業務報告の確認をシンプルにするためには

企業で仕事を進める上でとても重要になってくるのが、業務報告確認です。

日々の業務報告確認を、シンプルにすることができれば、ストレスなく毎日の職務をこなすことが可能となります。

この一見当たり前かと思われる業務報告確認ですが、確認方法を間違えると無駄に時間がかかってしまい、職務効率低下やストレスの蓄積というトラブルの危険性が発生してしまうので、出来るだけ確認作業をシンプルにすることが重要となってきます。

そこで今回は、企業ごとに業務報告の確認方法は様々ですが、ここではインタビューを行なった企業から見えてきた業務報告確認の問題点と、その解決策について詳しく解説していきます。 

客先常駐社員から毎週末に送られてくるメールの確認に時間がかかってしまう

今回インタビューをさせて頂いた企業は、システム開発やWebサイト制作を行なっている IT系人材派遣会社です。

この企業は客先常駐社員から毎週末に担当チーム宛にメールで週報が送られてくるのですが、数が多く確認するだけでも、かなりの時間がかかってしまう悩みを抱えています。

このメール上での週報報告方法の非効率問題について、以下に解説していきます。

どのように企業内でメール連絡を行っているのか

先ほども触れたようにこの企業では、基本的に会社内に客先エンジニアが常駐しており、社内コミュニケーションのために、月一回の本社帰社日を設けています。

そして、その場で現在の業務について、担当者と話し合って、業務についての情報交換を行なっています。

ですが上記とは別に毎週末にメールで週報を常駐先から本社のチームリーダーへ送っており、送り先のチームはシステム開発チームとデザインチームの二つのチームがあり、それぞれ数十名の社員が、毎週リーダーに週報を送ることになっています。

しかし、当たり前のことですが、チームリーダーは自身の業務もあるので、メールがすぐに確認することが出来ず、メールが流れてしまうという悩みがあるというのが現状です。

グループウェアの報告書機能や掲示板機能などを使用して、未読の情報が流れず確認できるようにしよう 

ここまで解説してきたように、今回インタビューをした企業は、毎週末に送られてくるメールの確認に、時間がかかってしまうという悩みを抱えています。

さらに、週報を元に各リーダーが週明けに代表と会議を行う習慣があり、会議中に気になった週報を表示させるため、いつでも受信トレイから引き出せるようにしておかなければいけません。

それに加え、週報以外の報告も随時メールか電話でくるため、確認するだけでもかなりの時間がかかってしまうという、弊害が起こってしまっています。

こういった問題点の解決策として、グループウェアの報告書機能や掲示板機能を使用することにより、メールとは違い情報が流れてしまうことがなく、内容を確認することが可能となります。

また、ワークフロー機能も併用することにより、格段に業務報告の確認を、シンプルにすることができるでしょう。

つまり、結果的にチームリーダーの業務負担を軽減することが可能となるので、今回のようなメールがすぐに確認することが出来ず、メールが流れてしまうという悩みの問題解決策になるといえるでしょう。

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