出張の際の報告書の書き方は?うまく伝わるポイントを解説

2021/04/02

出張に出たときには、社内で働いているのとは異なる環境と行動になります。当然、どのような活動をしたのか、報告書が求められるでしょう。経費を使って出張に出るのですから当然です。

これまで報告書は、出張から戻って作成し提出してきました。その内容も理解してもらうためにも、書き方が重要になってきます。しかし、時代の変化とともに、出張での報告書の書き方も変わりました。目的の部分でも変化がみられる時代となったのを、理解しなければいけません。

出張に出たときに報告書の書き方のポイント

報告書は業務の報告として重要な意味を持ちます。出張に出たときには、さらに重要度が高まることを意識しなければいけません。そこに書き方のポイントも見えてきます。

なぜ出張に報告書が必要か

前提条件として、報告書の意味を理解しなければいけません。出張に出たとき、会社側として何があったのか、情報の把握のために報告書の作成を求めます。経費を使い出張に出た以上、何らかの成果を上げなければいけません。それが何か、情報の把握のために報告書を作るのです。この情報を出張に出た本人だけではなく、関係者で共有するべき情報が詰まっています。

出張に出ることを認めた以上、上司にも責任が生まれます。多くの人と情報の共有をするため、書き方も工夫していくのです。

簡潔で分かりやすく

書類の基本ですが、書き手が理解できるではなく、読み手が理解できる書き方にしなければいけません。そこで大事な条件になるのが、必要な情報を盛り込みながらも、簡潔で分かりやすいことです。

書類に書かれる文章を複雑にするのは、意外と難しくありません。それよりも、いったい何を伝えなければいけないか、得られたデータや情報を簡潔にまとめるほうがよほど難しいのは作ったことがある人にはわかるでしょう。必要なポイントを押さえつつ、主たる内容を報告書に書くのが大事なポイントです。

目的をはっきりさせる

そもそも何のために出張に出たのか、目的があったはずです。この目的をはっきりと報告書に書き記さなければ、内容として正しい方向性が保てません。どこに行ったのか、その内容は何だったのか、どんな結果が待っていたのか、その流れをはっきりさせると、報告書にまとまりが出てきます。

本来の目的に対し、どのような結末かが重要です。そのほかに起きたことは、あくまでも副産物なのを忘れてはいけません。目的がぼやけたりしないよう注意しながら、簡潔にまとめます。

フォーマットを崩さない

報告書は、作成されていくと、必ずフォーマットが出来上がっていきます。これはこれまでの積み重ねの中で出来上がったものであり、必要な情報を報告するためにまとまるのです。このフォーマットは、さまざまなところを生かしながえら成立したため、勝手に崩して使ってはいけません。

フォーマットを安定させるために大切なのは、守ることの周知徹底です。例えば、グループウエアのような形で浸透させれば、崩す必要もなくなるでしょう。
システムとして守ってしまう方法もあります。安定したフォーマットを使えますし、ほかのツールと共通のイメージにできるため、書き方も迷いがなくなのです。

出張での報告書の注意点

書き方の基本は崩さず、報告書としての内容を保つ必要がります。簡潔にまとめるためにも、いったい何に注目するのかを考えておかなければいけません。その先には、報告書を有効に活用するためのポイントも見えてきます。

分析を進めておく

報告書には事実が書かれているのが大前提です。しかし、それで終わりでは意味がありません。今回の活動において、なにが得られるのか、どのような影響が出るのか、分析を進めておく必要があるでしょう。

これは主観的なものではなく、客観性が求められます。例えば、出張が失敗だったとしても、分析を進めることで今後も時間と経費を投入していくべきか判断できます。もちろん、別の視点での判断も必要ですが、情報共有を進めつつ現場の見解も盛り込まなければいけません。多方面からの情報を分析するのが、失敗を防ぐ大事なポイントになるからです。

トラブルが顕在化する前に

出張に出てみなければ、いったい何が起きるかわからなかった部分もあるはずです。時間や費用に対するトラブルも、分析すると見えてきます。逆に今回かかった経費や時間が見合わないものだったとき、その理由を明記しなければいけません。この先のトラブルを拡大させない大事なポイントです。

トラブルが隠れている場合もあります。顕在化させないためにも、はっきりと書き残す必要があるのです。

報告書を書くことを意識して出張で行動

報告書の書き方を意識する行動も必要です。自分の行動を報告しなければいけないという意識が働くと、アクションを重視します。待っているだけでは、報告できる事項が出てこないかもしれません。

そのため、普段よりも答えを出すための積極的な行動が求められます。出張に出た段階から理解していれば、行動に積極性と効率性が出てくるのは間違いありません。書き方も理解しておけば、スムーズに動けるようになるはずです。

いつ書くのか

報告書は、早期に提出するのがポイントです。いつ書くのかといえば、状況によって違いますが、できるだけ早くしなければいけません。出張から戻って作る時間があるなら、それがベストです。翌日になるなら、午前中など早い時間がいいでしょう。

なぜできるだけ早く書き上げ提出するのかといえば、それだけ情報の共有が早くなるからです。その分、次のアクションが早くなりますが、そうなると紙で書き上げるところに問題があるのが見えてきます。紙媒体で報告書を仕上げたとしても、その回覧に時間が必要です。例えば、エクセルなどを使って仕上げたとしても、提出に時間がかかっては意味がありません。

早く提出するためには、事前に情報をまとめておく必要が出てきます。出張中にでもある程度まとめてあれば、提出までの時間を短縮できるからです。この意識を持つことが大事なポイントで、その先にシステムがあるのを忘れてはいけません。

出張時の報告書の書き方はグループウエアで大きく変わる

できるだけスピーディーに報告書を提出するためには、なによりも早く作り上げる必要があります。注目するべきなのは、提出するプラットフォームです。
グループウエアを使っていれば、情報の共有を早められます。普段から使っているプラットフォーム上で作れるため、書き方も統一できるのがメリットです。

さらに、タブレットなどオンライン上で作成できるため、提出までの時間を短縮できます。移動中に作成し、そのまま提出できれば、会社に戻ってから作成する時間のラグを帳消しできるのです。事前に作成する手間も減らせます。ある程度、グループウエアで内容を知らせておけば、情報の共有の速度を上げられるからです。正式な提出情報としての報告書の前にある程度の共有を進められるため、報告書としての存在も形も変わります。それだけグループウエアの存在は、業務に変化を与えてくれるのです。

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