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情報共有の壁が立ちはだかったコロナ…と思いきや？
世界を大きく変えたコロナの蔓延。
ビジネスも私生活も変えざるを得ない環境・シーン・物事がありました。
新しい働き方が推進され、リモートワークを導入する企業が急増。
職場や仕事の取引では一定数の人が、情報共有やコミュニケーション面で不安を抱いたと思います。
しかし、蓋を開けてみればどうでしょう。
ビジネスでの情報共有ツールとしてビジネスチャットの導入数が増え、リモートワークでもさほど影響なく仕事ができることに、多くの企業とビジネスマンが気づきました。
むしろ、ビジネスチャットを導入した方がスムーズにいくことを体感し、リモートワーク解除後もビジネスチャットをメインへシフトする流れが生まれています。
ビジネスシーンの情報共有スピードをUPしたものとは？
なぜビジネスチャットがこれ程までに情報共有スピードを高められたのか？
その理由は「リアルタイムさ」と「フランクさ」が加わったことは大きいでしょう。メールでのやりとりは定型文やビジネス特有の堅苦しさが感じられました。
けれども、私たちがプライベートで利用していLINEに似た使い方や見た目、より気軽に使っているメッセージ機能へ近づいたのがビジネスチャットです。
例えばグループウェア機能をリリースしている「Aipo」では、ビジネスチャット画面は非常に直感的です。
プロジェクトやチームごとにグループを作り、メンバー内での意思疎通がより気軽でスピーディーに行える表示となっています。
必要な機能にリアルタイムさとフランクさをプラスしたビジネスチャットは、これまで常識とされた定型文や挨拶文を省き、本当に必要な情報だけを書き込むことが許されたような感覚を味わせてくれます。
その結果、ビジネスチャットによる情報共有がスピードUPし、必然的に作業効率化へと繋がったのです。
ビジネスチャットの情報共有メリット・デメリット
ビジネスチャットでの情報共有には4つのメリットがあります。
社内メール削減で時短＆無駄をカット
→おきまりの挨拶文や定型文なしで、必要な情報を端的に伝えられるビジネスチャットは、メール機能を立ち上げて文章作成、宛先を選んで送信するまでの手間暇が省かれています。
細々とした手間と時間がかかっていたメールが、ビジネスチャットでスピーディに、簡潔に情報共有できるのは大きなメリットであり作業効率化でしょう。
リアルタイム通知で決断のスピードUP
メールとは異なり、直感的＆リアルタイムで情報を確認しあえるのが大きな特徴。
簡潔に意志決定・業務上での判断を下せるようになります。
そして、意志決定や判断や決断はグループ内でリアルタイムに共有されます。
メンバー内で伝達漏れを最大限に防げるのも大きなメリットです。
必要な情報の的確な検索と効率化
グループウェア機能に搭載されているビジネスチャットの多くは、検索機能を兼ね備えています。
単語やキーワードで情報のやり取りを瞬時に検索可能、やりとりした日時や内容をすぐに検索できるのは、社報や書類を1枚1枚めくって探すよりも圧倒的に効率が良いですよね。
時間と場所を制限されない情報共有の場を提供
ビジネスチャットは、プロジェクトやチームメンバーでグループを作成できます。
それぞれがリモートワーク、出張先など別々の場所にいながらもリアルタイムで打ち合わせが可能です。
決められた場所へ集まる必要がありませんから、それぞれが作業進行をゆるめることなく、必要な意見交換・情報共有が実現します。
ビジネスチャットのデメリット
作業効率化を大きく後押しするビジネスチャットですが、デメリットもあるので対策が必要です。
・コミュニケーションの機会減少
職場では、些細な雑談やちょっとした小話から社員同士の人間関係が構築されていく一面もあります。
そのため、ビジネスチャットのみに頼りっきりとなると、意思疎通や考え方で行き違いが生まれてしまうことも。
ビジネスチャットの利点を活用しつつ、必要最低限のコミュニケーションがとれる機会も作る必要があるでしょう。
・不要なコミュニケーションが生じることもある
プライベートで利用するチャットやSNSのように、直感的でスピーディーな書き込みが可能なビジネスチャット。
便利ですがその反面、仕事に必要のないやりとりやメッセージの書き方に関するトラブルのリスクも抱えています。
口頭では伝わっていたニュアンスが伝わらなかったり、書き方の違いで誤解を生じたり。
この辺りは電話や口頭でも同様のリスクなので、資料やデータを添付するなど正確な情報伝達を意識する必要があります。
ますます加速していくビジネスチャットと情報共有手段
コロナをきっかけに多くの企業・社会人が気づいたビジネスチャットの有効性。
そこには情報共有手段として有能である事実がありました。
今後もビジネスチャット機能が高性能化していくことは間違いありません。
比例して情報共有手段もより効率化が実現することでしょう。 まだビジネスチャットを導入していないなら、デメリットへの対策を講じつつ作業効率化をはかってみてください。
グループウェアのビジネスチャットのことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
