導入企業増加中のビジネスチャットの機能とメリット・デメリットとは?

コロナ禍であろうとなかろうと、利益拡大とコスト削減、作業効率化は揺るがない課題です。働き方改革が進みテレワークや在宅勤務を推進する動きが加速しても、スムーズな業務遂行と円滑なコミュニケーションは企業成長に欠かせません。

加えてコロナ禍でのテレワークの増加。

多くの企業が経験したことのない状況の中で働く環境を整えるべくビジネスチャットを導入し始めています。従来通りのメールや会議では非効率だという事実気づき、従来よりスピーディーな情報共有、在宅勤務でも効率よく業務を進められるツールとして注目されているのです。

口頭での情報共有は聞き間違いや漏れのリスクが、書類の回覧では時間がかかりメールもスピーディーさに欠けるため、情報共有やコミュニケーションの在り方が見直される時期がきています。

ビジネスシーンで新たに誕生し普及し始めているビジネスチャット。

ここではビジネスチャットの基本情報と概要、主な機能とメリット・デメリットについてご紹介します。様々な業務で多くのメリットをもたらすツールなので、ぜひ導入の参考にしていただければ幸いです。

ビジネスチャットとは?

近年、ビジネスシーンで作業効率化を目的に開発されたビジネスチャット。社内のコミュニケーションだけでなく取引先との連絡・情報共有でも活用できるコミュニケーションツールです。

プライベートでの普及率が非常に高いLINEは便利でスピーディーですよね。そのビジネス版とイメージしてもらって大丈夫です。

ただ、機能性がビジネス向けに特化しているので通常勤務であろうと在宅勤務であろうと、コミュニケーションのスピードと効率化が測れます。音声や映像を利用したやりとりも可能なので、テレワークに移行したのちも会議や情報共有の場は失われません。

ビジネスチャットが備える基本機能

それではビジネスチャットが備える基本機能をお伝えします。実際の業務でどのように活用できるのかイメージしながら確認なさってみてくださいね。

チャット機能

通常のメールでは宛先を入力し挨拶文を入力し署名して…と手間がかかります。しかし、チャット機能はシンプルかつ気軽な情報共有が可能です。

通知機能も備えているので、リアルタイムでスピーディーにやりとりできるのもチャット機能の注目ポイントでしょう。ログや履歴を検索する機能もついているツールなら、いつ何時どんなやりとりをしたかすぐに確認できるのも非常に便利です。

チャット機能は個人のやりとりだけでなく、グループを作成しやりとりすることもできます。プロジェクトごと、部署ごと、チームごとで一括の情報共有が可能で、書類回覧やメール作成の手間を省きつつスピーディーで正確な情報伝達が実現するでしょう。

音声・ビデオチャット機能

通常のチャット機能はメッセージでのコミュニケーションがメインですが、ほとんどのツールが音声・ビデオチャット機能を備えています。通常業務でもテレワークでも、進歩状況の確認や打ち合わせなどメンバーが集まって情報共有するシーンも必要でしょう。

ビジネスチャットツールの多くは、音声やビデオを使ったチャット機能を備えているので、通常のチャットよりもニュアンスを伝えやすいコミュニケーションが可能です。音声やビデオチャットではファイルを共有しながらの操作も可能なツールがあり、通常のチャット機能よりレスポンスが早いのは大きなメリットでしょう。

ファイル共有機能

ほとんどのチャットツールがファイル共有機能を備えています。業務に必要な資料やデータをグループですぐに共有できるほか、スケジュール管理表やタスク管理表といった進行度も確認できるのは強みです。

画像や動画、パワーポイントも含まれるため、プレゼンや打ち合わせの前準備も滞りなく進められます。ご紹介したのはあくまで基本機能。

ツールによってはより高性能な機能を搭載しているものもあり、作業効率化がはかれるだけでなくテレワーク・在宅勤務にシフトしてもさほど大きな影響もなく仕事を進められますよ。

ビジネスチャットのメリット

前述したビジネスチャットの特徴と基本機能をふまえて、メリットを3つあげていきます。

業務効率&生産性UP

ビジネスチャットを導入することで非常に大きな影響を受けるのが、「業務効率化と生産性向上」でしょう。メールほど手がかからずスピーディーで、電話ほど聞き間違いや漏れのリスクが高くないビジネスチャット。

移動中でも出張先からでも資料やデータを提出できるので、業務の進行スピードを落とすことなくタスク消化が可能となります。情報共有のスピードアップと意思決定の早さも上がるので、比例するように業務効率と生産性がUPするのです。

無駄な時間の削減

例えば、今まで会社の会議室に集まって開かれていた会議。チャットツールの音声・ビデオチャットを利用すれば出張先やテレワーク中でも会議を開くことが可能です。

打ち合わせへの移動中に音声だけ聞いて概要を把握することできます。決まった時間に決まった場所に集まらずとも会議を行えるため、より柔軟な働き方ができるようになるのです。

実際、会議のため集まる機会が激減し、取引先との打ち合わせや出張先でも取引のチャンスを増やせた企業もあります。メールの手間もチャット機能ならより手軽でスピーディーになり、不要な手間と時間を省けるようになりますし、タスク機能を併用すれば業務進行度・進歩も共有管理がスムーズに。

社内伝達も書類を回覧せずグループチャットで添付すれば即時社員へ届きますし、「あの資料はどこに保管してある?」なんてやりとりも検索機能で一発です。

業務で発生していた小さな手間と無駄な時間を大幅に削減することは、生産性や効率化UPに繋がるだけでなく社員のストレス軽減にも繋がり一石二鳥となります。

円滑なコミュニケーション

ビジネスチャットには、個人間だけでなくグループを作成したグループチャット機能も備わっています。プライベートで多くの人が活用しているLINEのグループラインをイメージしてもらえれば、わかりやすいと思います。

LINEが大幅に普及した最大の要因は「手軽さ」

メールよりも手軽に気楽にメッセージを送れて、写真やデータも簡単に挿入できる便利さが最大の魅力です。ビジネス版チャット機能も、従来のメールに比べて利便性と手軽さが大きく、リアルタイムでのやりとりも可能となりました。

直感的に率直にメッセージを送れることから、社内だけでなく社外やりとりでもコミュニケーションが活性化する可能性を秘めています。リアルタイムで要件を端的に伝えて受け取れるのは、作業効率化や生産性に大きく影響するでしょう。

プライベートでLINEなどチャット形式のツールを使っている人が増え、「この形式なら端的に用件だけでも構わない」というイメージを無自覚に抱く人も増えています。ビジネスチャット機能の登場は、コミュニケーションの活性化と情報共有のスピードUPに繋がっているのです。

情報漏洩防止機能で安心

便利でスピーディーなツールはいいけれど、セキュリティが弱く情報漏洩のリスクが高ければ仕事では使えませんよね。

企業にとって情報漏洩は存続に関わる致命的。情報漏洩をきっかけに多くの顧客信頼を損ね失速した企業もあります。セキュリティはプライベート用ツールよりも強化で高水準でグローバルに対応したものでなければなりません。

ビジネスチャットは情報漏洩防止を徹底したセキュリティ強化になっているので、優れた安全性の中で情報共有できるのです。

ビジネスチャットのデメリットと対策例

作業効率化と生産性UPという大きなメリットがあるビジネスチャットですが、デメリットもあるので対策例とともにチェックしてください。

公私混同のリスク

普段使用しているSNSやチャットツールと同じように直感的で簡単気軽に使えるため、不要な雑談が生じる可能性も秘めています。

気軽なやりとりという点でコミュニケーションに繋がるかもしれませんが、線を引くポイントが複雑化しやすいことも事実なので、対策として「あらかじめ利用目的を明確にしておく」ことが大切でしょう。

  • 雑談は最小限に、控えめに
  • 取引先に関することなら些細なことでも記載してOK

部署やプロジェクトチームなどグループごとで求められる情報は変わるでしょうし、雑談をある程度OKにした方がコミュニケーションの活性化を見込めるケースもあります。

社内で定着させるのに時間がかかる

ビジネスチャットだけでなく、新たなツールやシステムを導入する際には手間暇がかかりますし、全ての社員へ定着させるにも説明会や研修を経て1人ひとりが慣れる必要があります。人それぞれ使いこなせるようになる時間は違い、細かなサポートを必要とする社員もいるでしょう。

時間はかかるものですが、社内で一斉に利用を開始するよりも部署ごとに導入を進めて、改善点やポイントを洗い出しつつ定着させていくのも一手です。無料で使えるプライベート用チャットを使うのは、コストがかからず社員の慣れもあり定着も早いでしょう。

ただ、ビジネスチャットで重要なのはセキュリティや情報漏洩防止という点。高水準で安心して情報共有できるビジネスチャットを使うのがベストであり、企業のためでもあります。

テレワークや在宅勤務でのやりとりも、ビジネスチャットで安心スムーズなら働き方改革にも良い影響をもたらしてくれますよ。

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