業務効率化するなら必須!ITツール導入のメリットについて解説

2021/11/17

労働人口の減少が止まらない現代の日本では、人手不足に頭を抱える企業も増えています。限られた人員でもビジネスを継続していくためには、業務効率化が欠かせません。また、働き方改革が全国的に推進されていることもあり、新しい働き方への対応も大きな課題となります。

こうした課題の解決策として、「ITツール」を導入する企業も多くなっています。ITツールは、業務効率化するためのオンラインで使えるツールの総称です。しかし、まだまだアナログ体質な企業も多く、ITツールについて詳しく知らない方もいますよね。

そこで本記事では、業務効率化に欠かせないITツール導入のメリットや、おすすめITツールをご紹介します。業務効率化に大きな課題を感じる方は、ぜひご覧ください。

ITツール導入により得られる4つのメリット

まずは、ITツール導入により得られる4つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:個人の業務効率化につながる

ITツールはそもそも業務効率化を目的として作られています。ITツール導入によってアナログ業務の無駄をなくせるため、個人の業務効率化につながるのがメリットです。

たとえばホワイトボードを用いた業務だと、逐一移動しなければなりません。また、手書きにより煩雑になりやすく、情報を取り違えるミスも発生しやすいでしょう。

その点ITツールはパソコンで使えるため、自席を離れずともその場で業務が行えます。また、手書きと違って煩雑になりにくく、コピーアンドペーストを活用して時間短縮も可能です。ビジネスシーンに合わせた専用インターフェースにより、効率的に業務を進められます。

メリット2:情報共有・コミュニケーションが活発になる

情報共有やコミュニケーションが手軽に行えないと、情報が止まったり認識違いが発生したりすることも。結果として余計な待ち時間や手戻りが増えて、チームとしての業務効率は低下してしまいます。その点ITツールを導入すれば、チームでの情報共有・コミュニケーションが活発になり、こうした課題を解決できるのもメリットです。

ITツールを使うことで、オンラインでデータ管理ができるようになります。Webブラウザさえあれば、自分だけでなくチームで共有したい様々な情報にもアクセス可能です。また、自席を離れずともチームメイトとやり取りが行えます。十分な情報共有・コミュニケーションが迅速に行えることで、チームとしても業務効率化につながるでしょう。

メリット3:ペーパーレス化によりコスト削減できる

日本のビジネスでは業種を問わず、紙を用いる業務が多いのではないでしょうか。紙を用いる業務には、当然ながらインクや用紙のコストが発生します。さらに、印刷や文書管理のために多くの人件費がかかり、企業にとって軽視できないコストとなります。

その点ITツールを導入すれば、情報をオンラインで扱えるようになります。たとえば、申請手続きをITツールでオンライン化すれば、申請書の印刷や手渡しが不要です。結果として紙を用いた業務が減り、ペーパーレス化の実現によりコストの大幅な削減につながります。

ペーパーレス化のメリットをより詳しく知りたい方は、次の記事もお読みください。

ペーパーレス化による4つのメリットを解説!おすすめツールも紹介

メリット4:柔軟な働き方が可能になる

対面での打ち合わせ、ホワイトボードでのスケジュール管理…紙を用いた業務以外にも、オフィスでなければ不可能な業務は多いですよね。こうした業務が多いと、働き方に大きな制約が生まれます。テレワークを導入する際にも大きなネックとなり、働き方改革の実現は困難となるでしょう。

その点、ITツールの多くはクラウドサーバーを用いてデータ管理できるため、社内ネットワークに依存しない業務が可能です。外出時でも、スマートフォンから利用できます。テレワークの導入も容易となり、柔軟な働き方の実現につながるのもメリットです。

業務効率化にベストなITツールは「スケジュール管理ツール」

ITツール導入によって、このように様々なメリットがあります。しかしITツールには種類が多く、「どれを選べば良いか分からない」という方も多いでしょう。

ビジネスで業務効率化を実現するなら、最もおすすめは「スケジュール管理ツール」です。その名の通り、スケジュールの管理や共有を効率化するためのITツールで、業種を問わず役立ちます。ここでは、スケジュール管理ツールが持つ3つの特長について、順番に解説します。

特長1:カレンダー形式で見やすい

スケジュール管理ツールだと、カレンダー形式で自分やチームメイトのスケジュールを把握できます。ユーザーごとに色分けされるため、誰が何をしているのかが一目瞭然です。また、「訪問」「来客」などのカテゴリー分けによって事前準備も容易となり、スケジュールをスムーズにこなせます。カテゴリーを収集・分析できる機能もあり、業務改善にも役立つでしょう。

アイポの「予定カテゴリー」

特長2:管理を楽にする豊富な設定

スケジュール管理ツールだと、専用のインターフェースで簡単に予定の追加・更新が行えます。定期的な予定や終日の予定など、さまざまな設定を自分で用意することなく利用可能です。ホワイトボードに手書きするよりも時間がかからず、管理ミスも防げます。スケジュールの更新作業を効率化することで、他の業務に使える時間が増えるでしょう。

特長3:日程調整も効率化できる

スケジュール管理ツールの多くは、日程調整機能を搭載しています。候補日程をメールで提案し、相手に選択してもらうだけで日程調整が完了するため、とても手軽です。候補日程はツールによる自動選定も可能なので、予定の重複も防げます。社内外の日程調整を効率化することで、スケジュール管理の負担がより少なくなるでしょう。

アイポの「日程調整機能」

ITツール導入で、業務効率化を実現しましょう!

今回は業務効率化に欠かせないITツール導入のメリットや、おすすめITツールとしてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

ITツール導入にはメリットが多いため、利用企業も増えています。テレワークが広まっていることもあり、柔軟な働き方を実現する上でより重要となるでしょう。最もおすすめのITツールは、スケジュール管理ツールです。

スケジュール管理以外にも幅広い業務を効率化したい方は、「グループウェア」を導入しましょう。グループウェアは、スケジュール管理はもちろん勤怠管理やタスク管理などの豊富な機能を持つITツールです。業務効率化したいビジネスパーソンは、ぜひグループウェアなどのITツールをご導入ください。

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