「生産性」という言葉を耳にしたことがあるビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。よく聞く言葉でも、意味をちゃんと知らない方も多いですよね。
生産性は企業にとって重要な指標であり、多くの企業が生産性の向上を目指しています。また、生産性を向上させることはビジネスパーソンの価値を高めることにもつながるのです。
この記事では、まずビジネスにおける生産性とは何かをご解説します。そして生産性を向上させるための方法もご紹介しますので、ぜひご一読ください。
目次
ビジネスにおける生産性とは何か、分かりやすく解説
まずは、ビジネスで使われる生産性について、基本的なことをご解説します。
そもそも生産性とは？
ビジネスにおける生産性とは「投入したコストに対して、どれだけ成果が得られたか」という指標のことです。式で表すと以下のようになりますね。
【生産性】 ＝ 【得られた成果】÷ 【投入したコスト】
ここで言う「成果」とは商品やサービスなど、企業がそれによって報酬を得ているものを指します。また「コスト」には、成果を生むための設備稼働や原料にかかる費用はもちろん、社員の人件費も含まれるので注意が必要です。
生産性向上は、どの企業も目指すべき目標
「生産性向上」というワードが、多くの企業で使われていますよね。生産性向上とはその名の通り生産性が上がることで、少ないコストでより多くの成果が得られることになります。
どの企業も、「成果」を利益に変えているはずです。たとえば製造業であれば、「製品」と言う成果を売ることで、利益が生まれますよね。
よって、生産性向上によって成果が増えれば、それだけ企業の利益拡大につながりやすくなります。少ないコストで製品をたくさん作れた方が、利益は出やすいでしょう。
利益拡大したいのはどの企業も同じなので、生産性向上は企業が目指すべき目標と言えますね。
「生産性向上」と「業務効率化」の違いは？
「生産性向上」と似た言葉に「業務効率化」があります。業務効率化とは、業務の中に潜んだ無駄をなくしてより効率的に変えることです。どちらも企業の利益につながるという点では共通していますが、厳密には異なります。
生産性向上は、投入したコストに対してより多くの成果を得ることです。生産性を向上するためには、2つの実現方法があります。
・成果を効率的に生み出せるようにする。
・無駄なコストを減らす。
1つ目の実現方法が、まさしく業務効率化によって効率的に成果を生み出すことを意味します。つまり業務効率化は、生産性向上を実現するための1つの手段と言えるのです。
生産性向上するためのポイントとは？
この記事を読んでいる皆さんも、やはり生産性向上したいですよね。前章でご紹介した通り、生産性向上を実現するには「成果」と「コスト」のそれぞれに働きかける方法があります。
ここでは、生産性向上するためのポイントを実現方法ごとにご解説します。
成果を効率的に生み出せるようにするには
同じ時間の中でより多くの成果を生み出せるようになれば、生産性向上します。たとえば、1時間で10件しか処理できなかったデータを1時間で20件処理できるようになれば、生産性は2倍です。
このように成果を効率的に生み出すためのベストな方法は、定型作業の自動化です。人間が行う手作業には限界があるので、成果を生み出すうえで繰り返し行う作業はシステムで自動化する方が効率的でしょう。
パソコン作業を効率化したい場合は、「RPA」がおすすめです。RPAとはパソコンでの定型作業を自動化してくれるシステムで、スピーディーなうえに手作業によるミスも防止できます。RPAソフトの機能やコストは製品によってさまざまなので、企業のニーズに合ったものを選ぶと良いでしょう。
無駄なコストを減らすためには
1つの成果を生み出すためにかかるコストを減らせれば、生産性向上します。たとえば、1製品作るために100円かかっていたコストを50円に削減できれば、生産性は2倍です。
コストカットと言えば、原料費や光熱費などを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。しかし、これらのようなコストの削減には限度がありますし、それほど大きな効果は期待できません。
最初にご解説したとおり、ビジネスで言うコストには人件費も含まれます。そして、この人件費を削減するのが、最も生産性向上につながりやすいでしょう。特に情報共有やコミュニケーションに無駄を抱えているケースは多く、人件費がかさんでしまう大きな要因となっています。
業務の無駄をなくして生産性向上したい方には、グループウェアがおすすめです。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するためのシステムで、多くの企業で導入されています。
グループウェアを導入する3つのメリット
グループウェアを導入することで人件費を削減でき、企業の生産性向上につながるのです。ここでは具体的にグループウェアで得られるメリット3つについて、ご解説します。
メリット1：オンラインで簡単に情報共有できる
グループウェアは、Webブラウザ上で簡単に情報共有できるのが最大のメリットです。プロジェクトの進捗状況やスケジュールはもちろん、勤怠実績や申請手続きまでオンラインで情報共有できます。
情報共有がスムーズにできないと認識のずれから手戻りが発生したり、必要な情報が届かずに待ち時間が増えたりしてしまいます。グループウェアによって情報共有を手軽にすることで、これらの無駄な時間を大幅に減らせるでしょう。
メリット2：コミュニケーションが円滑になる
離れた相手とのコミュニケーションには時間がかかりやすいだけでなく、誤解が発生して手戻りになりやすいという課題も。グループウェアは、社員間のコミュニケーションを円滑にするのにも役立ちます。
グループウェアにはビジネスチャット機能もあり、オンラインで手軽に会話ができます。電話と違い文字として残りますし、メールのように多くの入力項目に時間を取られることもありません。コミュニケーションを確実かつスムーズに行えるので、効率的ですしストレスなく仕事ができます。
メリット3：テレワークにも対応できる
グループウェアはパソコンだけでなくスマートフォンからでも使えます。そのためテレワークでも簡単に情報共有やコミュニケーションが行えるのも大きなメリットです。
最近は、テレワークを導入する企業も増えてきました。現代の働き方に対応するためには、グループウェアを使うのがピッタリです。
グループウェアで、ビジネスの生産性を高めましょう！
今回はビジネスにおける生産性の意味や、生産性を向上させる方法についてご解説しました。
企業にとって生産性向上を最も実現しやすい方法は、やはり業務の無駄をなくすことでしょう。グループウェアを使うことで、情報共有やコミュニケーションで抱えている無駄を解消し、生産性向上につながります。
生産性を向上させて企業の利益拡大につなげたい方は、ぜひグループウェアを導入してみてくださいね。
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