ビジネスでスケジュール共有を利用するなら、グループウェアがおすすめ!

スケジュール共有はチームで業務を行う上でなくてはなりません。今まではホワイトボードなどでのスケジュール共有が一般的でしたが、オフィスにいないと書けないなど、数多くの問題がありました。

そのため、クラウドサービスの発展に伴い、オンラインのスケジュール共有ツールが利用されるようになりました。スケジュール共有ツールは、ホワイトボードのものに比べてメリットが多く、多くの企業に利用されています。

もしもオンラインでスケジュール共有を検討しているのであれば、グループウェアの利用がおすすめです。グループウェアは、スケジュール共有だけでなく、様々な業務用アプリケーションを搭載した総合ツールです。なぜ、グループウェアがおすすめなのか、その理由についてお話しします。

スケジュール共有ツールの便利な点

はじめに、一般的なスケジュール共有ツールの長所に触れておきます。オンラインで利用するものが大部分ですので、オンラインツールにおける特徴をご説明します。

場所を選ばず利用できる

インターネットに繋がっていれば、場所を選ばずにスケジュールの閲覧・編集ができます。スマートフォンさえあれば利用できるので、パソコンも不要です。これはオフィスでしか確認できなかったアナログなスケジュール表と大きく異なる点です。スケジュールそのものがオフィスからインターネット上のクラウドに移ったため、物理的な問題が解消されました。

少ないタイムラグでスケジュールを反映できる

わざわざオフィスに出向く必要がないということは、情報を常に最新の状態にできるということです。アナログなスケジュール表は、社外の人間が手を加えることができません。オフィスに戻ってスケジュールを記入するまでのタイムラグが生じるため、正確さに欠けました。

スケジュールツールを用いれば、外出時でも記入ができるので、スケジュールに書き込みたくても書けない、ということがなくなります。予定ができてから書き込むまでのタイムラグが最小限になるので、情報の正確さが向上します。

スケジュール共有だけでなく、他のサービスも併用する場合は注意!

このように、アナログに比べれば、オンラインでのスケジュール共有は非常に便利です。もしも、スケジュール共有ツールのみを利用するのであれば、一般的なオンラインサービスで十分でしょう。しかし、実際はそれだけにとどまらないのが実情です。ツール導入時は、スケジュール共有だけのつもりでも、後々に事情が変わり、運用方法に変化が訪れることは珍しくありません。

たとえば、オンラインストレージが欲しい、メッセージのやり取りもしたい、などの様々な要望がくることが考えられます。要望に応えていると、複数サービスを並行して管理しなくてはならないという問題に直面します。そのような状況に陥ると、社内システムの管理者は以下のような悩みを抱えてしまいます。

アカウント管理が煩雑

まず、管理するアカウントが膨大になってしまいます。社員数×アカウント数を管理しなければならないので、アカウント数が数千になることも珍しくありません。

ただアカウントを作るだけであれば難しいことでもありません。しかし、人事異動など社員情報の変更がある度に、保守作業を行わなければなりません。ミスがないよう入念なチェックが求められますし、変更後のアカウント所持者への通知も必要です。複数サービスに対してこの作業を行わなければならないので、負荷はとても大きなものになります。

また、サービス利用者(社員)も、サービスごとにアカウント・パスワードを覚えなくてはなりません。定期的にパスワード変更を求めるサービスも多いので、管理はとても煩雑になってしまいます。

権限の設定が煩雑

アカウントごとの権限設定も大きな問題となります。通常、全ユーザーのアカウントがすべて同じ権限を持つということはありません。少なくとも、設定の変更やアカウント作成を行う管理者アカウントと、サービスを利用するだけの一般アカウントに分ける必要があります。

それに加えて、役職や部門によってデータの閲覧制限をかけるなどの設定を、業務の実態に則して行わなければなりません。利用するサービスが複数になると、権限設定の作業がそれに比例して増大します。しかも、その設定はサービスを超えて整合性が取られなくてはなりません。

たとえば、スケジュール共有ツールとファイル共有ツールで、役職ごとに閲覧権限を与えるとします。その場合、それぞれのツールで役職設定を行わなければなりません。これらの作業はヒューマンエラーが非常に発生しやすく、見られてはいけないものが見えてしまうなどのリスクを常に抱えることになります。

運用費用が高額になる

サービス一つ一つは月額数百円でも、すべて合わせると高額になります。そして、一度社内に展開したサービスは、後になって停止することが難しくなります。そのため、新しく有用なサービスを導入しようとしても、既に利用されているサービスが予算を圧迫して導入できない、という事態も起こりえます。

グループウェアは様々なアプリを揃えている

このように、スケジュール共有ツール単体での利用は、後々に問題を生み出すことがあります。今後、社内で様々なオンラインサービスが必要になる可能性があるなら、グループウェアの利用を検討すべきです。グループウェアは業務に必要なアプリケーションを揃えており、管理も容易です。グループウェアの優れた特徴について解説します。

アカウントの管理が楽

複数サービスの利用に比べて、グループウェアはアカウント管理が容易にできます。社員はスケジュール管理・ファイル共有・チャットなど、様々なアプリケーションを一つのアカウントで利用できます。

管理者は社員一人に一つのアカウントを確認すればよいので、作業負荷を抑えることができます。これにより保守性が向上し、作業漏れのリスクを軽減することが出来ます。

アプリの壁を超えて、権限を管理できる

グループウェアではアカウントに役職などの情報を設定できます。それぞれのアプリケーションは、その情報を利用して権限を設定することができます。複数サービスでそれぞれ役職設定を行うのに比べて作業負荷が少なく、サービスを超えた権限の整合性を考える必要がなくなります。

費用が安価

グループウェアは複数サービスを利用するのに比べて、安価に利用できるのも魅力です。料金形態はグループウェアにもよりますが、一つのアプリケーションで100円程度、ほとんどの場合1000円を超えません。また、複数サービスの保守作業が不要な点を考えると、人件費の面でもコストダウンが期待できます。

スケジュール共有ツールを利用するなら、グループウェアにすべき!

グループウェアはビジネスに必要なアプリケーションを揃えています。それにより、アカウントの一元管理が可能になり、高い保守性を維持できるようになります。様々なスケジュール共有ツールが登場していますが、実際の運用を考えると保守性は極めて重要な要素です。今後のことを見据えて、グループウェアの導入を検討しましょう。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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