業務効率化が必要とされている理由はとても簡単。
「売上が上がろうと業務効率が悪くコストが高ければ、意味がない」
この1点に尽きます。
目次
なぜ業務効率化が必要なのか？
そして、これまでの業務効率では採算が難しくなっている理由には次のようなものがあります。
- 人口減少に伴う労働力の減少
- ワークフローの見直しによる利益UP
- 働き方改革に伴う世論の評価
日本は少子高齢化が進み、働き手の減少が大きな問題となっています。
30年後には労働力が20％前後落ち込むと予測されており、現状のままでは仕事が回らなくなってしまうのです。
そのため、業務効率化によるスムーズな生産性を目指さなければなりません。
ワークフローの見直しは、便利なクラウドやツールを使うことで社員や部署内のストレス軽減に繋がることが大きなポイントでしょう。
職場・業務環境を見直すことで生産性が上がり、会社の利益が増えれば企業成長にも繋がる。
昔からわかっていたことで、いまの世の中を乗り越えていくためにもワークフロー見直しの一環として作業効率化は欠かせません。
また、コロナ禍でもほとんどの企業が直面した「働き方改革」。
海外では定時の概念、残業や休日出勤は「時間内で仕事ができない」という位置付け、日本では「いかに残業・休日出勤をこなすかが働きビトの使命」という違いがありました。
しかし、時代の流れとともに働く人たちの意識も変わり、これまでの日本の働き方ではた賛同を得られない風潮、プライベートでの充実感を大切にする人が増えています。
いかに業務効率をあげて定時で帰るのか？作業効率化でコスト削減と売上増加をはかるのか？
会社も社員も顧客もハッピーになる、という点が注目されているからこそ、業務効率化が求められているのです。
注目されている業務効率化の工夫
業務効率化の工夫として、比較的スムーズに導入しやすいツールは3つあります。
ビジネスチャット
今や、作業効率化の初歩的ステップでもある「ビジネスチャット」
直感的かつリアルタイムに情報共有・交換・意思決定を伝達できるため、メールからビジネスチャットへ切り替える企業が増えています。
伝達漏れのリスクも低く、簡単な操作でやりとりできるため大幅な作業効率化を実現できるとして、一気に広まりました。
スケジュール・タスク共有ツール
カレンダーなどと連携してスケジュール・タスクの管理と共有が可能なツールも、作業効率化とミスや漏れの削減、円滑な業務効率方法として注目されています。
社員それぞれの管理だけでなく、上司が部下をまとめて管理・指導する際にも非常に有効です。納期や作業進行度が一目で把握できるツールは、作業効率に貢献して当然ともいえるでしょう。
会計ソフト
会計ソフトもお金に関する業務を圧倒的スピード感でこなせるクラウド機能を持っています。
収支計算・管理をスピーディーかつ正確に勧められ、税率変更や法改正への対応もスムーズ。決算業務でも以前より圧倒的に少ない手間と時間で正確な書類を作れるようになりました。
会社経営者が財務管理面で作業効率をはかるなら、真っ先に導入すべきツールといえるでしょう。
業務効率化クラウドツールによるメリット
注目されているクラウドツールを導入した結果、どのようなメリットが生まれたのか具体例をご紹介します。
無駄の削減とリスク回避
これは作業効率化最大の目的であり、魅力でもあります。特に大きな無駄削減・リスク回避となった項目は2つ。
ペーパーレス化
例えばビジネスチャットやデジタル掲示板を導入した場合、これまでペーパーで配っていた社報や掲示板情報をクラウド上で配布可能となります。
これまで社内業務に欠かせなかったペーパーを、一気に電子化。経費削減が実現するのです。
紙媒体にも魅力はありますが、ペーパーレス化で済む業務や作業が多数あったという事実が浮き彫りになりました。
情報伝達の漏れが減少
決定事項や情報周知でできる限りゼロへ近づけたいのが、情報伝達の漏れではないでしょうか。
漏れが生じることにより失敗・ミスのリスクが高まり、作業効率や生産性へ打撃を与えることも少なくありません。
ビジネスチャットやタスク・スケジュール管理ツールなら、情報共有が非常に簡単でメンバーへ即通知されます。
情報発信と伝達漏れがワンセットになっているのです。
スケジュール共有で作業進行度を確認しあい、仕事の割り振りの必要性も可視化されるので、決定や采配もメンバー全員が把握できるというメリットがあります。
業務効率化による社員のストス軽減
これまで
「もっとスムーズに回せるはずなのに」
「ここで止まるのは時間の無駄」
という感覚を抱えていたビジネスマン・社会人は少なくないでしょう。
そのジレンマやイライラは、仕事を効率よく進めたいやる気がある社員の気力を削ぐものでしかありません。
気力が削がれてしまうの要因を残し続けると、離職率の上昇にも繋がります。
作業効率化は社員が働きやすい環境、達成感を得てモチベーションを上げるためにも必須なのです。
業務効率化の工夫はクラウドが便利
これまで業務効率化の工夫はクラウドが便利であることをご紹介しましたが、大前提として重要なのは
「現在の状況を把握する」ことです。
・どんな業務をどのような流れで進めているのか？
そこを振り返って把握し、作業効率化の工夫を実現するツールや機能を照らし合わせれば
「今、導入すべきもの」が明確になります。
売上とコストのバランスが悪く、生産性や収益増加に悩みを抱えている経営者は、作業効率化の工夫を実現するためにも現状の振り返りから始めてみましょう。
グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
