ビジネスにおける情報共有の重要性を解説!情報共有ができないリスクとは

2021/09/22

ビジネスにおいて「情報共有」の重要さはよく指摘されますが、「情報共有」とは具体的に何を指すのか、ビジネスにおいてどのように役立つのか、なかなか理解できていないのではないでしょうか。そこで、本記事ではビジネスにおける情報共有の意味やメリット、情報共有の不足によるリスクなどについて解説していきたいと思います。

ビジネスにおける情報共有するメリット

ビジネスにおける情報共有の重要性については、誰もが異論はないところかと思いますが、その具体的な意味やメリットについて詳しく理解しているひとは少ないかと思います。ここでは、情報共有の意味とメリットをしっかり押さえておきましょう。

そもそも情報共有の意味とは

「情報共有」という言葉は誰もが知っていますが、その意味をよく理解していなければ、ビジネスにおいて情報共有を活かしていくことはできません。ビジネスにおける「情報共有」についてITトレンドでは「個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用すること」と説明されており、ビジネスに活かしていくという目的を意識して、情報共有に取り組むことが大切です。

参考URL
https://www.too.com/fun/blog/work/infoshare_risk.html

情報共有によって何がよくなる? 情報共有のメリット

業務効率の向上

情報共有のメリットとしてまず挙げられるのは、業務の効率が上がることです。情報共有が十分に行われていなかったことによるトラブルは、ビジネスの現場では意外と多いものです。

例えば、必要な情報が担当者に伝わっていなかったために、スケジュール調整に手間取ったり、場合によってはダブルブッキングになっている大失敗にもなりかねませんし、現場に伝えるべき必要事項が伝わっていなかったために、手戻りが生じて納期が守れないということにもなりかねません。

このような業務上のトラブルは、情報共有がしっかりと行われていれば減らすことができ、業務効率がぐんと向上することが期待できます。また、新しいシステムを導入しても一部の社員しか詳細な操作方法を知らなかった場合、その社員が不在の時には業務が滞ったり、他の社員に手間暇かけて教えるという負担が発生します。

これも、システムの操作方法について情報共有をすすめ、全社員が操作することができれば、大幅に業務効率を上げることができます。

的確・迅速な経営判断が可能

現代社会においては、刻々と変化する状況に対応してビジネスを進めていかなければなりません。そのためには、的確なタイミングで、スピード感をもって判断を下していくことが求められます。

情報共有はこのようなスピーディーな意思決定にも大いに役立ちます。例えば、取引の契約をすべきか否か、新たなシステムを導入すべきか否か、といった難しい決断も、意思決定の材料となる情報がスムーズに共有されていれば、スピーディーに決断することができます。

リスク対策が可能

ビジネスにおいてトラブルはつきものですが、平常時から適切に情報共有がなされていれば、自社の業務の実施体制や進捗状況を幹部が正確に把握しておくことができ、トラブルが発生した場合でも、素早く状況を理解し迅速に対応をすることが可能となります。これによって、トラブルを早期に解消し被害の最小化を図ることが可能となります。

選択肢が広がる

情報共有によって、一人ひとりでは考えつかなかったような新たなアイデアが生まれるというメリットもあります。昔から「三人寄れば文殊の知恵」と言われますが、一人ひとり発想の傾向というものは違いますので、多くの社員が情報共有することで様々な角度からの検討ができ、お互いに刺激を受けることができますし、意外な盲点に気づかされることもあります。まさに知恵は多いほうがいいということです。

情報リテラシが身に付く

現代は「情報過多」とも言われるように、巷には情報が溢れています。ビジネスにとって有益な情報もあれば、意味のない情報もありますので、その中からいかに必要な情報を抽出することができるかが、ビジネスの勝敗を分けると言っても過言ではありません。情報共有が進むことで、情報の信ぴょう性や重要性を判断する目も多くなり、組織に必要な情報の取捨選択が可能となります。

コミュニケーションに向上

日常的に社員同士が、それぞれの持っている知識やノウハウ、業務の進捗状況や成果について情報共有することで、業務上の課題の分析や改善策の検討が進められ、お互いが業務の効率化を図ることができるということもメリットの一つと言えるでしょう。このような常日頃からの情報共有によって、社員同士のコミュニケーションが深まったり、団結力が高まるといった副次的なメリットもありそうです。

情報の見える化

情報共有をすることは、すなわち自分の持っている情報を他の社員にも分かりやすくするため、情報を整理し可視化することにもつながります。例えば、極めて高い研修のスキルを有しており、これまでに様々な企業での新人指導の経験を有するベテラン社員が転職することになったとしましょう。

もし、その社員の持つ研修ノウハウの情報が可視化されていれば、その情報を研修担当者が引き継ぐことができ、これから入社する新入社員も同様の研修を受けることができ、人材育成に役立てることができるなど、様々なメリットがあります。

参考URL
https://notepm.jp/blog/1030

情報共有不足が招くリスク

ここまで、情報共有のメリットを見てきましたが、逆に情報共有がうまくいかなかった場合、どのようなリスクが考えられるか、見ていきたいと思います。

業務漏れやミスの多発

先に情報共有によってスケジュール調整上のトラブルなどを防ぐことができ、業務が効率化するという事例を見てきましたが、情報共有ができていないと逆のことが起こるというのは、容易に想像できると思います。

情報共有がうまくできていないと、他の社員への伝達ミスが発生しますので、業務の手戻りやスケジュール上のトラブル、複数の部署で同じような業務を走らせてしまうといった無駄な業務などにより、業務効率はガタ落ちになる恐れがあるのです。

強固な組織になり得ない

社員同士の情報共有がうまくいっていない場合、情報を持っている社員と持っていない社員とに分かれることになります。このため、業務効率が上がらないことはもちろん、モチベーションに大きな差がついてしまいます。ひいては、チームワークの低下、士気の低下といったデメリットにもつながりかねません。

経営判断が遅くなる

ビジネスにおいて素早く判断を下すことは極めて重要です。そのためには必要な情報が円滑に幹部に共有されていることが必要です。この情報共有が滞ると、情報収集のためのタイムラグが生じてしまい、判断を下すのが遅くなってしまいます。

例えば、画期的な商品開発をしたのに、トップに情報が伝わっていなかったために、販売開始が遅れて他社に先を越されることで、大きなビジネスチャンスを逃すことにもなりかねません。

トラブルへの対処が遅れる

業務上のトラブルが発生した場合に、迅速にリカバリーできるか否かが被害の発生を最小化するカギとなります。情報共有ができていないと、幹部がトラブルの発生を知るまでに時間がかかりますし、対処方法を判断して指示を下すまでに、情報収集のための時間を要し、対応が後手に回って結果的に被害を大きくすることにもなりかねません。

参考URL
https://www.too.com/fun/blog/work/infoshare_risk.html

ビジネスにおいて情報共有がより重要視される理由

ビジネスにおける情報共有の重要性はますます高まっていくことが予想されています。

その理由の第一には、ビジネスにおいてますますスピード感が要求されていることが挙げられます。現代においては、ICT化、グローバル化からカーボンニュートラルなど環境問題まで、あらゆることが急速に変化しており、企業行動にもフットワークの軽さやスピーディな行動が求められています。

企業が生き残っていくためには、市場の変化や潜在的なニーズをいち早く把握し、迅速な経営上の意思決定を行わなければなりません。そのための情報共有が今まで以上に求められているのです。

もうひとつの理由は、価値観が多様化していることです。
多様化(ダイバーシティ)の時代と言われる現代において、 企業が生き残るためには、多様化する消費者の嗜好やニーズの多様化に対応することが必要です。そのためには、多様化する価値観を把握するための情報共有はもとより、多くの人の意見やアイデアを取り入れるための情報共有の役割はますます大きくなることが予想されます。

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