仕事にはチャットが便利なわけ!電話との違いを明確にする

業務用チャットは便利?仕事での電話との違い

仕事では円滑にコミュニケーションをとれるツールが必要です。素早くコンタクトできるツールは、仕事にとって必要不可欠といっていいでしょう。スピードはなによりも重要な要素になるからです。

仕事では業務用チャットが便利であるといわれるようになりました。スピード感のあるビジネスには欠かせないとされてきているのです。

しかし、すべての面でチャットだけが優位になるわけではありません。これまで使われてきた電話となにが違うのか、どの点において利用すべきかを明確にすることが便利に使っていくために必要なポイントです。

電話は仕事に不向きなのか

これまでは仕事の連絡といえば電話が使われてきました。紆余曲折を経て、ビジネス用の業務用チャットが普及してきたのは周知の事実です。電話よりチャットが便利とまでいわれるようになりました。しかし、現実には電話はなくなっていません。現在でも重要なツールとして活用されています。コミュニケーション手段として不要になったわけではないからです。

電話のメリットはなにかといえば、どこにでもあるということです。仕事用としてオフィスに電話がないというのはまずないでしょう。スマホもそのひとつです。企業として社会的信用の部分で電話がないというのは、現代でもありえません。それほど連絡方法として確立されているものが電話です。

電話のデメリットは、コミュニケーションが1対1になる点にあります。いろいろな対策方法も開発されましたが、基本的に同時に多数の利用を想定していません。複数の人とのコミュニケーションは苦手です。

電話には記録の問題もあります。録音はできますが、見た目でわかる形で記録を残せません。たいした用事でもないときに電話をとると仕事の手が止まるのも問題です。話すタイミングにもよりますが、フレキシブルには使えないのです。

セキュリティの面でも問題があります。しゃべっている内容は、周りの人に筒抜けになるからです。電話先の相手の声は聞こえなくても、ある程度の情報は洩れるでしょう。声を潜めたとしても、聞かれる可能性があることに変わりはありません。オフィス外で電話しているときにはさらに大きな脅威となります。

仕事でチャットが使われてきた背景

仕事で業務用チャットは便利なため使われてきました。なにが便利だったのか、電話のデメリットを解消できるかがポイントです。

チャットは速度で見れば、電話にはかないません。意思を伝えるためには、タイピングの速度が関係するからです。タイピング速度が遅いと意思伝達に時間が掛かります。逆にこれがセキュリティのポイントになるでしょう。その場で話をしてもモニターに映る文字情報だけです。

声が聞こえて情報が漏れる可能性はありません。情報伝達に時間が掛かることで、その間にほかの仕事をすることもできますしメモを取る必要もなくなります。世の中で言った言わないのトラブルは絶えませんが、チャットにログとして残るので安全です。

連絡したい相手をチャットメンバーに入れておくことで連絡しやすくできるのが基本的な機能です。業務として1対1にもできますし、メンバーとしての連絡もできるようにできるので、仕事として活用の幅が広がりました。プロジェクト単位などで記録も連絡もできる。この機能の広さがチャットの生命線ともいえるでしょう。

チャットの欠点と解決

チャットの欠点は速度の遅さだけではありません。いろいろな解決方法が模索され、電話との統合も図られてきました。最大の欠点は情報伝達までの速度ですが、現在は音声通話機能をプラスすることで解決の道を作っています。画像や動画、画面の共有などもできるようになり、電話よりも情報を伝達しやすくなりました。

費用が掛かるのも欠点です。仕事用として使われているチャットは無料版として試供版がリリースされていても、利用者が拡大するにつれて有料にしなければいけないでしょう。この費用負担が大きなものになるのは確かです。

電話は信用情報として必要な側面もあり、費用負担の方向性がチャットと違います。この負担をペイできるだけの能力と利用価値が見出せるかが、チャット選びの大きなポイントになるでしょう。電話の場合には、通話料金がランニングコストにあたります。電話の基本料金とプラスして比較して検討すると判断しやすくなります。

最大の欠点になるのは環境整備です。チャットを導入して活用するためには、どうしてもPC環境が必要になります。タブレットやスマートフォンでもできますが、本来の機能を生かすためにはPCが必要であり、社内インフラの整備も欠かせません。DX化を推進している事業なら負担はそこまで大きくなりませんが、チャットだけで事業を改革するのは難しいのです。

仕事でチャットを便利に活用するためには

チャットを仕事で生かすためには、さまざまなことを理解していかなければいけません。便利なだけではなく、どのような組み合わせを模索するべきかなど、単独では見えないこともたくさん出てくるからです。電話もそのひとつで、メリットを組み込んでいく必要があります。

仕事としてのチャットの脆弱性

仕事としてみた場合、チャットもデジタル的な手段のひとつでしかありません。デジタル的なという部分で、不正アクセスなどによる情報漏洩の危険性を考えなければいけないでしょう。チャットでは多くの情報を残せます。この情報は社外秘なものも出てくるはずです。

組み合わせたことによって大きな問題になる情報も含まれてきます。特にIDやパスワードといったことがやり取りされていると、漏洩すれば一発で大きな被害を出す可能性があるのです。

不正アクセス防止の方法はいろいろとあります。うっかりとIDやパスワードといったことを出さないというだけではありません。ヒューマンエラー的な部分を含め、漏洩を防ぐ枠組みや考え方も作らないといけないからです。USBなどの外部メモリーの取り扱いも含め、社内教育を進めることがセキュリティを高める基礎となります。

ツールの使い分けは効率の妨げ

仕事としてさまざまなツールを使う時代となりました。その中でチャットに関しても使い勝手に違いが出てきています。大事なことはツールの使い分けです。自分が使いやすいツールを使うことは効率的です。しかし、組織で見れば余計なツールを持ち込むのは非効率なことになります。

使えるのはごく一部であり、ほかのツールとの関連性や親和性の問題が出てくるからです。情報共有の妨げになり、せっかくの良さを打ち消してしまう可能性が高いため、個人的な理由によるツールの使い分けは防ぐ必要があります。

情報共有という面では、さまざまなツールとの同時進行もチャットでは重要です。スケジュール管理などのツールを使いチャットとうまく組み合わせれば、業務効率を高められます。ほかのツールを入れるとシステム上の連携のもとりにくくなるため、早い段階から連携させていくのがポイントです。

電話や代替え技術との共存

チャットはどんなに便利であっても、単独での使用には限界があります。だからこそ、さまざまな技術が追加され広がってきました。電話の代わりと考えると、どうしても否定的な部分が出てきますが、実際には両方大事なツールです。チャットはインターネット回線がつながらなければ使えません。サーバーに不具合が生じたときにも連絡がつかなくなります。

逆に電話はインフラとして広く整備されてきました。不測の事態が起きたときでも、安定性という部分では電話は重要な立場にあるのは変わりません。チャットでもボイスチャンネルなどの方法を使って電話の代わりを作ってきました。

それほど音声によるコミュニケーションは大きな役割を持っているのです。つまり、どちらかがあればいいわけではなく、仕事してはどちらもうまく活用していくべきでしょう。お互いをうまく補完できればビジネスの幅を広げるからです。

ツールを便利に活用することが将来につながる

チャットもツールのひとつです。大事なことは使いこなすことであって、単純に良し悪しを議論することではありません。組織としてどのような活用ができるのかを想定し、効率的な運用を模索するのが大切です。

チャットだけがいいわけでもなく、電話が悪いわけでもありません。業務と同じで、メリットをうまく活用することが大切です。ツールは便利ですが使いこなしてこそ意味が出てきます。スケジュール管理なども組み合わせながら、うまく使っていきましょう。

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