ビジネスコミュニケーションを意識することは、仕事における様々なメリットをもたらします。本記事ではビジネスコミュニケーションについてご紹介していきます。
目次
ビジネスコミュニケーションとは？
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスで活用されるコミュニケーションのことです。商談や職場でのやり取りで発生する会話などが該当します。ビジネスコミュニケーションが上手く理解できていないと、仕事上の障害が増えてしまう恐れがあります。
ビジネスコミュニケーションの目的や重要性
ビジネスコミュニケーションの目的は、相手との情報共有にあります。例えば、ビジネスにおいてはチームプロジェクトであったり、他の社員と協力して行うタスクが存在します。そのような際にしっかりとお互いの共通認識が持てていれば、仕事における食い違いなどを減らすことが出来ます。これは顧客相手でも当てはまることです。
コミュニケーションの種類
ビジネスコミュニケーションにも当てはまる、コミュニケーションの種類は主に2種類あります。
言語コミュニケーション
言語コミュニケーションとは、実際に言葉や言語を用いたコミュニケーションの方法です。会話を想定した場合、ここでは伝える力や質問する力が問われます。分かりやすい内容となっているか、相手がちゃんと理解できているかなどが重要となってきます。
非言語コミュニケーション
非言語コミュニケーションとは、実際の言葉や言語を使わないコミュニケーションです。相槌や仕草などが当てはまります。例えば、相手が話している際にほどよく相槌を打つ、しっかりと相手の方向を向いて座っている、といったように、こちらが喋っていなくても相手に誠意を見せることができます。
ビジネスコミュニケーションを必要とする場面
ビジネスコミュニケーションはどんな時に使うのでしょうか？
顧客とのやり取り
仮に、自分がものを売るセールスマンだとしましょう。自分の商品を顧客に買ってもらうためには、会話ややり取りの中で、商品の利点や素晴らしさを的確に伝える必要があります。また、顧客目線に立って、顧客が欲している情報を伝えることも重要です。
リマインド
リマインドとは、業務上必要な情報を通知することです。この際に、忘れてはいけない業務や、必要な業務が何なのか、具体的に伝える必要があります。自分がわかる内容ではなく「相手が理解できる」内容であることが大事です。何か1つでも情報が欠けていると、間違った解釈をされかねないため、伝えるべき情報を洗い出して全て伝えるようにしましょう。
ミーティング
ミーティングで設定された目標や方向性を決めるために、様々な話し合いがおこなわれます。しかし、ここでもビジネスコミュニケーションを意識する必要があります。参加メンバー1人1人に平等に発言の機会を設けるなどして、誰か一人が喋りすぎたりしないように気をつけましょう。
トラブル対応
顧客からのクレームなど、トラブルが生じた際は、ビジネスコミュニケーションを意識すると良いでしょう。相手の発言から、相手が何に対して怒っているのかを見極め、適切な対応をとるよう心がけましょう。また、対面やビデオ会議でのトラブル対応では、深く頭を下げるなどして、相手に誠意を見せることも一つの方法と言えるでしょう。
ビジネスコミュニケーションのスキル
ビジネスコミュニケーションに必要なスキルをご紹介していきます。
聞く力
ビジネスコミュニケーションでまず何より大事な力が「聞く力」です。この力は部下や上司関係なく必要なスキルです。管理職以上の方であれば、部下の発言をさえぎらず、まずは最後まで聞いてあげることが重要です。
自分の話を途中でさえぎられてしまうと、部下は不安になってしまいます。普段から上司が部下の話をさえぎっていれば、部下はそのうち上司と話したり、相談に行くのをためらうようになってしまい、職場での人間関係が悪化してしまいます。人間関係が良くない職場では、問題ごとが起きやすくなるため、そのような事態は避けたいところです。
また、話を聞く時の姿勢にも気を配りましょう。部下だからといって腕や足を組んで横柄な態度でいると、相手も話しづらくなってしまいます。これは非言語コミュニケーションの一部で、相手がどんな役職であれ話を聞く姿勢は意識すると良いでしょう。
相手の話でわからないことがあれば、一旦話を最後まで聞き終えてから質問するようにしましょう。「今の話を聞いて、こうこうこういう感じで理解したんだけど大丈夫？」と一度確認することで、相手との認識のズレを防ぐことにも繋がります。
質問する力
相手の話が分からなかった場合、質問することで認識のズレを確認することができます。質問の際は「誰が、いつ、どこで、何を、何故」がわかるように心がけましょう。「このタスクなんだけど、期限は来週までだっけ？担当は〇〇さんだよね？」「明日の会議室なんだけど、あそこの部屋で良かったな？」といった感じです。
伝える力
ビジネスコミュニケーションで必要なスキルの3つ目は「伝える力」です。相手の話を理解することは重要ですが、こちらの意図も分かりやすく伝えることが大事です。相手の発言を理解したうえで、要望などがあれば適切に伝えることが重要です。
また、物事を伝える際にも非言語コミュニケーションは有効です。声のトーンであったり表情を駆使することで、それがどれほど緊急なものなのか、どれほど重要なものなのかなどをあらわすことが可能です。
ビジネスコミュニケーションを上手くおこなうコツ
ビジネスコミュニケーションを活かすためのコツをご紹介していきます。
人の話は極力否定しない
ビジネスの場でコミュニケーションをおこなう際は、相手の話を極力否定しないようにしましょう。反論がある場合も一旦最後まで話を聞き、賛同する部分などは素直に賛同することで、相手からの反感を最小限に抑えることが出来ます。
ホウレンソウは欠かさずに
報告・連絡・相談の「ホウレンソウ」はもはや一般常識となりつつありますが、それ故に実際におこなっている人は、意外にも多くは無いように思えます。例えば業務をこなしていて分からないことがあっても、チームメンバーに相談せず推測で進めてしまう場合があるかと思います。
しかしその結果、自分と他のメンバー間で認識の違いがあり、仕事のやり直しなどに繋がってしまうのです。リモートワークでは対面の機会が減る分コミュニケーションも無くなりがちなので、この機会にホウレンソウをもう一度意識してみると良いでしょう。
身だしなみをチェックする
ビジネスの世界においては、身だしなみも立派な非言語コミュニケーションになりえます。当たり前の話ですが、大事な顧客との商談に、よれよれのスーツで髪もボサボサな状態で行けばどうなるかわかりますよね。
身だしなみを整えることで「自分はやる気がありますよ」というメッセージを送ることができます。営業職など、顧客との対面や会話の機会が多い役職は、特に気を付けておくべきでしょう。
ビジネスコミュニケーションを活かそう
ビジネスコミュニケーションは、一般的なコミュニケーションの延長です。普段から人とのコミュニケーションを意識しておくことで、ビジネス
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