こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスにおいて組織を効率良く回すためにはスケジュール管理・共有を徹底する必要があります。しかし「効率の良いスケジュール管理・共有の方法がわからない」と悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
はじめに結論から申し上げますと、効率の良いスケジュール管理・共有を行うには「ツールの利用」がおすすめです。そこで本記事は、
- スケジュール管理・共有ができるツールについて
- ツールを用いるメリット
などを紹介します。
ビジネス現場におけるスケジュール管理・共有に役立つ内容となっていますので、ぜひご覧ください。
目次
スケジュール管理・共有を行うためには「ITツール」の活用を
結論、ビジネス現場でスケジュール管理・共有を行うためには「ITツール」の活用がおすすめです。なぜならツールを用いることで圧倒的にスピーディー、かつ効率的にメンバーと情報共有ができるからです。
従来、メンバー間のスケジュール管理や共有はホワイトボード、あるいは伝言で行っていた企業も多いのではないでしょうか？確かにホワイトボードや伝言でスケジュール共有などを行うのは非常に楽ですし、費用なども特にかからないですよね。
しかし従来のアナログな方法だと外出先で急に予定変更が生じたり、体調不良で休暇を取らざるを得ない状況になった時、チームメンバーと迅速に情報共有できない場面が多かったのではないでしょうか。
そこで効果的なのが「ITツール」を用いたスケジュール管理・共有です。以下でツールを用いたスケジュール管理・共有を紹介し、ビジネス現場でどのように役立つかを紹介します。
ツールを用いてスケジュール管理・共有を行うメリット
ツールを用いてスケジュール管理・共有を行うメリットは「情報の可視化で効率が上がる」と「場所を問わずスケジュールの編集ができる」の2点です。
順番に見ていきましょう。
情報の可視化で効率が上がる
メリットの1点目が「情報の可視化で効率が上がる」です。
スケジュール管理・共有においてITツールを用いると、ツール内でチームメンバーのスケジュールが一覧で表示されます。例えばメンバーのスケジュールが可視化されることで、以下のようなメリットがあります。
- 他の社員の状況がわかりやすくなる
- 業務量の調節がしやすくなる
- 通知機能があり、予定のすっぽかしがなくなる
他の社員の状況がわかりやすくなる
他の社員の状況が一目でわかることで、日程調整のダブルブッキングが減ったり、予定をわざわざ人に聞かなくて済んだりするメリットがあります。またサービスによっては役職ごとや別部署のスケジュールも確認でき、会議の打ち合わせや電話の取次ぎの際にも活用できます。
業務量の調節がしやすくなる
ツールを用いるとスケジュールが簡単に共有できるため、1人の社員に業務が偏りすぎていないかを把握できます。1人の社員に業務が偏ると負担が増え、体調を崩したり、退職をしてしまったりする場合も考えられます。ですのでチーム内で業務量を整え、バランスの良い組織作りが大切です。
そこでツールを利用し、スケジュールが可視化されることで、業務の偏りを再認識でき、バランスの良いチーム作りができます。
通知機能があり、予定のすっぽかしがなくなる
あなたの会社でも「気を付けてはいるものの、予定をすっぽかしてしまった」という社員はいるのではないでしょうか。しかしツールによっては「通知機能」が搭載されているものもあり、予定のすっぽかしを極限まで減らすことができるでしょう。
また社内で会議を行う際、参加者にも通知できるため、内線で1人ひとりに連絡したり、メールを送ったりする手間が省けます。
場所を問わずスケジュールの編集ができる
2点目のメリットが「場所を問わずスケジュールの編集ができる」です。ツールのほとんどはタブレットやスマートフォン、パソコンなどでログインしたら利用でき、場所を問わずにスケジュールの追加・削除などが行えます。
従来のアナログなスケジュール管理・共有だったら外出先で急な予定変更が生じた際、わざわざ会社に戻り、修正をしていたのではないでしょうか。しかしツールを用いると場所を問わずに、インターネット環境下でログインするだけで、スケジュールの変更が行えるため、効率的にスケジュールを共有できます。
スケジュール管理・共有ツールは「グループウェア」がおすすめ
スケジュール管理・共有ツールを使用するメリットを知っていただけたのではないでしょうか。しかし「スケジュール管理・共有ツール」といっても様々な種類のサービスがあります。
中でもおすすめなのが、「グループウェア」です。そこで本章では「グループウェア」の概要やメリット、導入の注意点をご紹介します。
グループウェアとは？
グループウェアとは組織内の情報共有、業務を円滑にするためのツールです。大まかな機能は以下のとおりで、社内の業務に役立つ機能が豊富に搭載されています。
- スケジュール共有機能
- メール機能
- 掲示板機能
- ファイル共有機能
- 会議室や備品の予約機能
グループウェアは主に
- 自社運用のオンプレミス型
- インターネット経由で利用できるクラウド型
の2種類があり、新規導入をする際や、テレワークなどにも活用したい場合は「クラウド型」のグループウェアがおすすめです。そこでグループウェアを導入する際の注意点を次の章でご紹介します。
グループウェア導入の注意点
グループウェア導入の注意点は以下の3点です。
- 機能とコストが見合っているかを確認する
- 操作性が優れているかを確認する
- サポート体制が万全化を確認する
順番に見ていきましょう。
機能とコストが見合っているかを確認する
機能とコストのバランスを考えて導入することも大切です。グループウェアは毎月一定の料金がかかり、容量や機能が多くなればなるほど高額になります。
使用しない機能が多く揃っていても無駄なコストがかかりますので、自社に必要な機能を事前に確認し、見合ったコストで運用できそうなグループウェアを選びましょう。
操作性が優れているかを確認する
操作性が優れているかの確認も導入の際に大切です。グループウェアは、ほぼ全ての社員が使うことになり、中にはITリテラシーが高い社員もいれば、低い社員もいますよね。
いくら機能の質が良くても、使いにくいサービスだったらITリテラシーのあまり高くない社員間に浸透せず、導入が無駄になる場合もあります。全社員がスムーズに業務を行えるためにも、誰でも使いやすいような操作性が優れているグループウェアを選びましょう。
サービスによってはトライアル利用を設けている場合もありますので、本格的な導入の前にトライアルを通じた操作性の確認をおすすめします。また簡単な利用マニュアルの用意や研修などを行うと、より社員がグループウェアを使いこなせるようになるのではないでしょうか。
サポート体制が万全かを確認する
サポート体制が万全かも確認しておきましょう。導入時・利用時にトラブルがあっても安心できるからです。特にグループウェアを初めて導入する際は導入の仕方や使い方など、様々な疑問点が生じる場合もあるでしょう。
そこでサポートが万全な場合、疑問が生じてもスムーズにグループウェアを導入できます。メールや電話、チャットなどで対応をしてくれるサービスもありますので、導入の際の1つの指標にしてみましょう。
効率よくスケジュールを管理・共有するならグループウェアを導入してみよう！
今回はビジネス現場におけるスケジュール管理・共有について紹介をしました。ツールを活用することで、効率良くスケジュールの管理や共有ができます。更にはテレワークなどの多様な働き方にも対応できる点を知っていただけたと思います。
ぜひ本記事を参考にしていただき、導入の検討をされてみてはいかがでしょうか。
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