業務効率の実現するための目標設定とは?効率化までのプロセスを解説

2021/07/01

コロナウイルスの環境の影響を受けて我々の生活様式は大きく変わりました。コロナ禍により、これまでと同様の勤務時間では望むような利益を得られなくなってしまった企業も多いのではないでしょうか。

実際、利益を効率的に得るためにも、必要ない経費は徹底的になくしていく必要があることは言うまでもありません。必要のない無駄な出費を減らすためにも、業務効率化を意識してこれに見合った取り組みを実行する会社が増加の一途を辿っています。

そうはいっても、明確な目標をきちんと設定せずに、いきなり「働き方改革」や「業務効率化」に手を出しても尻切れトンボに終わってしまい、結局のところ何も達成できなくなってしまう可能性もあります。

本記事では、業務効率化を徹底する上で、必ず設定しておくべき目標について、具体的に解説していきます。

業務効率化の目標設定する3つのメリット

「業務上の無駄の排除」といった特定のものに限らず、いかなる事についても、きちんと明確に目標設定を行わなければ、成功するまでに多くの時間を費やします。そこで、本章では「業務上の無駄の排除」を確実に実践することで、何がどのように変化して、その結果どのような利点があるのかについて説明していきます。

1. 社員の生産性向上

業務上の無駄の排除は、生産性を高めて成果の拡大を図ることに繋がります。「業務上の無駄の排除」と「生産性を高めて」については同じ意味の言葉だと認識されがちですが、実は微妙に異なります。

「成果と直結するアクションに重点をおいた見方」が「生産性を高めて」です。また、「非効率的だと思われるようなことを改め直すためのアクションに重点をおいた見方」が「業務上の無駄の排除」ということになるでしょう。

何がいいたいかというと、「業務上の無駄の排除」は、忙殺されるような日程や判断・決定のない単純作業を機械作業により極力なくすことで、貴重な人的資源の生産性をより必要とされる仕事に集中させることができるようになります。

つまり、仕事の単純作業的な部分を機械作業で補うことで、人的ミスが減少し、時間的な余裕も生じます。これらの結果として、社員の生産性を極限まで高めることが実現します。

2. ワークライフバランスによる離職率の低下

業務上の無駄の排除に関わる意識は、勤務時間短縮に大きく寄与します。「働き方改革」の恩恵により「残業ありき」が一般的であった時代も終焉し、近頃では、個人の掛け替えのない貴重な時間を積極的に取得するような「ワークライフバランス」をより重要視する傾向が飛躍的に増加しています。

業務効率化の結果として無駄作業を減らした恩恵として、私生活を充実させることで、個人の掛け替えのない貴重な時間の取得がより積極的なものとなり、社員のモチベーション向上や離職率減少に寄与することがあります。

「ワークライフバランス」を踏まえた上で、業務効上の無駄の排除を定着化できるような目標をきちんと設定するべきでしょう。

3. ストレスフリーによるパフォーマンス・モチベーション向上

業務が処理しきれなくなると疲労等が影響から、部下のミスが増加し、企業全体としても勤務環境が悪化してしまいます。そのような時に業務効率化の目標設定することで、会議時間の短縮を図るとともに、無駄な会議をそのまま存続ささるようなことをしないといったような、無駄を徹底的に排除した意志疎通の迅速化が実現します。

業務効率化は、従業員ひとり一人の働きやすさやパフォーマンスの向上に直結するのです。このようにさまざまな目的が業務効率化にはありますが、結局一番大切なのは生産性向上による会社利益の増大に繋がるかどうかです。

業務効率するための目標設定方法

業務上での無駄を徹底的になくすようにしていく中で、設定しておくべき目標の5つのポイントについてご紹介していきます。特に、全体最適化を図ることができるような目標の設定方法を取り上げて解説しています。

業務フローの確認

最初は、自社企業に合う「業務効率化ツール」の選定です。自社に合うかどうかは、自社の現状を分析・把握することが必要不可欠。さらに、業務の状態や工数の占有率などは把握しておく業務フローについても事前に確認しておきましょう。

また、目標確立以前に、実際の仕事との不整合などが生起しないよう、現場の社員の声に耳を傾けることも重要です。

コミュニケーション機会の準備

業務の無駄排除以前の問題かもしれませんが、従業員間の良好な意思疎通が実現しなければ、あらゆる事業や仕事においても不効率に業務が遂行されます。「多分こうだろう」というぼんやりとした表現ではなく、常習的なホウレンソウ(報告・連絡・相談)を確実にすることで初めてミス防止に繋がります。

常習的なホウレンソウの実現には、手軽なやりとりができるコミュニケーションツールの導入がおすすめです。

従業員のスキルを把握

仕事の業態はいろいろで、高度な技術者でなければ進められない仕事、専門的な技術が必要なくても多くの人員導入が必要な力作業など、いろいろなケースが考えられるでしょう。

無駄の排除の実現には技能の把握は重要です。技能の把握のみならず、本人希望も踏まえた上で補職をすると、主体性をもった生産性の高い業務が可能となります。さらに、従業員の技能をきちんと把握すれば、どんな業務を誰に割り当てれば最も生産性が高くなるかを明らかにすることもできます。

また、人事異動などに伴い修正が若干必要となることもありますが、人事異動が激しい部署であっても、事前に技能別に仕事の割り当てが確立されていれば、余裕をもった対応が可能になります。

他社の効率化を参考にする

他の会社がどのように無駄を排除してるのかについて把握しておくことも、業務を効率化させるために必要な事項です。自分の会社とは仕事の内容が全然違う企業であっても、学ぶべき事項は数多くあるはずです。

すぐに実践できることでは、職場内の同僚や友人などにどのようにやっているのかを聞くということや、税理士や社労士との打ち合わせ会議などでも情報を集めることが可能です。

また、他社の働き方改革例について、厚生労働省が働き方改革のガイドラインを作成しています。ぜひ、参考にして業務上の無駄を少しでも排除していくようにしましょう。

明確な目標の共有

結果的に、目標自体が従業員と経営人とで異なるケースでも、会社全体がギクシャクし一体感のない企業になってしまいます。最終目標なるものを従業員と経営側とで一致させ、足並みを揃えて効率的に業務を行うことで生産性を上げ、成功に近づけるようになります。

目標設定を達成させる具体的な方法

本章では目標設定を達成させる具体的な下記5つの方法についてご紹介していきます。

・オフィス業務の自動化
・グループウェアの導入
・デジタル化へ一新
・教育方針の転換
・教育方針の転換

では、上記5つを詳しく説明していきます。

オフィス業務の自動化

データを繰り返し検索するような単純作業が毎日の日課のようにできるような方は、「Excel」のマクロ機能などを活用することでたった1回のみのクリックで簡単に自動化が図られます。

より難しい作業であるセル入力や行間の移動や、演算機能といった作業ができるようならば、業務効率化のアプリケーションの1つである「RPAツール」や「VBA」を機能として導入することで更なる効率化が実現できます。

グループウェアの導入

毎日の仕事の中には、費用対効果がよくないものの、残念ながら毎日必ずやらなければならないような煩雑な作業が意外に多く存在します。生産性を向上するツールとして有効なのがグループウェアです。

グループウェアの導入で、情報を一元的に管理することやファイル管理、カスタマーサクセスに有効に働くであろうデータベースツールとしての効果もあります。

用途や特徴はグループウェア会社によってさまざまですが、みなさんそれぞれの課題に見合ったグループウェアの選定を行いましょう。

デジタル化へ一新

これまで紙ベースだった契約書作成などに関する複雑な手続きを、クラウド上で全て行えるようデジタル化に転換することも、業務効率化に繋がる有効な手段のひとつといえます。例えば、ペーパレス化。

ペーパレス化により、紙ベースだった時と比べて迅速に仕事が進行できるようになります。さらにペーパレス化は、書類を無くしたり、盗まれてしまうリスクが紙媒体より少ないです。

コスト面でも紙代やインク代などの出費面や必要な保管場所といったコスト削減に期待できます。

教育方針の転換

研修制度の見直しも業務効率化に繋がります。研修のサブやそこでのマニュアルを再確認して修正することで、これが小さなものであっても、全体では大きな効率化に直結するようなことは言うまでもありません。

従業員1人1人のレベルが少し上がれば、企業の大きな飛躍に期待できます。

業務効率化の目標設定する重要性

業務効率を実現するための目標設定について理解は深められたでしょうか。

業務の無駄を排除する方法などは企業等により千差万別ですが、いずれにせよ目的は不変です。こうした無駄を排除しるには、まずは現状の仕事についてしっかりと分析して、目標を真剣に設定することから始めるようにしてください。

これらを実現することは、売上額の増大拡大のみならず企業全体の業務効率化に直結します。業務効率のための目標設定をして、働きがいのある会社を目指していきましょう。

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