顧客との商談や社内の打ち合わせなど、「日程調整」という言葉を耳にする機会は多いですよね。日程調整は、ビジネスを成功させるために大変重要な意味を持っています。しかし、普段何気なく耳にする言葉でありながら、その重要性を把握していない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスにおける日程調整の重要性や、おすすめの日程調整法をご紹介します。すべてのビジネスパーソンが知っておくべき内容なので、ぜひご一読ください。
目次
ビジネスで日程調整が重要な3つの理由
ビジネスで日程調整が重要である理由は、主に3つです。ひとつずつ順番に解説します。
理由1：社員個人の生産性に直結するため
ビジネスで日程調整に費やす時間が多いと、他の業務に使える時間を圧迫することとなってしまいます。その結果、社員個人としての生産性低下につながるでしょう。生産性が低くなれば当然ながら社内評価にも影響するため、日程調整をいかにして効率化するかが重要です。
ビジネスの日程調整では、電話やメールを使う方が多いですよね。しかし、これらのやり取りは非効率的で、おすすめできません。電話ではメモしながらの日程調整となり、時間がかかります。メールでは何往復もやり取りが続きやすく、作成や確認にやはり多くの時間が必要です。
なお、ビジネスにおける生産性について詳しく知りたい方は、次の記事もぜひご覧ください。
理由2：チームワークにも影響するため
チームの一員として働く方であれば、他のチームメイトと連携して作業することも多いですよね。チームワークを高める上で、日程調整の正確性がとても重要です。なぜなら、日程調整が正確に行えないと、お互いのスケジュールを正確に把握できなくなるためです。
日程調整では必ず、スケジュールに変更が発生します。その変更がスケジュールに正しく反映されていないと、チームメイトに誤解を与えてしまうかもしれません。たとえば、顧客との商談が入っている時間に別の打ち合わせを入れられる、などのケースも考えられます。
このような誤解が発生しやすくなり、混乱からチームワーク低下につながってしまうでしょう。
理由3：顧客との信頼関係に関わってくるため
顧客との日程調整では、予定が重複してしまうミスに細心の注意を払う必要があります。万が一予定が重複すると日程の再調整が必要となるため、顧客に余計な手間をかけさせてしまいます。最悪の場合、信用問題につながりかねません。
複数の顧客と並行して日程調整するケースでは、特にこのような予定の重複が発生しやすくなります。かといって正確性を重視し過ぎると、お互いの時間を奪い合うことになるでしょう。ビジネスにおける日程調整では、正確性・効率性を両立させることが重要です。
ビジネスでの日程調整には「グループウェア」がおすすめ
電話やメールでのやり取りには課題が多く、正確かつスピーディーな日程調整は難しいといえます。ビジネスでの日程調整を効率化したい方には、「グループウェア」がおすすめです。社内の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、さまざまな機能が備わっています。
グループウェアには、オンラインでスケジュール管理できる「カレンダー機能」が存在します。カレンダー機能を使うことで、飛躍的に日程調整を効率化することが可能です。ここでは、グループウェアのカレンダー機能で日程調整する3つのメリットについて解説します。
なお、グループウェアが持つ他の機能についても知りたい方は、こちらの記事もお読みください。
メリット1：何往復もやり取りせずに日程調整できる
カレンダー機能を用いることで、最小限のやり取りだけで日程調整ができます。候補日程や参加者を設定して日程調整依頼メールを送信し、相手が日程を選ぶだけで日程調整完了です。多くの相手と日程調整する場合でも時間がかからないため、他の業務時間を圧迫することがありません。
日程調整依頼メールには、専用のURLを発行して相手に展開します。そのURLには社員でなくともアクセスできるため、顧客との日程調整も可能です。社内外の日程調整をカレンダー機能に集約でき、日程調整が格段にしやすくなるでしょう。
メリット2：自動反映により、迅速にスケジュール共有できる
カレンダー機能では、その名の通りカレンダー形式でスケジュールの管理や共有を行えます。日程調整により決まった新たな日程はカレンダーに自動反映されるので、手作業でスケジュール更新する必要がありません。
日程調整後の最新スケジュールは、どの社員でもWebブラウザから簡単にチェックできます。そのため、リアルタイムにスケジュール更新できるのが大きなメリットです。日程調整が多い職場でもお互いのスケジュールを把握でき、チームの連携がしやすくなるでしょう。
メリット3：候補日程の自動設定により、予定の重複を防止できる
候補日程は、グループウェアのシステムにより自動設定できます。所要時間や移動時間などをもとに適切な日程が候補に選ばれるため、自分で候補日程を考える必要がありません。最新スケジュールで埋まっている時間帯は除外されるので、予定の重複も心配無用です。
また、顧客が選んだ候補日程は、それ以降の顧客との日程調整では候補から除外されます。そのため、複数の顧客と日程調整するケースでも正確な日程調整が可能です。
グループウェアで、ビジネスでの日程調整を快適にしましょう！
今回はビジネスにおける日程調整の重要性や、日程調整におすすめのグループウェアをご紹介しました。
正確かつスピーディーな日程調整を実現することで本来の業務に注力でき、生産性や顧客満足度の向上が期待できます。とはいえアナログな日程調整方法では、正確性・効率性の両立は難しいでしょう。
日程調整を効率化するには、やはりグループウェアがおすすめです。日程調整に課題を感じているビジネスパーソンの方は、ぜひグループウェアをお使いください。
グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。
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