。結果としてスケジュール管理したことが他へのメリットへ繋がります。そのためにも常にフレキシブルな対応ができなければいけません。自社のサーバーよりもクラウド化された状態の方が安定性も高められる可能性が出てくるからです。

業務に対して適切なツールであること

最も大事なことは自社の業務内容に対しスケジュール管理ツールがあっていることです。例えば常にいろいろな案件で立ち回る必要があり、補足情報が大量に必要だとすれば入力できないツールは役に立ちません。

他にもさまざまな項目が出てくるでしょう。まずは自分たちが必要な情報を整理し、なにを入力したいのか考えてみます。その結果ツールが対応できるかどうかを判断するのです。どんなにメリットがあるツールでも途中で変更をすると、大きな負担がかかります。業務がサスペンドするような状況さえ生まれるので、慎重に選んでいきましょう。

スケジュール管理のメリットを最大に生かす

スケジュール管理ツールを使うとさまざまなメリットが生まれてきますが、この情報をただ使っているだけでは意味がありません。大事なことは経営に情報を活かす段取りをすることです。その段取りのためにグループウェアとセットにすると良いでしょう。スケジュール管理ツールで得られた情報を、他のツールと共有しやすくなるからです。

いろいろな情報が飛び交う中、ただ見える化するだけではなく効率的に活用するためにはさまざまなツールの選定が必要です。うまく組み合わせなければ、デジタル化したところで効率が上がるとは限りません。要件定義をしっかりと立て、有効なツールと活用方法を見つけていきましょう。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

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