業務効率化はコスト削減から始めよう!進め方や成功事例も解説

2021/01/21

業務効率化の一環としてコスト削減に取り組みたいけれど、何から手をつければいいか分からない…という人もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回はそんな人のためにコスト削減の基礎知識、費用対効果について、コスト削減を進める手順、コスト削減の成功事例についてお伝えします。

コスト削減の基礎知識

まずコスト削減の基本的な情報についてお伝えします。

コスト削減とは

コスト削減は企業の利益獲得には欠かせない手法です。なぜなら利益は売上からコストつまり経費を差し引くことで求められるからです。

コストを抑えれば抑えた分だけ売上から差し引く金額が小さくなり、利益額が大きくなります。企業が経営活動を進めるにあたり人件費や賃料、水道光熱費などが必ず発生します。

これらの費用は売上を得るために必要なコストなので、完全になくすことはできません。そのため、いかにコストを減らせるかが利益を最大限に拡大する秘訣といえます。

直接費と間接費

コストは大きく分けて直接費と間接費の2つに分けられます。以下で一つずつ確認していきましょう。まず直接費とは製品やサービスを生み出すときに直接的に発生する費用です。

特に製造業の場合は材料の仕入れに関する直接材料費、従業員の作業時間に応じて支払う直接労務費、製造を外注する際などに発生する直接経費の3つに分けられます。

直接費の特徴はコスト削減の効果が目に見えて分かりやすく、体感しやすいこと。ただし直接費は製品やサービスのクオリティを左右するものなので、削減に着手する場合は注意が必要です。

一方間接費は製品やサービスを生みだすときに間接的に発生する費用を指します。例えば人件費や賃料、水道光熱費などが間接費にあたります。

いくら賃料や水道光熱費を引き上げたとしても、製品数が増えたりサービス品質が向上したりすることはありません。

間接費は企業の生産活動を支える補助的なものと捉えるとよいでしょう。また一つひとつの金額が小さいため、削減効果が分かりにくいという特徴も。

急いで不必要なコストを減らしたとしても、効果が表れるのに長期間かかってしまいます。ただし直接費と比べて種類が多いので、積み重なると大きな金額になります。

製品やサービスの生産には影響を与えないので、コスト削減を行う場合はまず間接費の見直しから始めてみましょう。

3つの改善方法

コスト削減には運用改善、調達改善、設備改善の3つの方法があります。詳細は以下のとおりです。

運用改善…電気代、水道代、消耗品費などを見直します。いわゆる節約と考えてよいでしょう。

生産活動とは深く関わりがないため日常的に取り組みやすい方法です。

電気料金の契約プラン見直しやペーパーレス化のためのツール導入など多方面からアプローチできます。

調達改善…生産に必要なモノやサービスをより安く獲得するための行動です。

必要であれば価格を下げるよう交渉します。

単なる値下げ交渉は調達先の利益を減らしてしまうので、関係が悪化する可能性も。

費用対効果を検討したうえで、価格を下げることで互いにメリットを得られるようにしなければなりません。

設備改善…最終的なコスト削減のために設備を投入します。

長期的な運用が前提なので、得られる効果や付随する期間などを事前に精査する必要があります。

初期費用がかかってしまいますが、上手に運用できれば絶大な投入効果を得られるでしょう。

<h2>費用対効果について</h2>

費用対効果とは想定されるコストに対してどのくらい効果があるのかを示すもので、コスト削減を検討するうえで欠かせない指標です。

ROI(Return on investment)、コストパフォーマンスとも呼ばれます。

企業が生産活動に投下できるリソースは限られているため、少ない資源でいかに多くの利益を得るかが重要です。

費用対効果を用いれば成果を数値化できるので、リソースの投下を続けるかどうかの判断基準になります。

<h2>コスト削減を進める手順</h2>

ここからは実際にコスト削減を進める手順について説明します。

<h3>問題点を抽出する</h3>

まずコストが何にどの程度かかっているのかを把握し問題点を抽出しましょう。

業務フローの観察、社員個人や部署への聞き取りを行いコストの対象や範囲を明確にして必要なコストといらないコストを区別します。

必要のないコストを削減する優先順位を決めておくと後の工程がスムーズです。

洗い出した問題点は文書にまとめるなど可視化することで、より理解しやすい形になります。

<h3>目標を設定、共有する</h3>

抽出された問題点を目標に落とし込みます。目標の設定には数字を用いるようにしましょう。

例えば「残業時間を減らしましょう」「電気代を減らしましょう」とするのではなく、「毎月の平均残業時間を10時間以内に収めましょう」「電気料金の30%削減にご協力お願いします」など文言に数字を盛り込むのです。

具体的な指標に置き換えることで客観的な判断がしやすくなりますし、施策実施後の効果測定が正確に行えます。

次に目標を定めたらコスト削減に関わる人員の間で共有しましょう。

このとき気をつけたいのが、社員の理解を得られるように努めることです。

従来とは異なる業務の進め方を求められたり、場合によっては負担が増加したりする社員も出てくることでしょう。

現場で働く社員の協力なしではコスト削減による業務効率化は成立しませんから、経営陣と社員が一丸となって進める体制が必要です。

<h3>施策を実行する</h3>

目標の設定と共有がすんだら、いよいよ施策として実行します。実行して終了ではなく、必ず効果の検証・分析は行いましょう。

施策を実行する前と後でコストがどのように変化したか、数値目標は達成できたか、などが確認すべきポイントです。

1ヶ月、3ヶ月など期間を決めて定期的に行うと、検証結果の正確性が高まります。

<h3>実行結果に応じて改善を行う</h3>

検証結果を元に施策の改善策を検討しましょう。

コスト削減は継続して行うべき取り組みなので、より良い施策を考案することが効率の良いコストダウンの実施につながります。

目標を達成していた社員や部署を評価するシステムを構築しておくとモチベーションが上がり、コスト削減体制に参加しやすい環境が整います。

<h2>コスト削減の成功事例</h2>

コスト削減の方法について学んだとしても、実際にはどのように行えばいいのか分からない場合もあるでしょう。

ここからはコスト削減を実施して成果を得られた事例を5つ紹介しますので参考にしてみてください。

<h3>物流コスト削減に成功した事例</h3>

家具・インテリア用品を扱うA社は倉庫内業務にロボット技術を取り入れることで、物流業務に費やされていたコストを大幅に削減しました。

具体的な取り組みとしてはロボットがコンテナを移動させる自動システムの導入が挙げられます。

ピッキングにかかっていた時間が短くなり、作業効率を3.75倍向上、在庫面積を40%減少させることができました。

さらに段ボールの自動裁断機も導入することで、作業効率化や労働環境整備という効果も。

物流効率化は数字にも反映されています。2016年の販管費率は37.2%なのに対し、2017年は34.6%と2.6%の削減に成功しています。

最新技術の導入がコスト削減を実現させた一例といえるでしょう。

<h3>印刷コスト削減に成功した事例</h3>

金融業を営むB社では月間2400万枚もの印刷が行われていたり、誰まで承認が終わっているのかが不明瞭だったりという問題を抱えていました。

そういった問題を解消したのがペーパーレス化です。

B社ではグループウェアを活用することで事務作業を電子化し、印刷枚数の30%削減、年間1億円の印刷コスト削減に成功しました。

またペーパーレス化によって外出先でも稟議の承認が可能となったためリモートワークなど多様化する働き方にも柔軟に対応。

確認作業に時間がかからなくなったため、業務効率化の恩恵を実感しているそうです。

<h3>人材コスト削減に成功した事例</h3>

不動産会社C社はRPA導入によって作業の自動化を図り、人件費の削減を実現させました。

具体的な効果としては3時間かかっていた業務が5分ですむようになったので、人員を余分に配置する必要がなくなったことが挙げられます。

また人的ミスもなくなったので高品質な成果を出せるようになりました。

さらに業務の効率化が進み時間に余裕が生まれたため本来の業務に専念できたり、新しい事業へ取り掛かれるようになったりというメリットも。

<h3>移動コスト削減に成功した事例</h3>

秋田県に本社を構えるD社は事業の拡大に伴い拠点数を増やしていましたが、各拠点の従業員を集めようとすると移動に大変な時間を要するという問題に悩まされていました。

そこでテレビ会議システムを導入したところ、移動コストをかけることなく全拠点の従業員が同時にコミュニケーションをとれるように。

また自分のパソコンからミーティングに参加できるので会議室に移動する必要もなく、社内における移動コストも削減できています。

<h3>ITコスト削減に成功した事例</h3>

大手飲料メーカーであるE社では、業務で使用する基幹システムの多さによるシステム関連費が経費を圧迫していました。

コスト削減のために取り組んだのは基幹システムと新システムの統合。またシステム運用・開発業務を別会社へ一任することで自社業務の効率性が高まりました。

またシステムのクラウド化を行ったことで、従来の運用コストが半分に。

ITコストの見直しを徹底したことで、経費削減だけでなく業務効率化も実現した事例です。

<h2>コスト削減で業務効率化につなげよう</h2>

コスト削減の基礎知識、費用対効果について、コスト削減を進める手順、成功事例について説明してきました。

コスト削減は業務効率化にもつながるため企業にとっては欠かせない施策の一つです。

しかしそれ自体が利益を生み出すものではないので、モチベーションを保てず非協力的な社員が出てくるかもしれません。

そういった社員へのフォローも欠かさず行い、長期的な施策として根気強く取り組む姿勢が求められます。

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