ビジネスでのコミュニケーション能力の重要性と高めるための方法とは?

2022/07/26

コミュニケーション能力とは?

コミュニケーション能力とは他者との意思疎通や情報共有を図る能力のことで、ビジネスや学校はもちろん家庭や恋人、友人との人間関係を構築するための非常に大切な能力です。

コミュニケーション能力の種類はさまざまなものがあると言われていますが、大きく分けると「聴く」「伝える」「汲み取る」の3種類があり、一方的に自分の考えを伝えるだけでは意味がありません。

また、言葉だけではない非言語能力も非常に大切で「表情」「声の大きさ」「服装」などもコミュニケーション能力に含まれると言われています。

ビジネスでのコミュニケーション能力が重要な理由

ビジネスにおいてもコミュニケーション能力は非常に大切と言われています。コミュニケーション能力は円滑な人間関係を構築していくために必要不可欠な能力なので、社内で大きなプロジェクトを動かしている際は、コミュニケーションの取り方次第で、業務効率も大きく変化します。

また、社外の取引先との商談の際には日頃から円滑なコミュニケーションをとっていることによって、お互いが安心して取引できる信頼関係を構築できます。

ビジネスを進めていく上で避けて通れないトラブルについても、「聴く」「伝える」と言ったコミュニケーション能力を日常的に活用すると、トラブルが発生した時の被害を最小限に抑えられるでしょう。

①業務効率の向上

業務効率はプロジェクトを進めていく上で大切な要素で、社内全体のコミュニケーション能力を高めることで、大きく向上すると言われています。

社員のそれぞれが適切に意思疎通することで、プロジェクトの進捗状況やトラブルの原因などを明確化できることはもちろん、個々の仕事に対するモチベーションが向上し、作業のスピードが高くなるといったメリットも期待できます。

また、人間関係や業務に関わる悩みを共有しやすい環境を作ることで、社内の離職率を下げ、プロジェクトが効率よく進む理想のチーム作りに繋がるのです。

②信頼関係の構築

信頼関係の構築は、社内はもちろん、社外との取引において非常に大切で、コミュニケーション能力の中でも「聴く」「汲み取る」能力が必要とされます。

取引先の意図や要望をしっかりと「聴き」「汲み取る」ことで強い信頼関係を構築していくことがで
き、その積み重ねが大きな商談に繋がることも少なくありません。

また、社内でのチームワークを構築していく上でも信頼関係は大切で、お互いが信頼できるチームでプロジェクトを動かすことで、トラブルやミスを未然に防ぐなどの効果も期待できます。

③トラブルの防止

ビジネスにおいて避けては通れないトラブルも、日常的なコミュニケーションで最小限に抑えましょう。

チームや取引先と、プロジェクトの進捗などの情報交換を頻繁に行うことで、情報の行き互いを防止し、不意のトラブルを最小限に抑えられます。

また、トラブルが発生し解決する際にも、互いの意見をしっかりと聴き取りながら解決に向かうことで、お客様や取引先と築き上げた信頼関係を守ることにもつながります。

ビジネスでのコミュニケーション能力を高めるためには?

ビジネスでのコミュニケーション能力が足りずに悩んでいる方は、日常的に鍛える練習をしてみましょう。

コミュニケーション能力は簡単に身につくものではありませんが、毎日の業務の中で取り組める練習方法を実践していくことで、とその能力を高められます。

また、近年は組織内のコミュニケーションを円滑化させるソフトウェアも発達しているため、社内、チーム内全体でのコミュニケーション能力を高めたい時には、グループウェアを利用するのも効果的です。

①報連相を意識する

コミュニケーション能力を高めるためにできる身近な練習法が報連相です。報連相は「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったビジネス用語で、ビジネスにおいて大切なコミュニケーションの基本であることから、新人研修などでも積極的に行われています。

報告は業務の進行状況や課題などについて伝えることを表し、相手から求められる前に自分から状況を伝えることでトラブルなどを防ぐ効果があります。

連絡は業務内容などを正確かつ迅速に相手に伝えることで、チーム内はもちろん、取引先との信頼関係を得るためにも大切なコミュニケーションです。

相談はトラブルなどが発生した際に、自己判断せずチームのメンバーや上司に素早く解決策や指示をもらうことで、トラブルを最小限に抑えられます。

報連相を日常的に意識することで、ビジネスにおいて必要なコミュニケーション能力を鍛え、作業効率の向上や信頼関係を構築する近道を作りましょう。

②結論から伝える

報連相を実践する中で同時に意識したいことが、結論から伝えることです。

相手に報告や連絡をする際に「伝えたいことが伝わらない」「1番伝えたいこと見落としてしまう」と、業務の効率化やトラブルを防ぐことが難しく、信頼関係が得られない原因にもなってしまいます。

自分から業務連絡をする際は、相手に最も伝えたい結論を明確化し、最初に伝えることを意識すると、上司や取引先とコミュニケーションを取る上での行き違いを少なくできます。

③グループウェアを利用する

社内全体のコミュニケーション能力を高めるためには、グループウェアの導入もおすすめです。

グループウェアは社内全体のプロジェクトやスケジュールを専用のソフトウェアで管理することで、社内のコミュニケーションを円滑化させ、業務効率を高められます。

特に複数人が一つのプロジェクトに関わる場合は、報連相を双方向で伝えにくくなってしまうケースも多いため、グループウェアを利用する企業も非常に多いです。

スケジュール管理のグループウェアとして1700社で利用されている「Aipo」の場合、チームのスケジュールを一つのカレンダーで共有することで、業務の進行状況や日程の調整などを円滑に行えます。

近年はレイアウトがわかりやすく、直感的に操作できるグループウェアも多いため、PCの使用頻度の少ない現場でも運用しやすくなっています。

社内全体のコミュニケーション能力を、グループウェアを使って底上げすることで、業務の作業効率を大幅に高めることも不可能ではありません。

コミュニケーション能力を高めてビジネスを円滑に進めよう!

コミュニケーション能力はビジネスを効率よく進める上で大切な能力の一つで、社内での作業効率の向上はもちろん、取引先との信頼関係の構築や業務上のトラブルを未然に防ぐことにも繋がります。

ビジネスにおけるコミュニケーション能力を高めるためには、「報告」「連絡」「相談」を意識することはもちろん、伝える際の行き違いが生まれないように、伝えたいことを明確化し結論からわかりやすく伝える心がけも大切です。

また、社内でのコミュニケーションを円滑化させるグループウェアも増えてきており、社内のプロジェクトやスケジュールをソフトウェアで共有することで、チーム全体のコミュニケーション能力を底上げできるため、社内全体の作業効率を素早く改善したい時にはグループウェアの導入も効果的です。

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