ビジネスの予定共有には課題多し!解決策をご紹介

2021/12/23

人との関わりが欠かせないビジネスでは、予定共有が鍵となります。お互いの予定をリアルタイムに共有することで、スムーズな連携が可能となるだけでなく、状況変化にも対応できます。反対に、上手く予定共有が行えないと余計な作業が発生したり、顧客からの信頼を失ったりすることも。

しかし実際には、ビジネスの予定共有が上手く行かずにお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、ビジネスの予定共有における課題や、その解決策をご紹介します。予定共有に課題を感じているビジネスパーソンは、ぜひご覧ください。

ビジネスの予定共有における3つの課題

ビジネスでは、ホワイトボードやエクセルを用いて予定共有している職場が多いですよね。しかし、こうした予定共有方法には様々な課題が存在します。まずは、ビジネスの予定共有で多い3つの課題について、順番に解説します。

課題1:オフィスでしか予定共有できない

ホワイトボードでは、基本的にオフィスでしかチームメイトの予定を把握できません。エクセルの予定表を用いる場合も、社内ネットワークにアクセスできないと予定共有は不可能です。このようにオフィスでしか予定共有できないことは、ビジネスにおいて大きなデメリットといえます。

こうした予定共有方法では外出時はもちろん、最近増えているリモートワークにも対応できません。予定共有するためには、電話やメールを使うことになるでしょう。電話だとお互いの都合が合わなければ予定共有できませんし、メールだと確認待ちの時間が発生して非効率的です。

課題2:予定の更新作業に時間がかかる

ビジネスでリアルタイムな予定共有を行うためには、各自がスピーディーに予定を更新できる体制が求められます。しかし、ホワイトボードでは必ず移動の手間が発生しますし、オフィスでなければそもそも予定を更新できません。

エクセルについても、ファイルを開いてシートやセルの操作を行う必要があり、時間がかかります。予定の更新作業に時間がかかると、急な状況の変化を予定表に反映できず、リアルタイムな予定共有は不可能です。結果として、チームワークが低下するだけでなく、思わぬトラブルが生じることも。

課題3:煩雑になり誤解が生じやすい

ホワイトボードでは予定を手書きすることになるため、各自の書き方がバラバラになりやすいでしょう。また、月日が進むたびに古い予定を消す必要があり、過去の情報が残ってしまうことも考えられます。エクセルについてもシートやセルが増えると、探している予定をすぐに見つけることが難しくなります。

このように、ホワイトボードやエクセルでの予定共有だと煩雑になり、思わぬ誤解が生じやすいのも課題です。チームメイトの予定を正確に把握できないと、手戻りが発生して進捗遅れにつながることもあります。顧客が関わる予定を間違えれば、信用問題にもなりかねません。

ビジネスの予定共有には「スケジュール管理ツール」がおすすめ

このように、ビジネスで良く使われるホワイトボードやエクセルでの予定共有には、多くの課題が存在します。こうした課題を解決するベストな予定共有方法は、「スケジュール管理ツール」です。その名の通りスケジュール管理を効率化するITツールで、Webブラウザさえあれば手軽に予定の管理・共有が行えます。

ここでは、スケジュール管理ツールをビジネスの予定共有に使う4つのメリットについて、順番に解説します。なお、スケジュール管理ツールには個人利用向けとチーム利用向けがありますが、詳細は次の記事をご一読ください。

【スケジュール管理ツール】個人利用・チーム利用の違いとは?

メリット1:場所を問わず予定共有できる

多くのスケジュール管理ツールは、クラウドサーバーを用いてデータ管理します。社内ネットワークを経由する必要がないため、場所を問わず予定共有できるのがメリットです。パソコンはもちろんスマートフォンでもWebブラウザからアクセスできます。リモートワークにも対応できますし、外出中に予定が変わった場合でも問題ありません。

メリット2:予定の更新作業を効率化できる

スケジュール管理ツールは、予定の管理・共有に特化したインターフェースを持ちます。予定には様々な設定が用意されており、更新作業を効率化できるのもメリットです。エクセルで体裁を整えたり、ホワイトボードまで移動したりする必要がありません。迅速に予定を更新できるため、リアルタイムな共有が可能です。

メリット3:予定が正確に把握できる

スケジュール管理ツールだと、カレンダー形式で自分やチームメイトの予定を把握できます。社員ごとの色分けや、「来客」「訪問」といったカテゴリー表示もできるため、予定を正確に把握できるのもメリットです。ホワイトボードのように過去の予定が残ったり、エクセルのようにシートやセルが増えたりすることもありません。予定共有における誤解を防止することで、チームワーク強化につながるでしょう。

アイポの「予定カテゴリー」

メリット4:日程調整も効率化できる

多くのスケジュール管理ツールには、「日程調整機能」が備わっています。候補日程を相手に提案して、都合の良い日程を選んでもらうだけで日程調整が完了し、カレンダーに自動反映されます。電話やメールのやり取りを何度も繰り返す必要がありません。社内外問わず利用でき、複数の相手と日程調整する場合でも正確に予定を管理できます。

アイポの「日程調整機能」

スケジュール管理ツールで、ビジネスの予定共有を効率化しましょう!

今回はビジネスの予定共有における課題や、その解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

ホワイトボードやエクセルといった予定共有方法には、多くの課題が存在します。こうした課題をそのままにしていると、企業の生産性が上がらないばかりか、変化に対応できない組織となってしまいます。ビジネスの予定共有を効率化するために、スケジュール管理ツールを使うべきです。

これからスケジュール管理ツールを導入される際には、「グループウェア」をおすすめします。グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに役立つ多くの機能を持つITツールです。スケジュール管理はもちろん、プロジェクト管理や勤怠管理なども効率化できます。

グループウェア「アイポ」なら、月額200円から(1ユーザーあたり)導入可能です。自社サーバーの導入が不要なため、初期費用は一切発生しません。予定共有を始めとしたビジネスの無駄をなくしたい方は、ぜひアイポなどのグループウェアをご導入ください。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

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