営業報告書の正しい書き方とは?効率化するための方法もご紹介

2021/03/23

営業の仕事では、いかにして成約率をアップさせるか考えることが大切です。そのためには自分1人だけではなく、営業チーム全体で商談の進行状況や課題を共有し、より良い改善策を考えていく必要があるでしょう。

営業チーム内で情報共有するために欠かせないのが、「営業報告書」です。営業報告書は営業チーム成功の鍵を握る重要な文書で、普段作成している方も多いですよね。しかし、その正しい書き方や効率化するための方法を知らない方も少なくないのではないでしょうか。

そこでこの記事では、営業報告書の書き方や効率化するための方法についてご紹介します。営業チームを成功に導きたい方は、ぜひご一読ください。

そもそも営業報告書とは?

「営業報告書」とは、営業活動の記録を営業マネージャーや上司に報告するための文書です。最大の目的は、営業チーム内で情報共有することで現状の課題を明確化したり、今後の対策を検討したりすることにあります。また、営業活動の内容を記録として残すことで後から振り返れるので、自分自身の成長にもつながるでしょう。

報告書という形でまとめることで、口頭報告で発生しやすい報告漏れや伝達ミスを防げるのがメリットです。結果としてチームワークを強化でき、チーム全体の営業能力を向上できるでしょう。必要な情報を漏れなく記載することも大切ですが、情報共有がスムーズに行えるよう、分かりやすさも求められます。

営業報告書の正しい書き方とは?

営業報告書を効果的に活用できれば、営業チーム全体としての成約率アップにつながります。それだけでなく、営業報告書が社員の評価に影響することもあるので、正しい書き方を把握することが大切です。この章では、営業報告書に書くべき内容やその書き方について、順番に解説します。

基本事項

まずは、「いつ」「どこへ」「誰が」「誰と」という基本事項の記入が必須です。具体的には、以下4つの情報を明記する必要があります。

  • 訪問日時
  • 訪問先(企業名)
  • 先方担当者名
  • 自社担当者名

訪問日時や訪問先はもちろん必要ですが、先方の担当者名もしっかり記入しておきましょう。営業チーム内で先方の担当者名が共有されていないと、別の営業メンバーが訪問した際に話がかみ合わず、先方の印象を悪くしてしまう恐れもあります。また、複数メンバーで訪問した場合は、自社の担当者名も全員分記入しておきましょう。

行った営業内容

実際に行った営業の内容を、具体的に記入しましょう。商品名やサービス名、セールスポイントといった先方に紹介した内容については詳細に記入が必要です。紹介した内容ごとに、先方がどんな反応をしていたかも記入しておくと、今後の営業活動に役立ちます。

また、先方から質問があった場合は、その内容や営業メンバーの回答内容についても記入しておく必要があります。それ以外にも、先方から得られた情報については漏れなく記入しておきましょう。次回訪問した際に先方の情報を覚えていると分かれば、印象アップにもつながります。

営業結果

営業活動で得られた結果を、紹介した商品やサービスごとにそれぞれ記入しましょう。成約があった場合は、何をいくら受注できたのか記入します。さらに提案できそうな商品やサービスなどがあれば、記入しておくのも良いでしょう。

成約につながらなかった場合は、先方が難色を示している点について詳細に記入する必要があります。たとえば「競合他社より●●円高い」などと数値も含めて記入するのが良いでしょう。値引きなどの交渉があった場合も、できる限り具体的な記入が必要です。

判明した課題と今後の対策

営業活動から見えてきた課題についても漏れなく記入しましょう。そして、それぞれの課題に対して自分なりに検討して対策内容も記入する必要があります。成約につながらなかった場合は営業方法に問題があるケースも多いので、しっかりと分析しなければなりません。

営業方法に問題があった場合は、その内容を記入して営業チーム内で共有することで、今後の営業に活かせます。営業マネージャーや上司からより良いアドバイスがもらえるかもしれません。成約できた場合でも、提案内容や提案の仕方に問題がなかったか、しっかり振り返りましょう。

営業報告書を効率化するなら、「グループウェア」がおすすめ

営業報告書を作成するために、Excelなどを使っている営業チームも多いのではないでしょうか。しかし、Excelではシートやファイルがかさばりやすく管理が大変なうえに、営業チーム内での情報共有もしづらいですよね。

営業報告書の取り扱いを効率化したい方には、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは社内の情報共有を促進するためのオンラインサービスで、導入することで以下3つのメリットがあります。

メリット1:作成・管理がしやすい

グループウェアを使うと、日々の営業報告書をWeb上で作成・管理できます。使いやすさを重視した専用インターフェースなので、Excelのような細かいセル操作が発生せず簡単に作成可能です。また、作成した営業報告書はすべてクラウド上で管理できるため、社内サーバーの容量などを気にする必要もありません。

メリット2:営業チーム内で迅速に情報共有できる

グループウェアで作成した営業報告書は各自のWebブラウザ上から簡単にチェックでき、共有フォルダでのファイル受け渡しが不要です。また通知先も設定でき、任意の営業メンバーのデスクトップ上に通知してくれるので、見逃すことなく迅速に情報共有できます。作成した営業報告書にコメントを付ける機能もあるため、チームワークの向上にもつながるでしょう。

メリット3:オフィスにいなくても利用できる

グループウェアはパソコンだけでなく、スマートフォンからでも利用できます。そのため、外出中や在宅ワークでも問題なく、営業報告書の作成や共有が可能です。最近ではオフィスにいない働き方も増えているので、グループウェアは今の時代にぴったりのサービスといえます。

グループウェアで、営業チームを成功に導きましょう!

今回は営業報告書の書き方や、効率化するための方法についてご紹介しました。営業報告書は営業チーム成功の鍵を握っている、重要な文書です。良い営業報告書を作成するために、今回ご紹介した内容を参考にしてみてくださいね。

そして営業報告書の取り扱いを効率化するなら、やはりグループウェアを使うのが1番です。導入企業もどんどん増えているので、営業チームを成功させたい方はぜひグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

業務の標準化で危機管理を行い生産性をアップ!
営業チーム成功の鍵は事務作業!効率化するツールをご紹介
スケジュール管理はビジネス成功の鍵!効率化する方法をご紹介

1分で登録完了。無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。