こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ホワイトボードや紙の書類などを用いたアナログ業務には、さまざまな無駄が潜んでいます。こうした無駄をなくして業務効率化するために、多くの企業がデジタル化に取り組んでいます。とはいえアナログ体質な企業では、まだまだ多くのアナログ業務を抱えているでしょう。
「アナログ業務に慣れているから、デジタル化は不要」と考えている方もいるかもしれません。しかし、アナログ業務をデジタル化する目的は、業務効率化だけではないのです。ビジネスをより良くしていくためには、デジタル化の目的をしっかり理解することが求められます。
そこで本記事では、アナログ業務をデジタル化する目的についてお伝えします。多くのアナログ業務を抱えている企業の方は、ぜひご覧ください。
目次
アナログ業務をデジタル化する5つの目的
アナログ業務をデジタル化する目的は、主に5つです。それぞれについて、順番に解説します。
業務効率化
多くの企業がデジタル化に取り組む最大の目的は、やはり業務効率化でしょう。アナログ業務では作業場所が限定されるため、無駄な移動が発生しがちです。たとえば、ホワイトボードに書き込むには定位置まで、紙の書類を印刷する際はコピー機まで移動しなければなりません。
また、アナログ業務だと作業が冗長になりやすいのも課題です。たとえばホワイトボードに書き込む場合、同じ文言が複数回登場したとしても、逐一手書きすることになります。アナログ業務だと作業量が増大になり、ミスも発生しやすくなるでしょう。
デジタル化することで、アナログ業務の無駄やミスをなくして業務効率化できます。パソコンで使えるITツールを使えば、自席から移動せずに作業が行えます。また、繰り返しの文言はコピーアンドペースト機能を活用して、大幅に時間短縮することが可能です。作業量を削減することでミスも抑止できます。
チームワークの向上
アナログ業務だと、情報共有する際にも制約が多いのです。たとえば紙の書類に書かれた情報は、書類を直接相手に渡さないと共有できません。書類を棚に保管する場合、必要な情報を得るためには書類を探す手間が生じます。このように情報共有が非効率的だと、チームの連携もスムーズにいきません。
その点アナログ業務をデジタル化すれば、情報をオンライン管理できます。チームメイトの情報にも自分のパソコンでアクセスできるため、スムーズな情報共有が可能です。チーム内の情報共有が活性化することで、チームワークの向上にもつながります。
ペーパーレス化の実現
アナログ業務の中でも、紙の書類を用いる業務はコスト面での無駄が多いといえます。用紙やインクなどの物的コストに加えて、印刷や文書管理、廃棄などの人的コストも生じるのです。前述した情報共有のしづらさもあるため、ビジネスではペーパーレス化の実現が重要課題となります。
ペーパーレス化の実現には、紙の書類を用いる業務のデジタル化が欠かせません。デジタル化すれば情報を電子データとして管理でき、紙の書類を印刷する必要がなくなります。ペーパーレス化によりコストを削減できることはもちろん、情報の再利用性が高まり業務効率化にもつながるでしょう。
社員のスキルアップ
企業の人材育成では、上司から部下へ対面で指導することも大切です。とはいえ、現実的には上司の負担が大きくなるため、マニュアルを活用して人材育成を省力化することが多いでしょう。しかし、紙のマニュアルでは手に取って必要なナレッジを探さなければならず、スムーズな学習ができません。
こうしたマニュアルも、デジタル化すればオンラインで作成・共有することが可能です。全ての社員がパソコンで有用なナレッジにアクセスできるため、スキルアップの促進につながります。マニュアルの更新や修正も容易で、一つのマニュアルを複数人で同時に閲覧することも可能です。電子化すれば、ナレッジ共有が活性化するでしょう。
働き方の多様化
アナログ業務は、基本的にオフィスでしか作業が行えないのが難点です。最近では、通勤をなくして時間を有効活用できるテレワークの導入が広まっています。しかしアナログ業務がネックになり、テレワークを導入できないという企業も多いのではないでしょうか。
アナログ業務のデジタル化は、働き方の多様化にもつながります。クラウド型のITツールを使えば、社内ネットワークを経由せずに情報共有やコミュニケーションができます。テレワークを導入しやすくなるのはもちろん、外回りの仕事でもスマートフォンで情報共有でき、より快適になります。
アナログ業務をデジタル化するなら「グループウェア」がおすすめ
アナログ業務をデジタル化するためには、ITツールの活用が必要不可欠です。しかしITツールの種類は多岐にわたり、沢山の製品を導入するのではコストがかかります。そこでおすすめなのが、情報共有やコミュニケーションに役立つ多くの機能を兼ね備えた「グループウェア」です。
ここでは、アナログ業務をデジタル化するのにおすすめのグループウェアの機能を3つご紹介します。
カレンダー機能
「カレンダー機能」を使うことで、オンラインでのスケジュール管理・共有が可能です。カレンダー形式でチームメイトの予定を把握しやすくなり、チームワーク向上につながります。また、予定の追加や変更が専用インターフェースですばやく行えるため、業務効率化も期待できます。スケジュール管理はどのビジネスにも欠かせないので、まず活用したい機能です。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」を使うことで、離れた社員とチャット形式のやり取りが可能です。本文を入力して送信ボタンを押すだけで、相手にすばやくメッセージを送信できる魅力があります。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、テレワークや外回りの仕事にも対応できます。
社内Wiki
「社内Wiki」を使うことで、社内のナレッジをオンラインで蓄積・共有できます。表や画像の挿入、フォント調整に加えて、ナレッジ同士の関連付けも行えるため、わかりやすくナレッジを整理することが可能です。紙のマニュアルをオンラインに移行することでペーパーレス化を実現でき、コスト削減につながります。
まとめ｜アナログ業務をデジタル化して、より良いビジネスを！
今回はアナログ業務をデジタル化する目的や、おすすめの方法としてグループウェアをご紹介しました。
アナログ業務をデジタル化することで多くの目的が達成でき、ビジネスがより良いものになるでしょう。デジタル化を実現するためには、ITツールの活用が鍵となります。ただし適切な製品を選ばないと、期待したほどの費用対効果が得られないこともあります。
デジタル化の取り組みにおける費用対効果を高めるなら、多機能なグループウェアの導入がおすすめです。自社に必要な機能や使いやすさを検討して、導入を進めましょう。アナログ業務から脱却したい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
