ビジネスに便利な日程調整ツール!メリットや選ぶポイントをご紹介

2021/10/26

さまざまな顧客や社員と関わるビジネスパーソンに欠かせないのが、日程調整です。しかし、多くの相手と日程調整する上で、手間やミスが発生することもありますよね。そこで便利なのが、「日程調整ツール」。その名の通り、オンラインで日程調整を効率化できるITツールです。

ビジネスでの需要が高いこともあり、最近では数多くの日程調整ツールが存在します。日程調整ツールを活用しているビジネスパーソンは多いものの、まだまだ使ったことのない方もいるのではないでしょうか。そこで本記事では、日程調整ツールを使うメリットや選ぶポイントをご紹介します。日程調整が上手く行かずお悩みの方は、ぜひお読みください。

ビジネスで日程調整ツールを活用する3つのメリット

まずは、ビジネスで日程調整ツールを活用する3つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:非効率的なやり取りを減らせる

電話やメールといった手段で日程調整している方も多いですよね。しかし、お互いのスケジュールを考慮する必要があるため、こうしたやり取りが何往復も続きがちです。電話ではメモを取る手間がかかりますし、メールについても確認待ちが頻発するため効率的ではありません。

日程調整ツールを活用する最大のメリットは、こうした非効率的なやり取りを減らせることです。日程調整ツールだと、候補日程を相手にメールで提案して、都合の良い日程を選択してもらうだけで済みます。電話やメールのやり取りを繰り返す必要がなくなり、他の業務に専念しやすくなります。

メリット2:予定の重複を防げる

日程調整で特に注意すべきなのが、予定の重複です。すでに埋まっている時間帯を誤って選ぶと、日程の再調整が発生して相手に迷惑をかけてしまいます。業種や立場によっては複数の相手と並行して日程調整しなければならず、こうしたミスが発生することも少なくありません。

日程調整ツールを活用することで、予定の重複を防げるのも大きなメリットです。日程調整ツールには、候補日程を自動で選定してくれる機能があります。空いている時間帯から、所要時間や移動時間を考慮して最適な候補日程が選ばれるため安心です。

また、確定した日程は、以降の日程調整では候補日程から除外されます。そのため、複数相手との日程調整でも予定が重複する心配はありません。

メリット3:スケジュールに自動反映されるため、迅速に共有できる

たとえば、ホワイトボードでスケジュール管理している場合、日程調整で新しい予定が決まるたびに手作業でスケジュールを更新しなければなりません。さらに、日程調整後のチームメイトとのスケジュール共有も課題となります。スケジュールを更新するために、すぐにホワイトボードまで行けるとは限りません。

スケジュールの更新を自動化してリアルタイムに共有できるのも、日程調整ツールのメリットです。日程調整ツールは、基本的に「スケジュール管理ツール」と連携できます。新しく決まった日程は、スケジュール管理ツールのカレンダーに自動反映されるため、手作業による更新が不要です。

また、全ての社員がWebブラウザから最新スケジュールにアクセスできるため、日程調整後のスケジュール共有も容易となります。

便利な日程調整ツールを選ぶための3ポイント

このように、日程調整ツールを活用することには多くのメリットがあります。とはいえ、日程調整ツールの種類はさまざまです。

ビジネスに合ったものを選ばないと、思うように使いこなせないこともあります。ここでは日程調整ツールを選ぶための3ポイントをご紹介しますので、お役立てください。

ポイント1:「候補提案型」を選ぶ

日程調整ツールは、大まかに「予約受付型」と「候補提案型」の2種類に分けられます。予約受付型は、自分のスケジュールの空き時間から相手が予約し、受け付けるタイプです。相手が自由に日程を選べる反面、自分のスケジュールが筒抜けとなる、かえって相手に選ぶ負担を与えてしまう、などの問題があります。

よって、日程調整ツールを選ぶなら「候補提案型」をおすすめします。候補提案型は、自分が都合の良い候補日程をいくつか選び、相手に提案するタイプです。相手が日程を選びやすくなることで、結果としてスピーディーに日程調整を完了できます。また、自分のスケジュールを必要以上に顧客に知られる心配もありません。

ポイント2:誰でも見やすく、使いやすいものを選ぶ

特に、社外の顧客との日程調整が多い場合は、見やすさ・使いやすさが重要なポイントです。日程調整ツールが使いづらいと、顧客からのイメージを悪くしてしまう恐れがあります。日程調整ツールを選ぶ際には、公式サイトなどで操作方法や操作画面を必ず確認しましょう。

主に社内だけで使う場合でも、見づらい・使いづらいツールだと、思わぬ勘違いや余計な手間が発生することも。また、デジタルに疎い社員だと中々使いこなせず、職場に浸透しないケースもあります。誰にとっても見やすく、使いやすい日程調整ツールを選びましょう。

ポイント3:どのスケジュール管理ツールと連携できるか確認する

日程調整ツールによって、連携できるスケジュール管理ツールは異なります。日程調整ツールを選ぶ際には、自分が使っているスケジュール管理ツールと連携できるものか、必ず確認しましょう。「スケジュール管理ツールを利用していない」という方には、「グループウェア」がおすすめです。

グループウェアは情報共有やコミュニケーションに特化したITツールで、スケジュール管理・日程調整の機能を兼ね備えています。それ以外にも勤怠管理やタスク管理も行えるため、幅広いビジネスシーンで役立ちます。グループウェアでできることを詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

グループウェアとは?できることを分かりやすくご紹介!

おすすめの日程調整ツールは、グループウェア「アイポ」

日程調整ツールをお探しの方に最もおすすめなのが、グループウェア「アイポ」です。候補提案型の日程調整機能を持ち、正確かつスピーディーに日程調整が行えます。また、シンプルなインターフェースで使いやすく、デジタルに疎い方でも短時間で使い方を覚えられます。

日程調整・スケジュール管理の他に、アイポなら下記のような機能も利用可能です。

上記以外にも、幅広いビジネスシーンに活用できる様々な機能があります。使いたい機能だけを選んで、最小限の月額料金で利用開始できます。クラウドサービスなので、社内サーバーを設置する必要もありません。日程調整を始めとした業務を効率化したい方は、ぜひお試しください。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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