ビジネスチャットで変える!自治体運営での活用方法とは

ビジネスチャットは、テレワークが推奨され導入が加速している現在では当たり前に使われるようになりました。その場に人が集まらなくても情報交換が容易となり、多くのメリットをもたらしてくれるからです。これは、企業だけではありません。自治体運営でも大きな効果を発揮するようになりました。

自治体は企業とは違った運営形態があります。注意しなければいけない点も多数あることから、どうしてビジネスチャットが活用されているのか、導入にあたってもポイントの理解が必要でしょう。

ビジネスチャットを導入するメリット

なぜビジネスチャットを導入するのか、メリットがどの程度生かせるかが大事になります。これは自治体ごとに違いが出てくるからです。メリットがなければ導入する意味がない以上、自分たちの条件に合わせて検討しなければいけません。

メール依存から脱却

ビジネスチャットを導入した場合、まずはコミュニケーション手段として活用するでしょう。ここがビジネスチャットを活用する大事なポイントです。

これまで自治体でもコミュニケーション手段として使われてきたのがメールです。メールが登場したとき、とても便利なものだったのは間違いありません。連絡を取るだけではなく、記録も残せるため非常に大きな役割を担いました。しかし、時代は変わってきており、メールでは対応しきれない問題が浮き上がってきたのです。

ビジネスチャットでは複数での連絡が取れます。大人数で会議となれば、メールでは難しいのは間違いありません。決してできないわけではありませんが、集まって話をするほうがはるかに効率的です。お互いにメールを開けて読むだけで、時間がとられます。ビジネスチャットは、文字情報として伝える部分はメールと変わりません。しかし、余計な枕詞などもいらず、どんどんと話を進めるため会議にも向いています。機能があれば音声でのコミュニケーションも取れるので、自治体でもビジネスチャットの導入が進んできました。

リアルタイムの対応

メールでもリアルタイム性はあります。その場で受け取ることができれば、リアルタイムで進行できるからです。しかし、連続した投稿はリアルタイム性を維持するのが簡単ではありません。これがビジネスチャットになると、リアルタイムの進行に拍車をかけて解消できます。

ビジネスチャットは、その場でやり取りします。その場にいなくても、まるでいるかのように言葉を交わすのです。このリアルタイム性はメールでは難しい点であり、どんどんと加速させられるのがビジネスチャットのメリットになります。その記録も残せるため、あとから参加した人でも、情報の確認ができ、リアルタイムに進められるのです。

テレワークも後押しできる

自治体でも、さまざまな活動がありますが、すべて人が集まって進めなければいけないわけではありません。作業の多くは、その場に人がいなくても、連略や承認を受ければ進められるはずです。つまり、自治体でもテレワークは有効であり、ビジネスチャットをツールとして活用すれば促進しやすくなるでしょう。

ビジネスチャットを使うことで、PC環境がそろえば自宅で作業ができます。必要なときに素早く連絡が取れると、なにも集まる必要はありません。これは会議でも同じで、素早く展開できるのです。

承認システムなども組むことで、ビジネスチャットはさらに有効化します。書類などの電子化を進めながら、受け渡しもビジネスチャットを利用できるからです。本人同士が会って情報交換する必要がなくなるため、コロナ禍における現代的な使い方にもなるでしょう。ビジネスチャットでスピーディーに展開できますし、作業に対する労力を減らす効果もあるのです。

自治体のコミュニケーションの課題とビジネスチャットでの解決

自治体にもさまざまな課題があります。特に多くの人とのコミュニケーションには、課題が山積しています。その問題解決の糸口ともなるのが、ビジネスチャットです。リアルタイム性の高さやフレキシブルな対応力が、大きな変化をもたらしてくれます。

所属自治体とコミュニケーション

コミュニケーションの問題として、いつどこで行うのかという問題が常に付きまといます。所属自治体の中でコミュニケーションをとる場合、すべての人が同じ属性ではありません。多くの人に集まってもらわなければいけないとき、どのようなコミュニケーション手段を選択するかが大きな問題点でした。うまく時間や場所が揃えられないことで、コミュニケーションが取れないリスクが生まれるからです。

ビジネスチャットでは、多人数でのコミュニケーションも取れます。もちろん、システムの導入は必要ですが、チャットや音声でのコミュニケーションが取れると、場所の選択の必要性が薄くなるのです。ビジネスチャットなら遠方でも参加できますし、自宅でも導入できれば問題ありません。移動の必要性がなくなるため、時間の短縮にもつながります。わざわざ特定の場所に集まることもないため、これまでよりも自由度と選択肢が広がり、コミュニケーションを取りやすくなるのです。

会議の効率化

自治体では、会議を行ったときの議事録がとても需要な役割を持ちます。なにを話し合い、どんな結論を導き出したのか。その時の対応も含め、記録を残さなければいけません。しかし、現実的にすべてを記録に残すのは難しく、時間も掛かります。これが議事の進行を邪魔してしまえば、会議が目的なのか、記録が目的なのかわからなくなるでしょう。実際に企業の会議でもよく起こる問題です。

ビジネスチャットを使うと、発言をそのまま記録を残せます。常にデータとして残せるため、そのまま議事録にもできるのです。どんなやり取りがあったのか、克明に記せますが、手間も掛かりません。専用に人を配置する必要もないのです。効率的な運営ができますし、必要な情報管理も簡単になるでしょう。自治体の運営負担の軽減には、ビジネスチャットはとても有効なツールとなるのです。

情報共有とペーパーレス

ビジネスチャットを使うことで、やり取りをデータ化できるところは大きなメリットです。これを紙として残さないで済むことになるでしょう。必要なときに必要な人がそのデータを見ることで、簡単に情報共有できるからです。情報は電子化されることで、紙で配ったりする必要がなくなります。

自治体内で連絡を回そうと思うと、どうしても紙媒体が使われやすい傾向があります。適切に届けば問題はないものの、どうしても時間が掛かる上に、紙は紛失や消失の可能性はゼロにできません。しかし、電子化できれば、アクセスすることでいつでも参照できるのです。これがペーパーレスのメリットになるでしょう。

紙媒体ではないため、保管も簡単に行えます。自治体内で保管していれば、必要なときに自治体に取りに行かなければいけません。しかし、ビジネスチャット上なら、この必要がなくなります。ファイルのやり取りもできるため、書類の受け渡しも簡単だからです。テレワークとしても大事な機能であり、ペーパーレスが支えてくれます。

グループウェアでビジネスチャットをさらに有効化

ビジネスチャットは、自治体でも大変有効なツールですが、さらに効率的に活用するためには、グループウェアとして利用するのが大切です。

グループウェアとして利用を進めることで、さまざまな機能と連動できます。情報共有をさらに進められますし、カレンダー機能なども組み合わせると効率化できるのです。会議をするときにも、時間軸の共有ができるため、スケジュール管理も容易になります。ビジネスチャットを単独で活用するよりも、もう一歩上の活用の道が見えてくるのです。

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