ビジネスコミュニケーションをマスターしてビジネスの機会を広げよう!

2021/05/13

「ビジネスコミュニケーションは大事」という話はよく聞きますが、はたしてビジネスコミュニケーションの意味を理解している従業員はどれほどいるでしょうか。ここではビジネスコミュニケーションの概要について詳しく説明するとともに、ビジネスコミュニケーションを上手くおこなうためのコツについても見ていきたいと思います。

ビジネスコミュニケーションとは

ビジネスコミュニケーションとはビジネスにおけるコミュニケーションのことをいいます。つまりはビジネスや業務上で発生する際に理想とされる会話ややり取りのことです。このビジネスコミュニケーションが上手くいかないと、相手との意思疎通が上手くいかなかったり逆に相手が何をいいたかったのか分からないという事態になってしまうのです。

ビジネスコミュニケーションの目的

ビジネスコミュニケーションの目的は相手との共通目的を認識することです。ビジネスでは自分以外にも様々な役職や担当の人たちとやり取りをする必要があります。その際にビジネスコミュニケーションがうまく取れることで情報共有がしっかりとおこなわれます。そのことで相手とも認識のずれが無くなるのです。

ビジネスコミュニケーションの種類

コミュニケーションの一環であるビジネスコミュニケーションには「言語コミュニケーション」と「非言語コミュニケーション」の2種類があります。

言語コミュニケーション

言語コミュニケーションとは実際に言葉を使った会話でのコミュニケーションです。ここでは「分かりやすさ」や「相手にしっかり伝わっているか」ということが重要です。言語コミュニケーションにおいては会話が弾むような親しみやすさはメリットとなります。

これは元から兼ね備えている人もいますが、見た目の親しみやすさと言うよりは、簡単な言葉を使うなどといった配慮のことを指します。また話す頻度と聞く頻度のバランスを保つことも言語コミュニケーションの重要な要素となります。

非言語コミュニケーション

非言語コミュニケーションとは言語を使わないコミュニケーションのことで、仕草や合図がそれに当たります。例えば職場であくびをしている人がいるとします。その人は実際には何も言ってはいませんが、周りにいた人は「この人眠いのかな」とか「退屈なのかな」と思い「大丈夫?」と声をかけるかもしれません。

会議の場においては上司が目配せをして部下に発言を促すなどとったこともあるでしょう。ビジネスコミュニケーションにおいてはこのように非言語コミュニケーションが重要な場面もあるのです。

ビジネスコミュニケーションの種類について踏まえたら次にビジネスコミュニケーションのポイントについて見ていきましょう。

ビジネスコミュニケーションのポイント

伝達能力

相手に何を伝えるか「ゴール」を意識する

ビジネスコミュニケーションにおいては伝える力が要求されます。その際に重要となるのは「自分が何を伝えたか」といった自分視点ではなく「相手にどのように認識されたか」といったように相手視点で考えることです。自分という人間は一人ですが相手は毎回変わりますので、相手のことをよく理解した上で相手目線になって伝えることが重要です。

分かりやすく

ありきたりなことですが、分かりやすく伝えることは重要です。経営者や管理職レベルの人であっても、自分の専門外のことで専門用語を使われてもわからないことはよくあります。専門的な事柄であっても全ての人に理解できるような言葉を使って説明することが望ましいでしょう。

このように相手目線で分かりやすく伝える力が要求されるわけですが、そのためにはまず相手のことを知る「聞く力」が何より重要になってきます。

聞く力

相槌やアイコンタクト

相手の話を聞く際にぼーっとしていたり目が合っていないと、向こうは「この人は話を聞いているのか?」と不安になります。自分としては聞いていても先程も述べたように相手に伝わっていなければ意味がないのです。

相手の話を聞く際は適度に相槌をいれたり極力目を合わせるようにしましょう。目を合わせるのが苦手な方は相手の胸や首、顔のどこかとったように出来るだけ目の近くを見るようにしましょう。

最後まで聞く

これが意外な落とし穴で頭が良かったり頭の回転が早い人ほど人の話を遮って話す傾向があります。せっかちな人にも同じような傾向があります。しかしビジネスコミュニケーションにおいては「人が話していることには一旦最後まで聞く」ということが大切です。

相手がある程度話し終えるまでは話を聞き、一段落終えてから自分の疑問や意見を言うようにしましょう。

聞く力がついてきたら最後に必要なのは相手の意見を引き出す「質問する力」です。

質問能力

5W1Hを意識する

質問する際はWho(誰が)When(いつ)Where(どこで)What(何を)Why(何故)の5WとHow(どのように)の1Hを意識すると良いでしょう。このことで質問したい情報をシンプルかつ明確に示すことができ、相手にとっても答えやすくなります。

ビジネスコミュニケーションのポイントについて押さえたら、次はビジネスコミュニケーションをうまくおこなうコツについて見ていきましょう。

ビジネスコミュニケーションのコツ

人の話を極力否定しないようにする

「コミュニケーション」というと話す力を重視するように聞こえるかもしれませんが、コミュニケーションにおいては聞く力も同じくらい重視されビジネスコミュニケーションでもそれは当てはまります。

コミュニケーション能力のある人は聞き上手な点で共通しています。相手の話す内容に反論があっても一旦は落ち着いて最後まで話を聞き、そこから反論を始めます。また反論する際も同調する部分は素直に認め、相手を完全否定してしまうことはありません。ビジネスのチャンスをみすみす逃してしまうことになるからです。

相手の立場・前提を理解する

相手の立場を理解するというのはすなわち相手の役職を理解することです。それが理解できていれば始めから相手が求めていることや聞きたいことがある程度把握できるはずです。そうなれば「売り上げはどれくらいになるか」「何故それを今やるべきなのか?」といった質問に対しての回答を事前に的確に用意しておくことができます。

しかし相手の前提を理解することも同時に重要です。いくら相手が求めている答えを出しても、その相手が嫌がるような言い方などをしては台無しになります。相手の価値観などの前提をしっかり考慮した上で言い方にも気を使うようにしましょう。

PREP法を重視する

自分の意見を伝える際は目的を明確にわかりやすく伝える必要があります。その時に参考となるのがPREP法です。PREPとはPoint(要点)→Reason(理由)→Example(具体例)→Point(再度要点)の頭文字をとったもので、要点や結論を先に伝えその理由、そしてその具体例を順に伝え、最後に再度結論を伝えるやり方です。

最初に結論をあえて言うことで相手に興味を持ってもらうことができます。その後の理由や具体例がしっかりとしていれば相手を一層納得させることができるのです。これができればビジネスコミュニケーションのスキルにもより一層磨きがかかります。

愛想や身だしなみ

愛想や身だしなみといった要素は最優先事項ではありませんが、同時に第一印象は非常に重要なです。例えば愛想や身だしなみが良ければビジネスの席で相手から話しかけてくれるなど、ビジネスチャンスが広がることがあります。つまり愛想や身だしなみは非言語コミュニケーションの一種でもあるのです。

スーツや髪が汚れていると「この人はやる気が無いのかな」と思われてしまいます。営業職についている人などはこの愛想や身だしなみを良くする必要はあるでしょう。

ビジネスコミュニケーションのコツを押さえてビジネスの機会を広げよう

ビジネスコミュニケーションを実践するのは意外と難しいものです。コミュニケーションツールを使うなどして実際に顧客や上司、従業員相手に練習することが何よりの近道となることでしょう。

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