ビジネスチャットとメールの違いは?社内に浸透させ効率化を図ろう!

昨今のクラウドツールは新しいものが目まぐるしく出てくる世の中となってきました。会社から支給される携帯電話もフィーチャーフォンからスマートフォンに切り替わっている会社も多いと思います。

プライベート用のスマートフォンではメールを使って友人や知人と連絡を取り合っている方というのは少ないと思います。おそらく、‘LINE’や‘カカオトーク’などを使っている方がほとんどだと思います。

では、ビジネスにおいてはどうでしょうか?LINEやカカオトークなどを使ってやり取りをしているでしょうか?

答えは、恐らく違うと思います。社内での連絡は、上記のアプリで連絡を取っている方々がいらっしゃると思います。しかし、顧客との連絡は恐らく、恐らく、メールを使ってのやり取りが大半だと思います。

では、どのようにしていけばビジネスチャットが浸透してくのかを今回の記事に掲載させて頂きます。

メールとビジネスチャットの違い

まず、ビジネスチャットとメールの違いを大まかな範囲で説明します。

メールは普段皆様が日常で使っていらっしゃるので説明するまでもないと思われますが、ビジネスチャットっと言われるとアレルギー反応を起こされる方もいらっしゃるかと思いますが、そんなに難しいものではございません。一番想像しやすいものはLINEと同じようなものなのです。

LINEに予定表の管理や、チームの行動スケジュールなどを組み込んだものというイメージで構いません。メッセージのやり取りもチャット形式で送信でき、また、ワードやエクセルといったデータの送受信もできます。

さらに、アプリとなっているのでスマートフォンとパソコンの両方で同期することができます。社内外を問わず使用することができるのです。またプロジェクトのメンバーごとにチャットルームを作成できるので、連絡の漏れなどもありません。

やり取りが多い中間管理職クラスの方々だと、一日に何十通あるいは、何百通のやり取りをしているか方もいらっしゃると思います。その中で、このメールのやり取りは何が根本的な話だったかや、たしか、こんなこと言ってなかったか過去のメールを見るときに肝心なキーワードが探しにくいことがあると思います。それは本文以上の情報がついて生きているからです。

例えば、今回の送られてきたメールの下に過去のメールに対して返信メールがついてきます。やり取り始の方であれば問題はなく読むことができると思います。ただ返信回数が多いと過去のメールも当然増えていきますので、読みにくいものとなります。

ビジネスチャットはスクロールをしていくだけなので、不要な情報があらかじめ削られており、自分が見たいものだけを見つけることができるのです。

なぜビジネスチャットが浸透しないのか

前述したように、ビジネスチャットにはメールよりもメリットがあるのになぜ、浸透しないのか?それは、メールでこと足りているからで、またビジネスチャットと言われるものを導入するコストや機能面で理解していないことが原因です。

また、導入しているが全く活用されていない会社は、2点の問題があると考えられます。まず第一に、客先とのやり取りは既存のメールサービスを利用しており、社内ではビジネスチャット、社外の人間に対しては、既存のメールサービスを使い分けなければならない点。

もう一つは、そもそもどんな機能が備わっているのかわかっていない。ビジネスチャットというものが会社に導入されたがいったい何ができるのかわからない機能説明など特になく新しいコミュニケーションツールが入ってきたというような感じでしょうか。それぞれの理由についてもう少し掘り下げて考えてみると、対処法が見えてきます。

まず第一第一の理由のメールでこと足りているといった内容ですが、ビジネスチャットとメールでは根本的に相手が違うのです。メールは現代においては、組織外の人間に対してつかわれているものと理解をしても過言ではありません。

しかし、社内での打ち合わせや、予定の管理を一元的に管理する方法がビジネスチャットでは可能なのです。どちらかというとこちらがメインなのです。ビジネスチャットというとメールの代替機能のイメージがついてしまいますが、どちらかというとチャットツールはビジネスチャットではほんのごく一部の機能でしかないのです。本質は会社組織を一つのツールで管理が可能ということです。

もう一つのどんな機能が備わっているか理解をしていない。

これについては、ビジネスチャットの位置づけをしっかりと根付かせる必要があります。先ほど述べた管理を一つのツールでするということは、中間管理職以上の人間が既存のシステムからより管理のしやすい方法をとして作られたものなのです。勤怠管理、スケジュール調整、プロジェクトの進捗、工程管理などをバラバラのシステムでそれぞれのやり方をされていては、効率化というより、非効率的に働いているのです。

それを解決するために作られたものなのです。また、既存のパソコンやスマートフォンにダウンロードするだけですので、新たな資産を購入運用というコスト面でも抑えることができているのです。

ビジネスチャットを浸透させる

ビジネスチャットとは前述してきたようにメールの代替品ではありません。ビジネスチャットを使用することによって業務の効率化をし、得られる時間を考えるべきなのです。

ビジネスチャットはクラウド上で管理できるので、どこにいても使用することができるのである。また、視覚的にも見やすいものであるので、使いやすいものが非常に多いです。また、会社ごとによってカスタムができるので何が必要で、不要なものは搭載しないといった会社ごとでのオーダーメイドができるのです。また、システムのアップデート等で、使いやすさも変わってくることも特徴です。もちろんサービスを提供する会社も顧客の要望にこたえるために日々開発に取り組んでいるので、よりよいサービスが生まれてくる可能性が非常に大きいのです。

今後ビジネスチャットのサービスを導入される会社の方でいかに早く浸透させるかそれは、何のために導入するのかを明白に社員の方々に理解をしてもらう。メールの代替ではなく使うことによって情報が更新されビックデータとなり会社の根幹のシステムに取って変わることも可能です。会社内での今後のシステムの在り方などを考えを伝えることによって、社員にイメージを植え付けることが大切になってきます。導入の段階では、チャットやスケジュール管理からスタートし、慣れて来たら機能を増やしていき、要望をくみ取りプラスしていくといったスモールスタートを繰り返していき、広めて行くことをおススメします。まずは、使用してみて運用上の改善点があればその都度対応していき、トライ&エラーを繰り返していくことによって浸透していくのです。

また、昨今の時勢の影響で確実に人と人の接点を持つ回数は減っていきます。

これまでは面と向かって話し合えたことも今後は厳しいものであると推察されます。そんな時代に突入していくからこそ、コミュニケーションツールを見直すべきタイミングであると思います。また、管理する方法も大きく変わっていきます。この機会を一つのターニングポイントとして、考えを改める時が来ていると思います。

確実にそして、作業時間を短縮するためのツールであると認識すれば管理の武器として使用できるものだと思います。

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