テレワークが日本のビジネスに浸透する中で、「Web会議」を導入する企業も増えました。対面でのやり取りが行えないテレワークでチーム作業を進めるためには、Web会議が必要不可欠です。一方でWeb会議には不便な点も多く、業務効率の低下につながりやすい問題もあります。
しかし、まだまだWeb会議に慣れていないチームだと、どのように業務効率化すべきか分からない方も多いでしょう。そこで本記事では、「そもそもWeb会議とは？」という基礎知識から問題点、業務効率化する方法までご紹介します。
これからWeb会議を導入する企業の方はもちろん、現状のWeb会議に課題を感じている方もぜひご覧ください。
目次
そもそもWeb会議とは
Web会議とは、ネットワークを介して離れたビジネスパーソン同士が行う会議のことです。一般的には「Zoom」などのWeb会議ツールを用いて、映像や音声をリアルタイムに共有しながら議論を進めます。
議論の進め方は、通常の会議と大きく変わりません。開催者がアジェンダ（会議の予定表）に沿って進行し、参加者が必要に応じて発言します。議事録担当者は、各参加者の発言内容を記録していきます。テレワークの普及によって、Web会議も注目されるようになりました。
Web会議が業務効率の低下を引き起こしやすい3つの理由
テレワークでチーム作業を進めるうえで、Web会議は欠かせません。しかし実際のところ、Web会議には業務効率の低下を引き起こしやすい側面もあります。ここでは、その主な3つの理由について解説します。
理由1：事前準備に時間がかかるため
Web会議の大きな難点は、事前準備のために多くの時間を奪われることです。
Web会議に参加する全てのメンバーは、カメラやマイク、接続環境に問題がないことを事前に確かめなければなりません。それに加えて開催者はアジェンダも作成する必要があり、通常の会議よりも準備に時間がかかりやすいのです。
また、オフィスにいれば対面で可能な日程調整も、テレワークでは電話やメールで行うことになります。お互いの都合を確認しながらの日程調整では、やり取りが何往復も続きがちです。事前準備を怠るとWeb会議の進行に支障をきたすため、こうした作業に多くの時間を使わざるを得ません。
理由2：会話のキャッチボールがしづらいため
Web会議では、対面での会議と比べて会話のキャッチボールがしづらいのも難点です。
ネットワークを介して映像や音声を転送する性質上、どんなWeb会議ツールでも一定のタイムラグは避けられません。対面での会議とはリズムが異なるため、発言の被りも発生しやすいでしょう。マイクが生活音を拾ってしまい、別メンバーの発言を邪魔するケースもありがちです。
さらに、接続環境によっては映像や音声が乱れて、発言内容が上手く伝わらないこともあります。このように、Web会議ではスムーズな会話のキャッチボールが難しく、進行に時間がかかりやすいのです。
理由3：議事録作成に時間がかかるため
Web会議では、対面での会議よりも議事録作成に時間がかかりやすいと言えます。
会話のキャッチボールがしづらいこともあり、リアルタイムに全ての発言内容を記録することは難しいでしょう。対面での会議なら聞き返しやすいものの、Web会議だと著しくテンポが悪くなってしまいます。そのため、後から録画した会議を再確認する手間が生じがちです。
それでも分からない箇所をメールで確認するのでは、さらに時間がかかってしまいます。なお最近では、音声認識により自動で議事録を作成できるWeb会議ツールもあります。しかし精度は100％ではないため、どうしても確認・手直し作業は発生するでしょう。
Web会議の業務効率化にベストな方法は「グループウェア」
Web会議には、上記のように業務効率を低下させる要素が多くあります。Web会議の課題を解決し、業務効率化するベストな方法は「グループウェア」の活用です。グループウェアは情報共有・コミュニケーションに役立つ機能を多数備えるITツールで、テレワークにも利用できます。
ここでは、Web会議の業務効率化に役立つグループウェアの機能を2つご紹介します。
メッセージベースのWeb会議が行える「ビジネスチャット」
「ビジネスチャット」は、オンラインで離れたチームメイトとチャット形式のやり取りが行える機能です。参加者を選択してチャットルームを作成すれば、メッセージベースのWeb会議も可能です。カメラやマイクの事前確認が不要なため、Web会議の準備に手間がかかりません。
また、メッセージを入力して送信ボタンを押すだけで発言できるため、参加者の負担も少ないでしょう。映像や音声を使わないため、タイムラグや発言被りを気にすることなく、会議をスムーズに進行できます。さらに、議論の内容はテキストデータとして保存されるため、議事録作成も簡単です。
Web会議の日程調整を効率化できる「ビジネスカレンダー」
「ビジネスカレンダー」は、オンラインでスケジュールの管理・共有が行える機能です。カレンダー形式でWeb会議の日程がすぐに確認できます。予定にはファイルを添付できるため、アジェンダの共有も手軽に行うことが可能です。
また「日程調整機能」を併用することで、Web会議の日程調整も容易になります。日程調整メールを参加者に送信し、候補日程から選んでもらうだけで日程調整完了です。何往復もやり取りを行う必要がないため、テレワークでも素早くWeb会議をセッティングできます。
グループウェアでWeb会議を業務効率化！
今回は、「そもそもWeb会議とは？」という基礎知識から問題点、業務効率化する方法までご紹介しました。
ただでさえ情報共有がしづらいテレワークにおいては、いかにしてWeb会議を効率よく行うかが重要です。映像や音声を共有して行う一般的なWeb会議では不便な点が多く、業務効率の低下を引き起こします。
Web会議を業務効率化するなら、ビジネスチャットやビジネスカレンダーが使えるグループウェアを活用するのがおすすめです。無駄のないメッセージベースのWeb会議が行える上に、日程調整も効率化できます。
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