ビジネスにおける業務の属人化が起こる原因は?リスクや防ぎ方を紹介

2022/03/09

ビジネスにおいて、業務の属人化は多くの企業が抱えている問題ではないでしょうか。属人化は、目の前の業務を遂行するためにはメリットがあるため、放置したままになり易い問題です。しかし、長期的にみた場合、企業に大きな損害を与える可能性があります。

今回は、ビジネスにおける業務の属人化の防ぎ方について解説します。原因やリスクを理解し、属人化を防ぐ仕組み作りをしましょう。

業務の属人化によるリスク

業務の属人化とは、ある業務において、特定の担当者しか内容や進め方を理解していない状態のことです。どんな業務にも担当者は必要ですが、人が代わらず同じ業務をこなすことで、属人化された業務となります。

業務の属人化には長い目でみた場合、業務効率の低下や適正な評価ができなくなるといったリスクがあります。また、異動や退職時には部門や企業に大きなダメージを与えるほか、不正の温床になるリスクも抱えています。

ここでは、業務の属人化によるリスクについて解説していきます。

業務効率が低下する

長期的にみた場合、業務を属人化することで業務効率が低下します。確かに、業務に専念することで知識が深まるため、ひとりの担当者が業務を進めることは効率的です。 担当者がひとりということは、他の人の目を通さないことになります。

そうなった場合、組織的な品質管理ができません。担当者が休んで代わりの従業員が担当した場合、やり方がわからないため、品質にバラツキがでてきます。場合によっては、担当者の不在時に業務が滞る事態にもなり得ます。 本来、業務とは常に改善を進めるものです。

しかし、属人化により担当者が代わらないことで作業方法自体も変わらず、改善されないままになってしまう可能性があります。改善が進まない状態が続くということは、周りからみた場合、業務効率が低下していることになります。

適正な評価ができない

属人化は、適正な評価ができなくなるリスクを抱えています。属人化した場合、担当者の実が業務内容を把握している状態になります。

そのため、その業務が「正しくできているのか」「改善が進んでいるのか」「どんな問題があるのか」といった評価をするための判断材料がないため、上司は適切な評価ができません。 結果的には毎回同じ評価となるため、担当者のモチベーションが下がってしまう可能性があります。

異動時や退職時のインパクトが増大する

属人化した業務の担当者が何らかの理由により、異動や退職になってしまった場合、その業務を抱えている部署は、大きなインパクトを受けます。

属人化されていたことで、業務内容が整理されておらず、引継ぎに多くの時間が掛かってしまうからです。 その部門全体でのスケジュール調整も必要となり、大きな負担となります。また、異動であれば担当者が代わった後にも業務内容を確認することはできますが、急遽退職が決まった場合のインパクトはさらに大きくなります。

業務内容がわからないため、新たな担当者が一から業務を覚えることになるためです。最悪の場合、顧客にも迷惑をかける事態にもなりえます。

長時間労働に繋がりやすい

属人化した業務の担当者は、長時間労働になってしまうケースが多く見受けられます。担当者しか業務内容がわからないため、他の人が手伝うことができません。

そのため、負荷が高い場合でも、担当者が残業や休日出勤で対応することになります。それが続けば、属人化された業務の担当者は長時間労働が常態化してしまうというわけです。

業務の属人化が起こる原因

属人化は、良くないとわかっていても発生してしまう問題です。属人化の多くは、人員不足や評価制度、担当者自身が属人化を防ぐ気がないといったことが原因です。

これは会社の仕組みに問題があるとも言えます。ここでは、業務の属人化が起こる原因について解説していきます。

原因①人員不足により常に業務に追われている

人員不足は、業務の属人化を招く最も多い原因ではないでしょうか。部門内に与えられた業務に対し人員が不足している場合、担当業務が固定化される傾向があります。 業務が固定化されることで知識は深まる反面、人員が足りていなければ、目の前の業務をこなすことで精一杯になります。

そうなると、知識やノウハウを共有する時間や担当を交代する時間を確保できないため、業務が属人化してしまうというわけです。

原因②属人化を防ぐための業務が評価されない

属人化を防ぐための業務が評価されない仕組みになっていることも、属人化してしまう原因のひとつです。属人化を防ぐには、業務フローやマニュアルの整備、社内研修などで情報共有する仕組み作りが必要です。

しかし、情報共有する時間は直接的な売上にはつながらないことから、会社からは評価対象外になるケースが見受けられます。そのため、従業員は自ら属人化を防ぐための業務をすることがなくなり、属人化が進んでしまいます。

属人化を解消する気がない

業務を担当している従業員が、そもそも属人化を解消する気がないケースもあります。従業員からみた場合、属人化した業務があるということは自分の居場所を確保したことになります。

業務の属人化は、会社側からみればリスクがありますが、従業員にとってはリスクではありません。特に、安定を望む従業員であれば、属人化はむしろメリットになっているというわけです。

属人化の防ぎ方

業務の属人化は、業務の標準化で防ぐこともできますが、それだけでは属人化を防ぐ対策にはなりません。

会社の仕組みを変えることで、属人化を防ぐことができます。 ここでは、属人化の防ぎ方について解説していきます。

業務を標準化する

業務の標準化は業務の属人化を防ぐために、必要な取り組みです。業務フローの整備や、マニュアルの整備をするだけでなく、業務を簡単にすることも業務標準化のひとつと言えます。 ただし、そのためには業務標準化に取り組むための時間が必要です。

業務標準化のための時間を与えることも会社として取り組む必要があります。 業務の標準化は日常的に行うものです。業務フローやマニュアルを整備しながら業務を進めるといったように、仕事のやり方自体も変えていきましょう。

評価制度を見直す

評価制度を見直すことも属人化を防ぐ取り組みです。属人化が起こる原因のひとつに、「属人化を防ぐための業務が評価されない」ことが挙げられます。 属人化を防ぐための業務を評価する仕組みになれば、従業員の属人化解消に対するモチベーションが上がります。

評価制度が変われば、従業員にとっても属人化はメリットではなくなります。 自社の目的に適した取り組みを評価する仕組みを作りましょう。

定期的に内部監査を実施する

内部監査の実施は、属人化の解消に有効です。第三者的な視点で内部監査をすることで、属人化されている業務や属人化されそうな業務が明確になります。また、人員不足を問題として取り上げれば、人員補充にもつながります。

会社として指摘しあう機会を作ることで、問題が発生した場合に早く気付く仕組みができるというわけです。

担当を変更する

評価制度の見直しや内部監査を実施しても属人化が解消されない場合、思い切って担当者を変えてしまうという方法もあります。会社が仕組みを変えても、担当者の行動が変わらなければ、属人化は防げません。 荒療治として担当者を変えることで、属人化を防ぐというわけです。

ただし、無理やり担当者を変えることによって、周りの負担増加や担当を外された従業員のモチベーション低下といったリスクがあります。 あくまでも最後の手段として、残しておきましょう。

属人化を防ぐ仕組みを作り、働きやすい環境にしよう

業務の属人化は、業務効率の低下や適正な評価ができない、異動時や退職時のインパクトが大きいといったリスクがあります。さらに、長時間労働を誘発する危険性もあります。 業務標準化をするだけでは属人化を防ぐことはできません。原因は、会社の仕組みにあるからです。

評価制度の見直しや、定期的な内部監査を実施することで、会社として属人化を防ぐ仕組みを作り、働きやすい環境にしましょう。

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