業務効率化を目指す!日程管理ツールと導入のポイント

2021/10/29

業務効率化に何が必要か

業務効率化を目指すにあたって重要なポイントはいくつもあります。その中でも日程管理が重要な役割を持っているのは間違いありません。逆に業務効率化から見て何が必要か理解し、適切なツールの投入も必要です。

日程管理が業務効率化に重要な意味を持つ理由

日程管理が重要なことは誰もが理解しています。効率的な作業にするためには重要な意味があるのは理解していても、あまりに細かく日程管理をするとどちらが仕事かわからなくなるケースもあるでしょう。そのため、どうしても後回しになりがちなのが日程管理です。

そこで導入が進められているのが日程管理ツールです。できるだけ素早く日程管理ができるよう工夫されたツールは、作業時間を短縮させるために役立ちます。ツールを使って日程管理を行うことで、日々のリソース管理がしやすくなるでしょう。効率的な業務の推進には、導入が絶対的な条件となってきました。

日程管理ツールを見える化することで、誰のリソースが余っているかも把握しやすくなります。これが、ひとりではなく組織として効率化を目指せるポイントです

日程管理ツールを導入することで、残業の原因の追求もできます。残業にも色々な面がありますが、時間を無駄に使って残業を増やしている場合が目立つはずです。日程管理ツールを導入すると、管理者としてもリソースの状況を理解しやすくなります。本人も業務の効率化できるため、残業削減に役立つのです。

カレーで見る業務効率化のポイント

日程管理でも見えてきますが、一体何を重視すると業務が効率化するのか、明確な判断が求められます。はっきりしているのは、見える化することにより、これまで見えなかった情報を全体で把握できることでしょう。

そのひとつとしてタスク管理が挙げられます。現在どのようなタスクを行っているのか、その対応が難しく業務効率化の足を引っ張ることは珍しくありません。仕事の終わりが見えにくく、日程管理の妨げになる例もあるはずです。このタスクを見える化することにより、業務効率化のスタートの位置に立てます。

見える化するために必要なことは、どのようなタスクを抱えているか明確することです。よく例として挙げられるのは、何かを調理する手順を明確にする方法でしょう。カレーを作る時に必要なタスクは、カレーを作るということを決定し、材料を用意して必要な大きさに切り、炒めて煮込む手順が挙げられます。これを細分化することが、業務のタスクと同じ考え方です。

もっと見える化すると、優先順位が見えてきます。まずカレーを作るという決定の段階が必要です。これがなければ方向が出てきません。材料の用意も現在手元にあるものか、外部から用意するかで時間も違います。

すべての材料が用意される前にできることもあるはずです。お肉を切っている間に、足りなかった玉ねぎを誰かに買いに行ってもらうこともできるでしょう。その間にお肉に味を付け火を通すことができるはずです。

このような細分化をすると、効率化の手順が分かります。時間軸で管理してみるとリソースに余裕がある部分、全くない部分が見える化されるのです。ここに効率化のポイントがあるのはわかりやすいでしょう。

全体で把握することの意味

見える化した後は、全体で管理できるか判断します。カレーの例で見た時にわかりますが、一人で作業をするのか、複数で作業するかで効率化に違いがあります。材料の準備をする際も、一人であればお肉を調理する時に味付けをしても火を通したりはできません。その間に玉ねぎを買いに行くとなれば、火をつけた状態のまま放置するからです。火事になるかもしれない。これが隠れたリスクで業務でも同じことが出てきます。

複数のメンバーがいれば隠れたリスクが存在しても、カバーできるかもしれません。このケースでは、一人がお肉の調理をしているので、火をつけたままの状態で放置せずに作業を続けられます。お肉を炒めすぎて硬くなることも防げるはずです。

重要なポイントは、管理の方法を統一しなければいけない点です。お肉を調理しているとしても、メンバーがカレーを作っている事実を知らなければ、玉ねぎが足りないことにも気がつきません。玉ねぎを購入するとしても、見えないところで先に水を入れてしまう可能性も出てきます。作業がちぐはぐとなり、効率化どころか足を引っ張る状況が生まれました。

状況を正確に理解していれば、このようなことは起きません。今何が必要なのかがわかるからです。

日程管理ツールで業務効率化するためのポイント

日程管理ツールを導入するとしても、デメリットが生じることは理解しておかなければいけません。どのようなことでも全てがメリットに変わるわけではないからです。デメリットがリスクとして顕在化させないようにするコツを理解しておくといいでしょう。

日程管理ツールのデメリット

日程管理ツールを導入して発生するデメリットは、何よりも時間がかかることです。新たなツールを導入すると、慣れるまでの時間が必ず障壁となります。どんなツールでも使用者が理解しなければ、能力が発揮できません。特に新たなツールの場合、どのような機能があるか使い方も含めて理解まで時間がかかるからです。

ツールの機能だけではなく枠組み的な理解も問題です。全体でカレーを作ることを理解するのと変わりません。カレーを作ることを全員に対し周知徹底し、早期に理解できる段取りが重要になります。カレーを作るとき複数のメンバーがいても、それぞれが慣れていなければ手順は進みません。一度もカレーを作ったことがない人がいるなら、それでも出来ることをしてもらう必要があるでしょう。それぞれのパフォーマンスが発揮できるように、導入当初ではツールになれた人間を優先的にすることも必要です。

所要時間の管理と余裕

日程管理ツールで大事なことになるのが、時間の把握です。例えば玉ねぎを買いに行くとして、現実的にどれぐらいの時間がかかるのか把握できれば作業を全体に与える影響が理解できるでしょう。

玉ねぎは届かなければカレーができないため、最終的な出来上がりの時間にも影響を与えるからです。この時に余裕を持った設定も欠かせません。もしかしたら、道中で何か起きる可能性もあります。購入先として考えていた場所で玉ねぎが売っておらず別のところで買う可能性もあります。

時間の余裕がないとこのような選択も取れなくなるため、最終的な効率化につながりません。

期日や目標の具体化

カレーの期日はご飯を食べる時間です。例えばどんなに美味しいカレーが出来上がるとしても、一週間もかかるとしたら誰も作りません。その間食事が取れなくなるからです。具体的に何時に食事をするのかがわかれば、そこから作業を逆算できるのは誰でもわかります。

仕事でも同じポイントです。何時までに対応しなければいけないのかがわかれば、日程管理ツールの使い方も見えてきます。タスクの重要度の違いもわかるため、効率的に行動できるようになるでしょう。

日程管理ツールは定期的な見直しも

日程管理ツールを導入することで、業務効率化を目指せるのは間違いありません。しかし、ただ導入しても意味がないことは明白です。日程管理ツールを導入したら定期的な見直しをかけます。今何が必要なのか、ツールがうまく機能していない部分を明確にできるからです。

明確にできてくれば、どこを改善しなければいけないのかがわかるでしょう。このスパイラルを形成しておけば、業務効率化がどんどんと進んでいきます。逆に導入してもそのままにしてあるだけでは、いずれボトルネックが生じ非効率な状態が出来上がる可能性もあるからです。

ツールは高機能でも、利用者がついて来れなければ意味はありません。組織に親和性の高いツールを選択するとともに、誰もが利用しやすい枠組みも作っていきましょう。

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