たいていの業種では、出張の機会が訪れることもあるのではないでしょうか。いつものオフィスから離れた場所での仕事も、たまには良い気分転換になるものです。
しかし、出張中に他社員への依頼事が発生することもありますよね。ただし相手の状況が分からないまま連絡すると、相手が忙しい状況で迷惑をかけてしまうかもしれません。
自社オフィス内でしか予定を共有できないような管理体制では、このような出張の際に困ることになるでしょう。出張中でも他社員の予定を把握するためには、予定の共有方法に工夫が求められます。
今回は、出張する社員が多い企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
出張中に他社員の予定が分からず、依頼事があっても頼めない
今回インタビューした企業は社会福祉法人で、老人ホームやデイサービスセンターを運営しています。
運営している施設は全国各地にあり、社員はお客様サポートのために日々さまざまな施設に出向いています。それに加えて介護施設の視察や施設管理者との打ち合わせなど、出張がかなり多い職場です。
オフィスに残っている社員が少ない上に、行き先も社員によって様々です。社内の予定をしっかり共有しないと、誰が何をしているのか分からなくなってしまいます。
しかし現状、出張中に他社員の予定を把握する方法は電話やメールしかありません。そのため他の社員に依頼事がある際などに、誰に連絡したらよいかがすぐに分からず困っているそうです。
ホワイトボードに書かれた予定は、オフィス内でしか確認できない
こちらの企業では、ホワイトボードで社員の予定を管理・共有している、とのことでした。
各社員は予定が決まり次第、ホワイトボードに行き先や時間などの情報を記入していきます。そして朝の出社時に予定を確認し、出張が必要であれば記入された行き先に向かいます。
ホワイトボードに書かれた他社員の予定は、オフィスにいる時しか確認できません。そのため出張中に他社員の予定を確認するためには、電話やメールを使うことになります。
電話の場合は相手がすぐに出られる状況か分かりませんし、文字として残らないので会話の内容を忘れる恐れがあります。また、メールも相手がいつ気づくか分からない上に、何往復もやり取りするのは大変ですよね。
グループウェアのカレンダー機能で、スマートフォンから予定を把握
出張中に他社員の予定を把握できない課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。
グループウェアを使うと、全社員の予定をオンラインで管理・共有できます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも予定を確認できるので、出張中でも全く問題ありません。
また、出張中に急遽予定が変更となった場合でも、スマートフォンから簡単に予定を変更できます。そのため、ホワイトボードとは違い予定をリアルタイムに共有可能です。
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