業務効率化は工夫次第!全ビジネスパーソン必見のアイデア3選

2022/01/05

昨今のビジネスでは、業種を問わず「業務効率化」の重要性が高まっています。しかし、具体的にどうやって業務効率化すれば良いか分からず、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

ビジネスは、工夫次第で業務効率化が可能です。そこで本記事では、業務効率化につながるビジネスの工夫をご紹介します。業務に無駄が多いと感じるビジネスパーソンは、ぜひご覧ください。

業務効率化につながるビジネスの工夫3選

早速ですが、業務効率化につながる3つの工夫をひとつずつご紹介します。

その1:メールのフォルダ仕分け

主にクライアントとのやり取りでは、メールを用いるケースがほとんどでしょう。問い合わせや依頼事のメールであれば、求められている対応を行う必要があります。しかし1日に多くのメールが送られてくると、どのメールが対応済みか分からなくなることもありますよね。

こうした問題を解消するには、「対応済み」などのフォルダを作成して仕分けるのがおすすめです。対応が完了したメールは作成したフォルダに移動すれば、元の受信ボックスに残っているメールが残件だとひと目で分かります。結果として、メールの確認にかかる時間の短縮につながるでしょう。

その2:ショートカットキーの活用

パソコン作業では、ショートカットキーを活用することで大幅にスピードアップできます。便利なショートカットキーをピックアップしたので、ぜひ参考にしてください。なお、トップシェアのパソコンOSであるWindowsを対象にしています。

キー操作
Ctrl + Cコピー
Ctrl + V貼り付け
Ctrl + X切り取り
Ctrl + A全選択
Alt + Tabウインドウ切り替え
Windows + Dデスクトップ表示
Windows + Eエクスプローラ起動

その3:クリップボード拡張ソフトの活用

パソコン作業を効率化する上で欠かせないものが、コピーアンドペーストです。しかしクリップボードには通常、1件ずつしかコピーできません。大量のデータをコピーアンドペーストしようとすると、細かい作業により手間やミスが発生しやすくなります。

コピーアンドペーストを効率化するなら、「Clibor」などの「クリップボード拡張ソフト」を活用するのがおすすめです。クリップボードに複数のデータを保持して、好きなものを選んでペーストできます。コピーアンドペースト作業をスピードアップすることで、業務効率化につながります。

ビジネスで業務効率化する最短ルートは「ITツールの活用」

こうした工夫をビジネスに取り入れることも、業務効率化につながるでしょう。最短ルートで業務効率化したい方には、ITツールの活用をおすすめします。ITツールは、パソコンやスマートフォンで使える業務効率化に役立つツールです。

ここでは、業務効率化におすすめのITツールを3つご紹介します。ITツールの活用シーンをより幅広く知りたい方は、次の記事も併せて参考にしてください。

ITツールを導入して業務効率化!企業での活用シーンを5つご紹介

スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、カレンダー形式でスケジュールの管理・共有が行えるITツールです。パソコンやスマートフォンで利用できるため、ホワイトボードのように移動する必要がありません。また、Excelのようにカレンダーや予定の体裁を整える必要もなく、スケジュール管理を効率化できます。

Webブラウザさえあれば、自分やチームメイトのスケジュールを簡単に把握することが可能です。チームとしての業務効率化につながるのはもちろん、リモートワークにも対応できます。スケジュール管理はビジネスの基本であるため、業種を問わず導入したいITツールです。

アイポの「スケジュール管理ツール」

タスク管理ツール

「タスク管理ツール」は、自分やチームメイトのタスクをオンラインで管理・共有できるITツールです。タスクの優先度や進捗率がバーで可視化され、状況がひと目で分かります。着手すべきタスクを正確に判断しやすくなり、効率よくタスクを遂行できます。

アイポの「タスク管理ツール」

ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、オンラインで任意の相手とチャットができるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押すだけで相手とやり取りできるため、メールのような手間がかかりません。文字データとして残るため電話よりも確実で、リモートワークにも便利です。

アイポの「ビジネスチャット」

ITツールを導入して、業務効率化を成功させましょう!

今回は業務効率化につながるビジネスの工夫や、おすすめのITツールをご紹介しました。ビジネスは工夫次第で、業務効率化できます。今回ご紹介したアイデアを参考にして、業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

アナログ業務が多い職場の場合は、ITツールを導入することをおすすめします。ITツールの中でも、先ほどご紹介したITツールの機能を全て兼ね備えた「グループウェア」がおすすめです。グループウェア「アイポ」であれば、自社サーバーが不要で、低コストな月額料金でスピーディーに導入できます。

ビジネスの無駄をなくして業務効率化したい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

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