ビジネスに役立つクラウドサービスとは?メリットやおすすめを紹介

2021/11/01

DXや働き方改革といった時代の変化にともない、ビジネスで「クラウドサービス」を導入する企業も増えています。クラウドサービスを活用することで、ビジネスにおける様々な無駄を解消できるだけでなく、新しい働き方への対応も容易となります。

しかし、耳にする機会は増えているものの、クラウドサービスについて詳しくご存じない方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、ビジネスに役立つクラウドサービスの基礎知識やメリット、おすすめをご紹介します。ビジネスの無駄を減らしたいとお考えの方は、ぜひご覧ください。

ビジネスに役立つクラウドサービスとは?

クラウドサービスとは簡単に言えば、インターネットを通して利用できるサービスのことです。クラウドサービスの「クラウド」は、曇(cloud)を意味します。「雲の先にあるサービスを利用する」というイメージから、このように呼ばれています。

クラウドサービスを利用する際には、プロバイダー(サービスを提供する企業)との契約が必要です。基本的にサブスクリプション方式で、月額や年額の料金を支払う形となります。ユーザーのデータを管理する場所は、プロバイダーの提供するクラウドサーバー上です。それに対して、社内のサーバーを利用してユーザーのデータを管理する従来型のサービスは「オンプレミス」と呼ばれます。

クラウドサービスをビジネスに活用する4つのメリット

クラウドサービスにはメリットが多いため、最近ではオンプレミス型のサービスよりもポピュラーとなっています。クラウドサービスをビジネスに利用する4つのメリットについて、順番に解説します。

メリット1:手間をかけず迅速に導入できる

オンプレミス型のサービスだと、データ管理のために自社でサーバーを用意する必要があります。サーバーの設置や構築に手間がかかり、導入までに時間がかかるのが難点です。また、サーバーやネットワークの専門知識を持つ人材が社内にいないと、外部委託する手間も生じます。

一方、クラウドサービスであればデータがクラウド管理されるため、自社でサーバーを用意する必要がありません。サブスクリプション方式なので、オンラインで手軽に利用手続きが可能です。サーバーに手間をかけずに済むため、迅速に導入できるのが大きなメリットといえます。

メリット2:基本的にどこでも利用できる

オンプレミス型のサービスが利用できるのは、社内ネットワークの範囲に限られます。そのため、基本的にオフィス内でしかサービスを利用できないのも難点です。外出時はもちろん最近増えているテレワークでも利用できず、働き方改革が推進される今の時代に合ったサービス形態とはいえません。

一方、クラウドサービスの利用にはクラウドサーバーを用いるため、社内ネットワークに依存しません。Webブラウザさえあれば場所を問わず利用できるのも大きなメリットです。外出時やテレワークでも、パソコン・スマートフォンから利用できます。

メリット3:利用コストを抑えやすい

オンプレミス型のサービスを導入する際には、自社サーバーの設置・構築のためにかなりの初期費用が必要です。また、導入後も自社サーバーを運用・保守するために、継続的に人件費を投入することとなります。サービスで生産性を向上できたとしても、コストが高くては費用対効果の向上は期待できません。

一方、クラウドサービスはサブスクリプション方式のため、利用コストは月額や年額の定額料金のみで済みます。クラウドサービスの多くは1か月・1ユーザーあたり数100円と低コストで、自社サーバーのコストは一切発生しません。そのため、利用コストを抑えやすいのもメリットです。

メリット4:サポートにより利便性が向上する

オンプレミス型のサービスは、自社仕様にカスタマイズしやすいメリットがあります。しかし、アップデートなどは基本的に社員が行わなければなりません。そのため、OS移行などの影響を受けやすく、運用・保守を担当する社員には継続的な負担がかかるのです。

一方クラウドサービスであれば、基本的に無償でアップデートなどのサポートを受けられます。プロバイダーが機能追加や動作改善を行ったサービスを、インストールの手間をかけずに利用できます。自社でカスタマイズせずとも、サポートにより利便性が向上するのもメリットです。

ビジネスにおすすめのクラウドサービス3選

このように、クラウドサービスの導入には多くのメリットが存在します。とはいえ、クラウドサービスは種類も多いので、ビジネスシーンに合わせた使い分けが必要です。ここでは、幅広いビジネスに役立つおすすめのクラウドサービスを3つご紹介します。

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、カレンダー形式でスケジュールの管理や、チームでのスケジュール共有が行えるサービスです。予定の登録や更新が専用インターフェースで行え、スケジュール管理の時間短縮が期待できます。オフィスにいなくてもチームメイトの最新スケジュールを把握でき、チームワーク強化にもつながります。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:タスク管理ツール

「タスク管理ツール」は自分のタスク管理や、チーム内でのタスク共有が行えるサービスです。タスクをリストアップして進捗状況を可視化できるため、タスクのやり忘れを防止できます。チームメイトのタスク状況も容易に把握でき、必要に応じてフォローも行いやすくなるでしょう。

アイポの「タスク管理ツール」

その3:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、離れた相手とメッセージによりコミュニケーションが取れるサービスです。本文を入力して送信ボタンを押下するだけでメッセージを送信できるため、電話やメールよりも手軽にやり取りできます。外出時でもスマートフォンで迅速に意思疎通が行えるため、急な状況の変化にも対応可能です。

アイポの「ビジネスチャット」

クラウドサービスを活用して、ビジネスの無駄をなくしましょう!

今回は、ビジネスに役立つクラウドサービスの基礎知識やメリット、おすすめをご紹介しました。クラウドサービスを活用すれば、場所を問わず業務効率化できる上に、新しい働き方にも対応しやすくなります。

最近ではテレワークを取り入れる企業が増えたため、どこでも利用できるクラウドサービスは重宝することになるでしょう。とはいえ、様々なクラウドサービスを使い分けるのは大変ですよね。1つのクラウドサービスで幅広いビジネスシーンを効率化するなら、「グループウェア」がおすすめです。

グループウェアは情報共有・コミュニケーションを目的としたITツールで、その多くがクラウドサービスとして提供されています。今回ご紹介したクラウドサービスの機能はもちろん、勤怠管理やプロジェクト管理など、幅広いビジネスシーンに利用可能です。

ビジネスの様々な無駄をなくしたい方は、グループウェアなどのクラウドサービスをぜひご活用ください。

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