業務効率化したい営業事務員の方必見!おすすめITツール4選

2021/10/19

外回りが多く、忙しい日々を送っている営業職。その陰には、「営業事務員」の存在が欠かせません。営業事務員は、日中には外出している営業社員を、オフィスでサポートする役割があります。

営業社員に代わってオフィスワークをこなす営業事務員にとって、業務効率化が重要課題です。営業事務員の仕事が非効率的だと、営業社員の業務にも支障が出てしまいます。営業事務員の業務効率化には、オンラインで使える「ITツール」を活用するのが効果的です。

しかし、まだまだアナログなやり方を続けている営業事務員の方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、営業事務の仕事でITツールを活用するメリットや、おすすめITツールをご紹介します。業務に無駄が多くお悩みの営業事務員の方は、ぜひご一読ください。

営業事務の仕事でITツールを活用する3つのメリット

まずは、営業事務の仕事でITツールを活用する3つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:営業社員と情報共有しやすくなる

営業社員は、一日の多くを外回りの営業に費やすこととなります。一方で、営業事務員は基本的にオフィスワークです。両者が顔を合わせる機会は少ないため、営業社員と口頭で情報共有できる機会は限られます。一日の終わりに口頭でまとめて情報共有するだけでは、不十分でしょう。

営業社員が外出中の場合、電話やメールで情報共有するケースが多いですよね。しかし、電話ではデータとして残らないため、メモを取り違えると思わぬミスにつながることも。メールでは、相手が気づくまでに時間がかかりやすく、最悪の場合見逃される恐れもあります。

その点、ITツールを活用することで営業社員との情報共有が容易となります。多くのITツールはスマートフォンでも利用できるため、営業社員の外出中でも問題ありません。リアルタイムな情報共有が可能となり、急な状況の変化にも迅速に対応できます。

メリット2:余計なサポートの手間を減らせる

営業社員が外出中にできないことは、基本的に営業事務員がサポートすることになります。言い換えれば、外出中の営業社員にできないことが多いほど、営業事務員の業務負担は大きくなるのです。多くの業務を抱えているとミスが発生しやすくなり、業務効率は低下してしまいます。

たとえば、勤怠管理をExcelで行っている場合を考えましょう。営業先から直帰するようなケースでは、自社で勤怠実績を記録できません。正確な勤怠管理を行うためには、営業事務員が代わりに記録するなどの手間が生じるのです。

ITツールを使うことで、このようなサポートの手間を減らせます。このケースでは「勤怠管理ツール」を使えば、外出中の営業社員でもスマートフォンで出退勤の打刻が可能です。勤怠情報の共有もオンラインで行えるので、営業事務員のサポートが最小限で済みます。

メリット3:テレワークを導入しやすくなる

多くの時間をパソコンに向かって過ごす営業事務員は、比較的テレワークがしやすい仕事です。とはいえ、ホワイトボードといったアナログな情報管理を行っていると、テレワーク導入の際にネックとなります。Excelなどの共有ファイルを用いた情報共有も、社内ネットワークの範囲内でしか行えません。

ITツールを活用すれば、テレワークを導入しやすくなります。多くのITツールはデータをクラウド管理できるため、社内ネットワークに依存せず使えるのです。テレワークの導入を実現すれば通勤などの負担が減り、営業事務員のワークライフバランス向上につながります。

営業事務の業務効率化に役立つITツール4選

ITツールを活用することで、営業事務の業務効率化を実現できます。ここでは、営業事務員におすすめのITツールを4つご紹介します。

急な予定変更にも対応できる「スケジュール管理ツール」

「スケジュール管理ツール」は、オンラインでスケジュールの管理や共有が行えるITツールです。外出中でもスマートフォンで利用できるため、スケジュールを迅速に更新できます。リアルタイムなスケジュール共有が可能となり、営業社員のサポートが柔軟に行えます。

アイポの「スケジュール管理ツール」

電話やメールよりも効率的な「ビジネスチャット」

「ビジネスチャット」は、オンラインでメッセージによる会話が行えるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信できます。メッセージはスマートフォンにもプッシュ通知されるため、メールのように他の連絡に紛れる心配もありません。また、会話の内容はクラウド管理されるため電話よりも確実で、認識違いを防げます。

アイポの「ビジネスチャット」

外回りでも出退勤の打刻ができる「勤怠管理ツール」

先ほども触れた「勤怠管理ツール」を使えば、オンラインで勤怠情報の管理・共有が行えます。スマートフォンのタッチ操作で出退勤の打刻が行えるので、外回りの営業社員でも利用できます。残業時間などの集計は自動で行われ、手作業よりも正確です。勤怠表の印刷も不要となり、営業事務員が余計なサポートを行う手間を減らせます。

アイポの「勤怠管理ツール」

申請手続きがオンラインで行える「ワークフロー」

「ワークフロー」は、社内の申請業務を全てオンライン化できるITツールです。申請から承認までの一連のやり取りが、Webブラウザだけで完結します。経費申請書などを紙で印刷する必要がなくなり、営業事務員の負担軽減につながります。

アイポの「ワークフロー」

ITツールで、営業事務の仕事を効率化しましょう!

今回は営業事務の仕事でITツールを活用するメリットや、おすすめITツールをご紹介しました。ITツールを活用することで、営業事務員の負担軽減はもちろん、営業社員との連携強化も期待できます。また、最近増えているテレワークも実現しやすくなり、ワークライフバランス向上のメリットもあります。

とはいえITツールには種類が多く、どれを導入すれば良いか分からない方も多いですよね。ITツールをお探しの方には、機能豊富な「グループウェア」がおすすめです。グループウェアなら、今回ご紹介したITツールの機能をすべて兼ね備えています。

また社内サーバー設置などの初期費用がかからず、必要な機能だけを選択して最小限のコストで導入できます。業務効率化したい営業事務員の方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご活用ください。

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