業務効率化するなら紙の使用量を削減すべき!理由やポイントを解説

2022/05/09

ビジネスの様々な書類を扱うために、多くの紙を使用している日本企業は少なくありません。紙の書類には、オフラインでも利用できるなどのメリットがあります。その一方で、現代のビジネスでは業務効率の低下を引き起こす要素にもなっています。

業務効率化を実現するなら、多くの紙を使用する業務のあり方を見直し、紙の使用量を削減すべきです。そこで本記事では、紙の使用量削減が業務効率化につながる理由や、実現のポイントをご紹介します。紙の書類に効率の悪さを感じているビジネスパーソンは、ぜひご覧ください。

紙の使用量削減が業務効率化につながる5つの理由

なぜ紙の使用量を削減することが、業務効率化につながるのでしょうか。まずは、5つの主な理由について解説します。

理由1:印刷や処分の手間が減るため

業務の書類を紙で用意する上で、どうしても印刷の手間は避けられません。自席のパソコンで印刷ジョブを実行しても、必ずコピー機の場所まで移動する必要があります。また、書類が不要となった場合には、シュレッダーにかけて処分しなければならないのも面倒です。

こうした手間は書類1つずつに対して生じるため、紙の使用量が多いほど社員の時間も奪われてしまいます。反対に紙の使用量が少なければ、印刷や処分のために余計な時間を奪われずに済みます。つまり、紙の使用量を削減すれば、社員がより効率的に業務時間を使えるようになるでしょう。

理由2:手書きや捺印が不要になるため

申請書だと、社員の手書きや捺印が必要となることも多いでしょう。こうしたアナログな作業は、失敗すると訂正が大変なだけでなく、最悪の場合もう一度印刷する羽目になることも。また、後から記載内容を変えなければならないケースでは、再印刷がほぼ必須です。

その点、書類を電子データ化しておけば、申請書であっても手書きや捺印が不要となります。手書きや捺印に失敗して再印刷する必要も当然ありません。後から内容が変更になっても、電子データを変更するだけで良く、余計な作業が発生しないのです。

理由3:文書が使いやすくなるため

繰り返し使う紙の書類は、棚などに保管しておかなければなりません。そのため、書類を使うたびに保管場所から出したり戻したりすることとなり、手間がかかります。面倒だからと自席に放置すれば、書類が紛失してセキュリティ事故につながるケースもあるでしょう。

その点、書類を電子データ化しておけば、棚などに保管する必要がなくなり使いやすくなります。必要な書類にオンラインでアクセスできるため、申請書を手渡しする必要もありません。会議資料も電子データ化すれば、全員に紙の資料を配る必要がなくなり、会議をスムーズに進められるでしょう。

理由4:管理の負担が減るため

紙の使用量が多いと、用紙やインクの消費スピードも速くなります。用紙やインクを切らさないように頻繁なチェックが必要となり、備品管理の負担は大きくなるでしょう。また機密文書については、破損や紛失のリスクを低減するために定期的な棚卸しも必要です。

その点、電子データ化により紙の使用量を最小限にすれば、備品管理や棚卸しといった管理の負担を大幅に減らせます。用紙やインクの発注頻度が減ることはもちろん、棚卸しもオンラインで簡単に実施可能です。紙の書類で継続的に生じる管理の負担が減らせるのは、大きなメリットといえます。

理由5:テレワークを導入しやすくなるため

政府が推進していることもあり、現在ではテレワークが業種を問わず広がっています。しかし、紙の書類はオフィスワークでしか扱えないため、テレワークの導入時に障壁となるのです。紙の書類を頻繁に扱う職場では、部分的なテレワーク導入でも様々な支障が生じるでしょう。

その点、業務で扱う書類の大半を電子データ化しておけば、テレワークを導入しやすくなります。書類をオンラインで扱えるため、オフィスにいなくても業務に支障が出ません。オフィスワークの無駄をなくして業務効率化できるだけでなく、通勤による社員の負担も軽減できます。

紙の使用量を削減して業務効率化するための3ポイント

では、どのように紙の使用量を削減すれば良いのでしょうか。紙の使用量を削減するための3ポイントについて、順番に解説します。

ポイント1:目的を明確にする

ただ「紙の使用量を削減してください」と社員に伝えても、目的が分からなければ足並みはそろいません。なぜ紙の使用量を削減する必要があるのか、目的を明確にして全社的に共有しましょう。そうすることで社員の理解を得やすくなる上に、目的を達成するための具体的な施策も見えてきます。たとえば「テレワークによる業務効率化」が目的なら、テレワークで必須となる書類を優先的に対応すべきと判断できます。

ポイント2:電子データ化する書類を明確にする

電子データ化できる書類は、「e-文書法」の4要件(見読性・完全性・機密性・検索性)によって規定されています。たとえば緊急時のマニュアルなどは、オフラインでも閲覧可能な紙であることが求められるでしょう。全ての書類を電子データ化できるわけではないため、どの書類を電子データ化するか明確にすることが大切です。

ポイント3:ITツールを活用する

紙の使用量を削減する上で、ITツールの活用による書類の電子データ化が欠かせません。電子データ化する書類ごとに、どのようなITツールを用いるか検討する必要があります。テレワークに対応するためには、オフィスでなくても使える「クラウド型」のITツールを選びましょう。次の記事では、ITツールの導入前に決めるべきことをご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

紙の使用量を削減するなら「グループウェア」がおすすめ

今回は、紙の使用量削減が業務効率化につながる理由や、実現のポイントをご紹介しました。

紙には紙の良さがあるものの、現代のビジネスでは課題の方がよりクローズアップされています。特に最近ではテレワークが普及しているため、オフィスワークが前提となる紙の書類は大きなネックです。現代のビジネスで効率的に書類を扱うなら、やはりITツールによる電子データ化が求められます。

とはいえ、多くのITツールを導入すればコストが増大してしまいます。コストを抑えたい企業には、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは、情報共有や業務効率化に役立つ多くの機能を兼ね備えたITツールで、幅広い業種で利用されています。

電子マニュアルを作成できる「社内Wiki」、申請書をオンライン化できる「ワークフロー」など、紙の使用量削減に役立つ機能が豊富です。グループウェア「アイポ」なら、リーズナブルな月額料金でスピード導入できます。紙の使用量を削減したい方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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