ビジネスシーンのスケジュール管理で
重視するべきことは

組織でビジネスを進める上でとても重要になってくるのがスケジュール管理です。
社内外の打ち合わせや出張にプロジェクト管理など、組織内でうまく管理することでストレスなく日々の業務をこなすことができます。

一見当たり前かと思われることですが、ほんの少しの誤解で多くの人に迷惑をかけてしまったり、プロジェクトの進捗を妨げてしまう危険性を孕んでいるので、細かで、正確な情報の管理や共有が求められます。

企業ごとにスケジュール管理の方法は様々ですが、この記事ではインタビューを行なった企業から見えてきたスケジュール管理の問題点と、その解決策をお伝えしていきます。

現場にでる職種が多いが、スケジュール共有のために外出先からオフィスに戻らなければならない

今回インタビューをした企業は、様々な施設の設計や建築、運営コンサルを行なっています。
そのため営業チームやデザインチーム、建設チームと様々な職種がコミュニケーションを取りながらビジネスを進める必要があります。

しかしながらそれらの職種は基本はオフィスを出て現場で業務を行うことが多く、外出先でできた予定を社内に共有するためには現場から直接退社することができる場合でも、一度オフィスに戻る必要がありました。

どのように社員間でスケジュール共有を行なっているか

この企業では社内のスケジュール管理にホワイトボードを使用していました。
また、電話で確認する文化が根付いており、物事の報告や連絡には主に電話を使っています。
現場にでる社員が多いことから社用車が数台ありますが、誰がいつ社用車を借りて、いつ頃返すのか、といった内容も全てホワイトボードに記入する必要があります。また、どの時間帯に空いている社用車があるのかも、ホワイトボードの予定を見て確認する必要がありました。

当然ホワイトボードに書き込む際にはその瞬間の予定しか分からないので、現場でのトラブルにより急遽予定が変更した場合には電話で社内にいる人に変更してもらう必要があります。

何気なく行なっていることですが、複数人の時間や手間がかかっていると考えると積み重ねると大きなコストになってしまいます。

クラウドツールでビジネスのスケジュール管理を分かりやすく、ミスのないものに

ビジネスは常に変化が起こり得るもなので、スケジュールの管理はリアルタイム性が求められます。
しかし電話は相手が出ない可能性もありますし、口頭での説明になるので情報に漏れがでてしまうかもしれません。
また、メールでは相手が確認したかは返事がない限り分かりませんし、届いたことに気づくまでタイムラグがあります。

そういった点からビジネスシーンのスケジュール管理にはクラウドツールがおすすめです。
カレンダーツールやグループウェアなど、クラウドで使用が可能であればどこにいても予定を登録しスケジュールの共有が可能です。
また外出の際にPCを持ち歩かない方でもスマートフォンやタブレットからでも登録ができるので、わざわざスケジュールをホワイトボードに記入するためだけにオフィスに戻る必要もありません。

また社用車や会議室など、社内で常に使用される可能性のある設備や施設も登録しておくことで、使用状況がオフィスではもちろん、外出先でもすぐに確認することが可能になります。

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