社内コミュニケーションのツールとして注目されているビジネスチャットは既に多くの企業で導入されています。なぜならただのコミュニケーションツールとしてだけでなく、作業効率化にも効果があるからです。
そしてビジネスチャット機能は教育機関でも役立つ便利なツールとなります。
この記事では、ビジネスチャットツールを教育機関で導入する際のポイントと基礎知識を紹介します。導入を検討しているならぜひ参考にしてみて下さい。
目次
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットは、ビジネスで使用することを目的としたコミュニケーションツールです。
ビジネスチャットはメールよりもスピーディーにやりとり出来ることが最大の特徴で、やりとりを簡素化し情報共有力を高めます。
結果、作業効率化や生産性向上を図れるため、リモートでの活用機会が増えています。
ビジネスチャットを教育機関で導入するメリット
LINEなどの個人向けチャットツールではなく、ビジネスに特化したビジネスチャットを教育機関で導入する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか？ここではビジネスチャットツールの具体的なメリットを紹介していきます。
記録を残しやすい
ビジネスチャットのやりとりは音声ではなくテキストです。
グループに登録した相手一人一人とのテキストチャットはもちろん、グループ内でのチャット、さらに交わされた内容のタグ付けや検索まで行う事ができます。
そのため、ささいなやりとりであっても文字で記録に残り、言った言わないなどのトラブルを避けることができます。
また、大学ゼミ内での情報引継ぎにも役立ちます。
過去のログや電子ファイルのやりとりも全てグループ内に残っているため、ゼミ内で行われた学生や教員との古いやりとりを抑えつつ、新しい情報を時系列に把握することができます。
コミュニケーションが円滑になる
ビジネスチャットは文字でコミュニケーションをとりますが、わざわざメールのように書き出しの挨拶などは不要です。
普段電話で話すかのように、必要な情報だけテキストで相手とやりとりをするため、アクションが少なくできるのです。
またテーマ毎にグループを作ればゼミや研究室内でスムーズにコミュニケーションを取ることができ、ダイレクトに相手とのメッセージのやりとりができます。
正確な情報共有ができる
ビジネスチャットの検索機能は正確な情報共有に役立ちます。
複数のメンバーに正確なノウハウや情報を共有するために、掲示板的な使い方で情報を配信したり、共通の単語やキーワードで検索をすれば、必要な情報をすぐに取得することができます。
ビジネスチャットの教育機関での活用シーン
教育機関でもビジネスチャットは業務効率化に役立ちます。
コロナ禍において学校閉鎖により対面教育が不可能になった結果、個別状況を効率よく把握するためのツールとして教職員やゼミ・研究室などで学生とのコミュニケーションを行うため導入されたり、リモート教育で活用されたりしています。
ここではそんな教育現場におけるビジネスチャットの具体的な活用事例を紹介します。
大学
オンラインキャンパスを目指すには、ビジネスチャットはかかせません。
対面が不可能な以上、つながる場、つまりオンライン上のキャンパスを目指す時、円滑なコミュニケーションを図るにはメールではスピードが追い付きません。
- 学生と教職員
- 大学教職員同士
- 大学事務員同士
など、目的に応じたグループを用意することで、PCやスマートフォンがあれば、やり取りをしたい時に躊躇することなくメッセージのやり取りができます。
また、個人チャットとは違い実名での参加が必須であるため、不正な書き込みや公告など余計な情報を排除することができます。
グループごとのメリットとしては
教職員間
- 円滑なコミュニケーション
- 正確な情報共有
学生と教職員間
- 共同作業の円滑化
- 学生の能動的な行動
このようなメリットが得られます。
特に能動的な学生を生み出せる点については高いメリットを生み出せるでしょう。
今まで大学の授業で受動的に聞き流していた学生も、チャットツールで誰でも発言できるようにしたことで、気兼ねなく自分の意見をいう事ができる事例が報告されています。また教職員側もその意見をしっかり把握し精査・肯定することができ、結果、双方向にメリットがうまれています。
ゼミ・研究室
プロジェクトの多いゼミや研究室では膨大な情報のやりとりが発生します。
以前の連絡ツールとしてはメールでしたが数が多く、また一元化した情報共有も必要で、送信者、受信者ともに情報の整理が必要で手間がかかる点がデメリットでした。
しかしプロジェクトごとのグループでビジネスチャットツールを使えば、簡単な操作でリアルタイムにやりとりができる上、情報が時系列に並び、情報共有をスピーディーに行うことができる点がメリットとなっています。
ビジネスチャットを教育機関で活用するための基礎知識
ビジネスチャットツールは便利ですが活用するためには効果的な使い方をおさえておきたいところです。
ここではビジネスチャットを教育機関で活用するための基礎知識を紹介し、ポイントをお伝えしていきます。
まずビジネスチャットの基本機能は以下の通りです。
- 選択相手と個別チャット
- 選択した複数の人が所属するグループチャット
- チャットのタグ付け
- チャットの検索機能
- 音声通話／ビデオ通話
- ファイルの保存/共有
- 複数デバイスで使える（PC／スマホ／タブレット）
ビジネスチャットとメールは違う
ビジネスチャットもメールも、相手とテキストでコミュニケーションを取るという点は同じです。
しかし、ビジネスチャットの優れている点は簡単なテキストのやりとりがスピーディーに行える点で、まさに相手と会話をしているかのようにコミュニケーションが行える点にあります。
そのため、情報共有を瞬時に行いたいプロジェクト推進にはメリットの大きいツールです。
一方メールは送る相手に対し、1通、1通まとまった文章で手紙のように丁寧なコミュニケーションを取ることができる方法です。
メリットとしては重要な内容の取り決め文章を添付したり、何か正式な依頼をしたり受け取ったりするときの利用に向いているため、内部ではなく外向きと言えるでしょう。
ビジネスチャットを導入する規模
個人向けのチャットサービスの普及からビジネスシーンにおける利用拡大により、当初は大企業での利用がメインでしたが中小企業での導入も進み、結果50人以下の規模でも活用事例が増えています。
また、コロナ禍での在宅者とのコミュニケーション手段としての利用は顕著で、普段PCを使用しなくともスマートフォンやタブレットで気軽にコミュニケーションがとれるツールとして、業種や企業規模に関わらず需要が拡大しています。
ビジネスチャットを選ぶポイント
ビジネスチャットを選ぶ時に抑えておきたい4つのポイントを解説します。
4つのポイントは以下です。
- 使用目的
- 使用規模
- 使用感
- セキュリティ
ビジネスチャットの使用目的は明確でしょうか？
例えば、在宅者とのコミュニケーションツールとして使用したい、会議や講義の回数を減らして作業効率化したいなど様々あるでしょう。
しかしすでに利用しているツールで事足りる可能性もあります。
新しいツールを導入すると学習コストがかかるので本当に目的にはビジネスチャットツールが必要なのかよく検討しましょう。
使用人数は適切でしょうか？
ビジネスチャットを複数人で利用する場合は管理者が必要です。
なぜなら利用者が多くなった時、誰が発言し、どの人が受けとるかわかりにくくなるからです。
これは使いづらくなるポイントで、管理者不在のグループはいずれ誰も利用しなくなってしまいます。
適切な人数でまわせるよう、プロジェクトごとにグループを管理したり、メンバーの追加や削除は一部の人だけが行えるようにルール化が必要でしょう。
使用感は良いですか？
ビジネスチャットはさまざまなツールが開発されています。
シンプルなものからその業態に特化した高度なものまであり、良い物をと考えると始めから高機能なものを導入したくなってしまいます。
しかし利用者全員が操作しやすいかどうかが導入の重要なポイントです。
なぜなら一部の人しか利用しないツールになってしまっては意味がないからです。
ビジネスシーンではそれでも使う必要があるので、導入説明会や導入後の社員教育を行ったりしますが、教育機関で利用するにはその点は難しいでしょう。
そのため出来るだけ操作がシンプルで簡単な誰でも簡単に使える機能に絞ったツールを検討してみると良いでしょう。
管理、セキュリティはしっかりしていますか？
複数のデバイスで利用可能なツールなだけに、セキュリティが不十分であると情報漏えいが心配です。
教育機関で取り扱うリスクが高い情報はあらかじめやりとりしない等のルールを厳格化するとともに、ツール自体にセキュリティ対策が備わっているものを選ぶようにしましょう。
ビジネスチャットを教育機関で活用しよう
PC、スマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスで利用できるビジネスチャットは教育機関でもオンラインカレッジとして活用できるメリットの大きいツールです。
時間や場所を問わずやりとりができるため、コロナ禍だけでなく、今後も教育機関のあり方として必須のツールになることは間違いないでしょう。
作業効率アップのためビジネスチャットを教育機関に導入検討してみてはいかがでしょうか。
グループウェアのビジネスチャットのことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
