ビジネスの情報資産とは?基礎知識や効果的な活用方法をご紹介

2022/07/08

企業にとって「情報資産」は、人材やお金と同様に大切な存在です。しかし、ビジネスでよく使われる「情報資産」の正しい意味を把握している方は、少ないのではないでしょうか。単純に、顧客情報や技術情報だけが情報資産というわけではありません。

企業が利益を拡大するうえで、情報資産の基礎知識や活用方法を把握することが重要です。そこで本記事では、「ビジネスの情報資産とは何か」という基礎知識や、効果的な活用方法をご紹介します。企業の情報の価値をより高めたい方は、ぜひご覧ください。

ビジネスの情報資産とは?

ビジネスにおいて、「ヒト・モノ・カネ・情報」が4大経営資源と言われています。簡単にいえば、この中の「情報」に関わるものが情報資産です。情報資産について、もう少し詳しく解説します。

情報資産の定義・具体例

ビジネスの情報資産とは、「企業にとって価値を持つ情報や、それらを扱う仕組み全般」のことです。英語では「information assets」などと呼ばれます。情報そのものはもちろん、情報を保管・活用するための仕組みも情報資産に含まれます。

つまり、「目に見えるか、見えないか」は関係ありません。情報に関係しており、かつ企業にとって価値があるものは情報資産であるといえます。情報資産の具体例は、下記の通りです。

  • 技術情報
  • 顧客情報
  • マニュアル
  • 情報機器
  • 情報管理ソフト

情報資産の分類

情報資産は、大まかに「情報」「情報システム」の2種類に分けられます。後者の情報システムには、USBメモリといった情報機器、顧客管理システムなどの情報管理ソフトがともに含まれます。

また前者の情報は、実体のある「有形資産」と実体のない「無形資産」の2種類です。たとえば、マニュアル(紙/電子)は有形資産、社員自身が保有するノウハウは無形資産に分類されます。

セキュリティ対策が必要不可欠

情報資産は「資産」である以上、ヒトやカネといった経営資源と同等に大切なものです。技術情報などの情報資産が紛失すれば、企業にとって大きな損失となります。万が一、顧客情報などの情報資産が漏えいすれば、企業の信頼性は著しく低下するでしょう。

こうした事態を防ぐために、情報資産にはセキュリティ対策が必要不可欠です。適切なハードウェア・ソフトウェアによる情報資産の保護に加えて、社員への教育も必要となります。

サイバー攻撃は時代の流れとともに巧妙化していくため、従来のセキュリティ対策が通用しなくなることも珍しくありません。脅威に対する備えを常にアップデートしていくことが求められます。

情報資産の価値を高める活用方法は「クラウド型ITツール」

一種の経営資源である情報資産をいかにして有効活用するかが、企業の発展にも関わってきます。情報資産の価値を高めるなら、「クラウド型ITツール」を活用するのがベストです。クラウド型ITツールとは、クラウド上で情報資産を保管・活用できるITツールを指します。

ここでは、クラウド型ITツールを活用する4つのメリットについて解説します。

メリット1:情報共有がしやすい

クラウド型ITツールであれば、自社サーバーを使うことなくインターネット経由で利用できます。そのため、Webブラウザさえあれば全ての社員が必要な情報にアクセスでき、情報共有しやすいのです。チーム作業がスムーズになるだけでなく、社員の教育にも役立つでしょう。

メリット2:再利用がしやすい

紙に書かれた情報は、再利用しづらいのが大きな難点です。たとえば、紙の情報を関係者にメールで伝えようとした場合、メール本文に手入力しなければなりません。その点、クラウド型ITツールであれば情報のコピーが容易に行えます。アナログ式の情報資産と比べて再利用しやすいため、業務効率化につながるでしょう。

メリット3:変更がしやすい

多くの情報は、周りの状況に合わせてアップデートしていく必要があります。しかし、紙などで情報を管理していた場合、手作業で変更しなければならず大変です。その点、クラウド型ITツールであればパソコンやスマートフォンから情報を変更できるため、手間がかかりません。

メリット4:セキュリティ性が高い

クラウドで情報を管理することに、セキュリティ面での不安を感じる方は多いでしょう。しかし、最近のクラウド型ITツールはセキュリティ性も高くなっています。信頼性の高いデータセンターで厳重に情報が管理される上に、情報活用時には暗号化されます。そのため、セキュリティリスクを気にせず利用することが可能です。

情報資産の活用におすすめのITツール

ITツールには多くの種類があり、「どれを選べばよいか分からない」という方も多いでしょう。ここでは、情報資産の活用におすすめのITツールを2つご紹介します。

その1:ビジネスカレンダー

仕事の成果を大きく左右するスケジュールも、一種の情報資産といえます。「ビジネスカレンダー」を使えば、スケジュールをクラウド上で管理・共有できます。カレンダー形式で見やすく、自分やチームメイトのスケジュールをひと目で把握することが可能です。テレワークや外回りの仕事でもスケジュールを確認・更新でき、業務効率化につながります。

アイポの「ビジネスカレンダー」

その2:社内Wiki

「社内Wiki」を使えば、社内のノウハウをクラウド上で蓄積・共有できます。表や画像の挿入、フォント調整などがボタン操作で行えるため、ノウハウを分かりやすく整理することが可能です。場所を問わずノウハウを共有できるようになり、社員のスキルアップや属人化の防止につながるでしょう。

アイポの「社内Wiki」

クラウド型ITツールで、情報資産の価値を最大化!

今回は、「ビジネスの情報資産とは何か」という基礎知識や、効果的な活用方法をご紹介しました。

情報資産には、セキュリティ対策が欠かせません。その一方で、情報資産を有効活用できれば、企業の利益拡大につながります。しかし紙の書類などのアナログな手段では、紛失などのセキュリティリスクが多く、効率的な情報資産の活用も行えません。

情報資産を有効活用するなら、クラウド型ITツールを導入しましょう。グループウェア「アイポ」であれば、今回ご紹介したITツールの機能を兼ね備えています。また、リーズナブルな月額料金だけで利用できるため、ITツールに慣れていない企業でも心配ありません。情報資産の価値を最大化したい方は、ぜひアイポをご導入ください。

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